Убедитесь, что в настройках почтовой программы вы точно указали следующие параметры серверов:

Если вы используете IMAP

Входящая почта

Исходящая почта

Откройте Яндекс.Почту и перейдите в . Убедитесь, что у вас выбраны опции С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP и Пароли приложений и OAuth-токены.

Если вы используете POP3

Входящая почта

Исходящая почта

Откройте раздел «Почтовые программы» в настройках Яндекс.Почты. Убедитесь, что у вас выбрана опция С сервера imap.yandex.ru по протоколу POP3.

Подробнее о том, как проверить настройки серверов в разных почтовых программах, см. в разделе Шифрование передаваемых данных.

Если авторизоваться не получилось, возможно, в почтовой программе вы используете неверный логин или пароль.

Если возникает сообщение «Authentication required», «Sender address rejected: Access denied» или «Send auth command first», в настройках почтовой программы отключена авторизация на SMTP-сервере Яндекса. Убедитесь, что включена опция Проверка подлинности пользователя (для Outlook Express) или Аутентификация SMTP (для The Bat!).

Также попробуйте авторизоваться в Яндекс.Почте с теми же логином и паролем, которые вы используете в программе.

Примечание. Если вы используете для входа пароль приложения, убедитесь, что в настройках Яндекс.Почты включены опции С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP и Пароли приложений и OAuth-токены.

Если авторизоваться получилось и ошибки нет, значит, проблема была в том, что вы не приняли условия пользовательского соглашения сервисов Яндекса. Они принимаются автоматически, когда вы впервые авторизуетесь в веб-интерфейсе Яндекс.Почты.

Если вы состоите в организации и проблема воспроизводится во всех ящиках домена, нужно для каждого из них авторизоваться в веб-интерфейсе. Сделать это централизованно не получится, потому что каждый пользователь Почты должен принять условия самостоятельно.

Если возникает сообщение «Sender address rejected: not owned by auth user», адрес в поле От кого не совпадает с адресом, указанным в настройках почтовой программы для авторизации на SMTP-сервере. Исправьте адрес и отправьте письмо еще раз.

Также попробуйте авторизоваться в Яндекс.Почте с теми же логином и паролем, которые вы используете в программе.

Примечание. Если вы используете для входа пароль приложения, убедитесь, что в настройках Яндекс.Почты включены опции С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP и Пароли приложений и OAuth-токены.

Если авторизоваться получилось и ошибки нет, значит, проблема была в том, что вы не приняли условия пользовательского соглашения сервисов Яндекса. Они принимаются автоматически, когда вы впервые авторизуетесь в веб-интерфейсе Яндекс.Почты.

Если вы состоите в организации и проблема воспроизводится во всех ящиках домена, нужно для каждого из них авторизоваться в веб-интерфейсе. Сделать это централизованно не получится, потому что каждый пользователь Почты должен принять условия самостоятельно.

Если возникает сообщение «Login failure or POP3 disabled», почтовая программа не может получить доступ к почтовому ящику по протоколу POP3. Убедитесь, что введен правильный пароль от ящика и в разделе настроек Почтовые программы включен доступ по протоколу POP3.

Также попробуйте авторизоваться в Яндекс.Почте с теми же логином и паролем, которые вы используете в программе.

Если авторизоваться получилось и ошибки нет, значит, проблема была в том, что вы не приняли условия пользовательского соглашения сервисов Яндекса. Они принимаются автоматически, когда вы впервые авторизуетесь в веб-интерфейсе Яндекс.Почты.

Если вы состоите в организации и проблема воспроизводится во всех ящиках домена, нужно для каждого из них авторизоваться в веб-интерфейсе. Сделать это централизованно не получится, потому что каждый пользователь Почты должен принять условия самостоятельно.

Если возникает сообщение «Message rejected under suspicion of SPAM», содержимое вашего письма было распознано Яндекс.Почтой как спам. Чтобы решить проблему, откройте Яндекс.Почту и отправьте одно любое письмо в виде теста. Так вы докажете системе, что письма отправляет не робот.

Подробнее см. в разделе Вижу сообщение «Письмо не может быть отправлено, потому что кажется похожим на спам».

Если возникает сообщение «Bad address mailbox syntax», проверьте корректность адреса в поле От кого. Исправьте адрес и отправьте письмо еще раз.

Изменение билетов через интернет — БЕЛАВИА

1. Главная
> 
2. org/ListItem»> Изменение билетов через интернет

Услуга изменения даты вылета через интернет позволяет внести необходимые изменения в билет и оплатить предусмотренные правилами тарифа сборы банковской картой через интернет без фактического присутствия пассажира в локальных точках продаж авиакомпании.

Изменение билетов через интернет осуществляется посредством выставления счета, который направляется на Ваш e-mail, и содержит ссылку на защищенную страницу платежной системы, где можно безопасно произвести оплату с помощью банковской карты.

Счет может быть сформирован ТОЛЬКО при соблюдении следующих требований:

• от момента получения сведений, необходимых для выставления счета, до фактического времени вылета по новому билету должно быть НЕ МЕНЕЕ 72 часов;
• наличие свободных мест на указанный(-е) рейс(-ы).

Для выставления счета НЕОБХОДИМО заполнить «Заявку на изменение билетов с оплатой через интернет» (находится здесь). Заявка должна быть направлена на e-mail [email protected] или на факс +375 (17) 321-24-62.

Обмен авиабилета также возможен в офисах продаж авиакомпании.

ВНИМАНИЕ!

• Время работы специалиста с 9:00 до 21:00, ежедневно (счет на оплату выставляется с 9:00 до 20:00, ежедневно).
• После получения счета исходное бронирование аннулируется и создается новое. Аннулирование бронирования означает снятие мест и невозможность вылета в исходную(-ые) дату(-ы). Если счет не будет оплачен, то исходное бронирование может быть восстановлено ТОЛЬКО на платной основе при наличии свободных мест.
• Оплата ДОЛЖНА БЫТЬ совершена не позднее срока, указанного в счете (поле «Оплатить до»). В случае просрочки платежа потребуется повторное заполнение Заявки, оформление нового счета с откорректированной суммой.
• Для обеспечения безопасности платежей, совершаемых с использованием банковских карт, пожалуйста, будьте готовы по просьбе сотрудника «Белавиа» предоставить сканированную копию банковской карты, которой была произведена оплата услуг по переоформлению билета, и сканированную копию паспорта владельца карты. В случае отказа или невозможности предоставить требуемые документы авиакомпания оставляет за собой право отказать в предоставлении данной услуги.
• После оплаты проинформируйте специалистов об оплате по электронной почте [email protected] или по телефону +375 17 220 25 55.

Ошибка в авиабилете. Что делать? Как исправить?

Очень часто ко мне обращаются путешественники, которые сделали ошибки в авиабилете.

Ошибки разные и разные последствия и способы решения вопроса. Ниже перечислено 6 вариантов ошибок и что делать, если это случилось.

1. Фамилия в авиабилете не совпадает с фамилией в паспорте.

Давайте разберемся с разными случаями по очереди. Прежде всего выясним:

Сколько ошибок допускается в авиабилете?

Этот вопрос возникает у многих. Как показала практика, люди ухитряются делать большое количество ошибок при небольшом количестве данных. (Как не сделать ошибки в авиабилете я расскажу внизу этой статьи)

Если у Вас перелеты по РФ – переживать особо не стоит. (Если вам предстоит перелет внутри РФ, то вас посадят на самолет по любому документу, удостоверяющему личность с номером и фотографией (кроме водительских прав). Если предстоит перелет через границу, то лучше внести изменения, так как единых стандартов IATA (Международная ассоциация воздушного транспорта), допускающих опечатки в имени и фамилии пассажира нет.

В интернете ходит много слухов, что якобы допускается до 3-х ошибок в авиабилете. Но, на самом деле, такого правила не существует, и каждая авиакомпания принимает решение по своим правилам. Давайте рассмотрим по порядку.

Если в паспорте изменился только номер – больше подробностей смотрите в статье:
Авиабилет по старому паспорту, а вылет по-новому

1.

Это самое неприятная ошибка, особенно если ошибка в первой букве. Именно по первой букве всегда ищут вас в пассажирах на рейс. Если ошибка в других буквах, то все решения подобны более простой ошибке в имени, о которой я расскажу дальше.

Что делать?

Если это связано с Вашей невнимательностью, то есть только один вариант решения проблемы – позвонить в авиакомпанию. Дело в том, что разные авиакомпании совершенно по-разному подходят к решению этого вопроса.

Что Вам могут предложить:

1. Сделать ремарку (поправку) в авиабилете. Часто это может быть бесплатно! Для этого необходимо позвонить в авиакомпанию и выполнить под их руководством несколько несложных действий. Если в Вашем случае это так, значит Вам повезло.
2. Сделать изменение на сайте, где Вы покупали авиабилет, в личном кабинете. При этом это может быть платной услугой. Стоимость ее, порой, приближается к стоимости авиабилета, а иногда даже больше. Например, у компании Finair предусмотрен штраф за изменение имени 25 евро. Делается это в аккаунте Finnair Plus. Не поленитесь позвонить. Вроде бы уже ничего нельзя сделать, но лучше всего узнать, может быть есть возможность сделать изменение в аэропорту. Если это так, то приезжайте туда пораньше и попробуйте сначала пройти регистрацию с ошибочным авиабилетом. Как это ни странно, часто это получается даже у самых строгих авиакомпаний. А уж если не получится – тогда уже платите штраф и меняйте фамилию в авиабилете прямо на месте.
3. Сдать старый авиабилет и купить новый. У некоторых авиакомпаний это можно сделать с небольшим штрафом, но часто делается скидка только на топливные и аэропортовские сборы. В этом случае, лучше воспользоваться следующим советом. Попробуйте поискать другие авиабилеты. Часто появляются какие-нибудь скидки. Тем более, что в этом случае путешественники более тщательно стараются найти билеты подешевле. На том же направлении может летать несколько перевозчиков – лучше сравните цены всех.

2. Неправильно написано имя или не первая буква фамилии.

Это уже многое облегчает. Большая вероятность, что это вообще не нужно менять, но лучше позвонить в авиакомпанию. К сожалению, некоторые авиакомпании очень строги к написанию. Но случай более простой и подходить к нему нужно проще.

Все же я рекомендую сделать звонок в авиакомпанию или систему бронирования. Что они могут посоветовать:

1. Вообще ничего не делать. Все же я бы попросил сделать ремарку в авиабилете, так, на всякий случай, для собственного спокойствия. Тем более, что это не сложно и бесплатно.
2. Сделать ремарку в авиабилете. Соглашайтесь и Вам тут же расскажут, как это сделать.
3. Сделать изменение на сайте в личном кабинете. Если эта услуга платная, то я бы в этом случае такое не делал – большая вероятность того, что вообще никто не заметит даже при строгой авиакомпании. Просто при регистрации смотрят внимательно только на первую букву, остальные могут просто не заметить. Совет, в крайнем случае, – заплатите в аэропорту – смотрите выше.
4. Сдать старый авиабилет и купить новый. Такое требование бывает у авиакомпаний, которые не допускают никаких изменений, например, МАУ. Решайте сами, но учитывайте, что всегда есть опасность, что Вас не пустят на рейс.

Вы заранее можете знать, как будет написаны Ваши имя и фамилия. Правила написания смотрите здесь:
Правила транслитерации согласно приказу ФМС России от 3 февраля 2010 г. N 26.

Вот типичный пример:

Сегодня обнаружил в свой брони Ryanair ошибку в фамилии (пропущена 1 буква, не первая). Попытался поменять на сайте, но крайне огорчился, увидев fee 110 евро, при стоимости билета 120 евро.

На сайте Ryanair написал он-лайн консультанту, который тут же посоветовал позвонить по номеру +44 871 2460003 и попросить внести изменения. Консультант заверил что данный сервис free of charge.

Стал звонить. Почему-то с рабочего стационарного дозвониться не получилось, несмотря на то, что в Америку и Европу звонили с работы неоднократно. Решил позвонить по Skype. В течение трех минут недостающая буква была внесена в бронь. Всё бесплатно. Такой вот хэппи-энд!

3. Неправильно указан в авиабилете номер паспорта

Чаще всего это не важно. Номер паспорта – информация, которая запрашивается по инициативе авиакомпании. Во многих случаях, у Вас его вообще не спросят при покупке авиабилета. Для собственного спокойствия можете внести ремарку или изменить его, но это не обязательно. Хотя сделать звонок я все же рекомендую.

У Аэрофлота, например, это можно сделать в авиакассе, хотя есть и другие способы. Например, мы когда-то покупали билет на дочку еще до получения ею загранпаспорта. При этом указали несуществующий номер паспорта при покупке (взяли номер паспорта ее матери), а потом просто бесплатно поменяли в авиакассе. Хотя это можно было вообще не делать.

Есть авиакомпании, которые могут Вам сказать, что необходимо взять с собой старый паспорт. Рекомендую последовать этому совету.

Если в паспорте изменился только номер – больше подробностей смотрите в статье: Авиабилет по старому паспорту, а вылет по-новому

4.

В данном случае менять авиабилет обязательно. Какие-либо уловки не сработают, так как Вас не смогут посадить на самолет, на котором нет для Вас места. Как правило, можно изменить дату и время вылета или с большим штрафом или необходимо купить новый авиабилет. Причем часто купить его даже дешевле, чем поменять. Но в любом случае, лучше всего сделать звонок в авиакомпанию и попросить помочь. Может быть Вам и повезет.

5. Неправильно указан пол или способ обращения

Никого особо не интересует какого пола Вы себя считаете или как Вы предпочитаете, чтобы Вас называли. Можно даже никому не звонить. Сам как-то, по ошибке, написал, что я миссис. Прекрасно прошел регистрацию. Так что просто забываем про эту ошибку.

6. Неправильно указаны дата рождения или адрес

Информация неважная. Скорей всего никаких проблем не будет, но я все же рекомендую позвонить или связаться с поддержкой. Хотя с большой долей вероятности это не понадобится.

Ремарка — в данном случае это пояснения, которые даются службам авиакомпании по Вашей просьбе. При этом, исправления могут не посылаться Вам на почту, а остаться только в системе авиакомпании.

Примечания.

1. Если Вы брали авиабилет у посредников – в какой-то системе бронирования, то все немного усложняется, потому что Вам придется общаться с ними, а им уже с авиакомпанией. Если есть возможность и разница в цене не большая, то лучше берите авиабилет напрямую в авиакомпании, тем более, что часто это бывает дешевле.
2. Большинство авиакомпаний допускают изменения не позднее, чем за 24 часа до рейса. Внимательно отнеситесь к этому. Учтите, что время на переписку может быть довольно большим.

Лёгкий способ избежать ошибок в авиабилете, а заодно облегчить себе жизнь, когда необходимо заполнить данные сразу на несколько человек, летящих вместе.

1. Прежде всего регистрируйтесь на сервисе перед бронированием. Это позволит не ошибиться в ФИО, email и прочих данных. Большинство сервисов бронирования автоматически их подставят в авиабилет.
2. Заранее записываете все данные на всех пассажиров в один текстовый файл. А потом просто копируйте из него на сайт. При этом намного ускоряется ввод (правило ввести все данные за 20 минут), но самое главное, практически исключаются ошибки.
3. Запомните самые частая ошибка – ошибка в месяце. Это связано с особенностью некоторых систем подставлять на прилет другие месяцы. Например, Вы бронируете на 10-20 марта отдых. На первом экране показывается февраль-март, а на втором март-апрель и вы можете автоматически ткнуть не в тот месяц (в апрель).

А какие у Вас были случаи, связанные с ошибками в билете и какие последствия? Расскажите в комментариях внизу страницы.

Помогите получить знания своим друзьям. Для этого поделитесь с ними информацией, нажав на кнопку любимой социальной сети.

Почему могут не отправляться электронные письма и что делать

При отправке писем по электронной почте часто возникают проблемы: письмо не отправляется, попадает в спам или получатель его не видит. Такое случается как из-за проблем на стороне отправителя, так и на стороне получателя. В статье расскажем, как эти проблемы решить.

Распространенные проблемы при отправке писем

Сначала поговорим об общих проблемах, которые случаются на всех почтовых ящиках.

Ввели неправильный адрес получателя

Например, отправляете  на адрес [email protected] (l — это маленькая L), а письмо ушло на [email protected] (I здесь — большая английская «ай»). Если ошибиться на один символ — письмо уйдет по другому адресу.

Также нельзя использовать запрещенные символы: вопросительные и восклицательные знаки, кавычки, запятые, русские буквы.

Еще одна распространенная ошибка — ввод неправильного адреса почтового сервиса. Например, после @ написали не gmail.com, а gmail.ru.

Адрес отправителя попал в черный список почтового сервиса

Такое бывает в двух случаях: если отправитель рассылает спам или если пользуется забаненным виртуальным хостингом. С первой причиной понятно: сервис фиксирует массовую рассылку сообщений и блокирует адрес отправителя.

Теперь ко второму случаю. Хостинг — это услуга по размещению сайта на сервере. Его можно назвать домом для сайта. Виртуальный хостинг — это многоквартирный дом, то есть. сервер делят на несколько серверов поменьше и размещают на них сайты. У каждого дома есть адрес, у хостинга это — IP-адрес. Так как ресурсы работают на одном большом сервере — то и IP-адреса у них одинаковые. В этом и проблема: если один из владельцев сайтов рассылает спам — почтовые сервисы блокируют отправку сообщений через этот IP-адрес. Поэтому другие владельцы сайтов также не смогут отправлять письма с помощью этого сервиса.

Эту проблему помогают решить выделенные IP-адреса.

Ящик получателя или отправителя недоступен

Такое бывает, если на серверах ведутся технические работы. Нужно подождать некоторое время и отправить сообщение снова.

В графе «Получатели» указано слишком много адресов

В Gmail можно за раз отправить письмо 500 людям. В Яндекс.Почте — 50 получателей за раз, в Mail — 30, в Rambler — 100.

Если хотите отправлять много писем за раз — пользуйтесь сервисом Sendsay. У него нет лимита на отправку сообщений.

В почте получателя нет свободного места

Это относится к Rambler и Gmail. Если в почте получателя нет свободного места, письма будут возвращаться отправителю. Если не получается отправить письмо, уточните у получателя, есть ли у него свободное место. Если нет — придется удалять другие сообщения. Для получения писем доступно свободного места:

• в Rambler — 2 ГБ
• в Gmail — 15 ГБ.

Но 15 ГБ в Gmail — это свободное место всего Google аккаунта: диска, почты и фото. Поэтому, если нужно больше места в Гугл аккаунте, можно его докупить. 100 ГБ стоит 2 $ в месяц.

В почтах Яндекс и Mail нет ограничений по свободному месту. При регистрации пользователям дается 10 ГБ, если они заканчиваются — сервис автоматически добавляет 1 ГБ.

А теперь поговорим о проблемах, которые индивидуальны для каждого сервиса.

Почему не отправляется письмо в Gmail

Сообщение помечено как спам

Сообщения с такими метками могут отправляться, но попадут в папку спам. Часто такие сообщения не отправляются, а почтовый ящик отправителя блокируется. Сообщения помечаются как спам по двум причинам:

• плохая репутация IP-адреса
• подозрительный контент письма.

О репутации мы уже говорили. Теперь о контенте. Gmail блокирует письма, если ему не нравится их содержание. Например, если в исходящем письме встречаются слова «деньги, заработок, выигрыш, секс» и другие спамные слова. Также нельзя добавлять в письмо ссылки на фишинговые сайты и другие запрещенные ресурсы.

Фишинговые сайты — это ресурсы, которые пытаются получить конфиденциальную информацию пользователя: логины, пароли, данные банковских карт.

Фишинговые сообщения отправлять тоже нельзя. Даже если это пример, который вы хотите показать людям. Система автоматически его заблокирует.

Сервер получателя не получает запросы

Такие ошибки случаются, если email получателя введен неверно или на серверах адресата ведутся технические работы. Обычно проблема решается сама: нужно просто подождать. Если через время письмо все равно не отправилось — пишите в поддержку сервиса адресата.

Домен попал в список ненадежных

Если сайт попадает в такой список — почтовые сервисы блокируют исходящие письма через IP-адрес, к которому он привязан. Сайт попадает в список ненадежных по трем причинам:

• рассылка спама
• распространение вирусов
• жалобы пользователей.

Со спамом понятно: рассылаете — попадает в бан. Если пользуетесь виртуальным хостингом и «сосед» рассылает спам — блокируется отправка сообщений со всего IP-адреса.

Если сайт распространяет вирусы — поисковые системы и антивирусы внесут его IP-адрес в черный список. Рассылка писем будет для него заблокирована. Если сайт намеренно распространяет вирусы, это правильно, что рассылку писем для него заблокировали.

Но бывает так, что сайт взламывают хакеры и устанавливают вредоносное ПО или коды. Чтобы решить эту проблему, пишите в поддержку Яндекса и Гугла. Не пытайтесь самостоятельно удалить вирусы — можете «сломать» сайт.

Если пользователь пожалуется на нарушения сайта и они будут найдены — домен также попадет в черный список. Чтобы проверить домен на попадание в черные списки — пользуйтесь сервисом Mxtoolbox. Он бесплатный.

Если Gmail не отправит письмо, вам придет сообщение об ошибке. В нем будет написано, почему сообщение не отправлено или покажут код ошибки. Самые распространенные коды — 421, «4.7.0» и 550, «5.7.1.». Они связаны с тем, что домен и IP-адреса отправителя попали в списки заблокированных.

Почему не отправляется электронное письмо в Яндекс.Почте

Письмо похоже на спам

У Яндекса есть собственные критерии, по которым исходящее письмо считается спамом и не отправляется. Спамом считаются однотипные письма с рекламными объявлениями.

Читайте также:  «Чек-лист для превращения email-рассылки в увлекательный блог с гарантированным результатом»

Также письма могут попасть в спам, если их отправляется очень много в сутки. Лимит по отправкам — 500 сообщений.

Еще один критерий, по которому письмо может быть заблокировано — подозрительный аккаунт. Такими считаются аккаунты, к которым не привязан номер телефона или указаны вымышленные имя и фамилия.

Не получается сохранить или отправить письмо, потому что оно большое

Здесь речь не о размере прикрепляемого файла. Если вы попытаетесь отправить файл, который весит больше 25 МБ, он отправится в виде ссылки на Яндекс.Диск.

Мы говорим об ошибке, которая возникает возникает, если вы цитируете сообщения в длинной переписке. В такой переписке много символов и картинок, из-за этого письмо не отправляется и сохраняется в черновиках. Чтобы не возникало такой проблемы — начинайте новые переписки.

Отправка зависла

Такое бывает, если произошел сбой в сети. Например, вы отправляли письмо и в этот момент пропал интернет. В таком случае нужно подождать и повторить отправку.

Почему исходящие письма не отправляются в Mail.ru

Письмо не отправляется из-за мер безопасности

В таком случае на email приходит сообщение с кодом 550 и подписью «message sending for this account is disabled». Чтобы решить эту проблему, нужно сменить пароль в настройках.

Письмо заблокировано анти-спам фильтром

В таком случае на почту придет сообщение с кодом 550, но подписью «spam message discarded/rejected». Это значит, что письмо было заблокировано автоматическим антиспам-фильтром. Чтобы решить проблему, нужно написать в поддержку через ссылку, которая указана в письме. Если ссылка не работает, заполняйте форму «Мои письма воспринимаются как спам».

Читайте также: «Главные проблемы заголовков в email-рассылках: эгоцентризм, панибратство, кликбейт и другие».

Письмо не отправляется ― ошибка «Отправка писем заблокирована»

Такая ошибка появляется, если с аккаунта рассылали спам. Чтобы решить проблему, нужно сменить пароль от аккаунта и подтвердить номер телефона.

IP отправителя похож на динамический

Mail.ru блокирует любые письма, которые отправляются через динамические IP-адреса. Дело в том, что через такие адреса злоумышленники рассылают спам и обманывают людей.

Чтобы решить эту проблему, нужно изменить PTR запись в настройках хостинга. PTR запись — это запись в DNS, которая несет информацию об IP-адресе. Самостоятельно ее лучше не менять. Обратитесь в поддержку хостинга, там помогут.

После того, как поменяли RTP, нужно убрать IP-адрес из черного списка Mail.ru. Для этого заполните форму «Удаление IP адреса из черного списка Mail.ru».

Превышен лимит по отправке писем в час

У всех сервисов есть лимит на день, а у mail.ru — на час. В час можно отправлять 500 писем. Если попытаетесь отправить больше — появится эта ошибка.

Бывают и другие, неизвестные проблемы, из-за которых письма не отправляются. Чаще всего проблема решается с помощью очистки истории и куков в браузере. Чтобы очистить браузер, нужно зайти в настройки, в раздел «конфиденциальность и безопасность».

Еще один способ — отправить письмо через другой браузер.

Почему не отправляются письма в рассылке через почтовые клиенты

Теперь поговорим о проблемах с почтовыми клиентами, из-за которых письма не отправляются. Этот раздел — общая информация для всех почтовых клиентов.

Антивирус блокирует работу клиентов

Чтобы решить проблему, отключите или удалите антивирус.

Неправильные данные учетной записи в клиенте

Такое случается, если вы изменили пароль от ящика в веб-браузере, но не изменили его в клиенте. Чтобы решить эту проблему, нужно ввести новый пароль в настройках учетной записи в клиенте.

Неправильная настройка SMTP SMTP — это протокол передачи почты. Если номер SMTP порта будет неправильным — письма отправляться не будут. Правильный SMTP порт можно узнать у провайдера. Номер стандартного порта — 465.

Клиент работает некорректно

Если вы проверили предыдущие пункты и с ними все в порядке — переустанавливайте клиент. Возможно, во время установки произошла ошибка, из-за которой клиент работает некорректно. Если переустановка не помогла — пишите в поддержку программы.

Только для Outlook: программа работает в автономном режиме

Если outlook работает в автономном режиме — вы сможете просматривать входящие сообщения, но отправить ничего не получится. Чтобы выйти из автономного режима зайдите на вкладку «отправка и получение» и отключите автономный режим.

Инструменты в помощь

Если отправляете письма на много адресов — проблемы с отправками неизбежны. Чтобы избегать проблем или решать их быстрее — лучше пользоваться сервисами рассылки. На случай трудностей в работает поддержка. Рекомендуем попробовать наш сервис рассылок — Sendsay. Мы даем бесплатный тариф, в котором можно отправлять письма 200 людям за раз. Тариф подходит тем, кто рассылает письма коллегам или хочет протестировать Sendsay.

У сервиса есть встроенный анализатор спам-рейтинга: если письмо попадет в спам, мы сообщим об этом. Также Sendsay анализирует количество отписавшихся от рассылки и собирает статистику по ошибкам. А еще помогает поддерживать репутацию домена, потому что не позволяет «недобросовестному соседу» рассылать письма по плохой базе.

Ваш Sendsay

Что делать, если вы отправляете электронное письмо не тому человеку

1. Карьерный справочник
2. Развитие карьеры
3. Что делать, если вы отправляете электронное письмо не тому человеку

22 сентября 2021 г.

Электронная почта являются неотъемлемой частью рационализации коммуникаций на многих рабочих местах. Иногда это лишь незначительное неудобство, когда электронные письма отправляются не тому человеку, но в других случаях это может вызвать серьезные сбои. В этой статье мы делимся советами о том, как справиться с ситуацией, когда вы отправили электронное письмо не тому человеку или получили электронное письмо, не предназначенное для вас.Мы также рассмотрим, как исправить проблему с некоторыми примерами электронных писем.

Связано: Часто задаваемые вопросы о том, когда использовать CC и BCC

Как обрабатывать электронное письмо, отправленное не тому человеку

Электронное письмо не тому человеку может быть отправлено по нескольким причинам, в том числе:

• Отправитель не понял, что он ввел неправильный адрес электронной почты.

• Отправитель работал быстро и допустил опечатку или забыл дважды проверить правильность адреса электронной почты получателя.

• Программа электронной почты отправителя автоматически дополнила адрес электронной почты получателя неправильным адресом.

• Отправитель нажал «Ответить всем» и не понял, что другие получатели были скрыты копиями или дополнительные получатели были скрыты копиями.

• Отправитель использовал внутренний список контактов электронной почты и случайно выбрал человека с похожим именем в своей компании.

• Отправитель случайно добавил непредусмотренного получателя в дополнение к предполагаемому получателю.

Если вы случайно отправили электронное письмо не тому получателю, вот несколько советов, которые вы можете использовать для решения этой проблемы:

1. Попробуйте вспомнить электронное письмо

может отменить отправку или отозвать случайное электронное письмо. Для отмены отправки может потребоваться, чтобы другой человек использовал ту же службу электронной почты, что и вы, но рекомендуется проверить и посмотреть, доступен ли этот параметр. Попробуйте сделать это сразу после отправки электронного письма, прежде чем другой человек сможет его открыть.Если у человека, которому вы случайно отправили электронное письмо, есть секретарь или личный помощник, который просматривает его электронные письма, вы можете связаться с ним и попросить удалить его после того, как вы объясните ситуацию.

2. Составьте план

Если нет возможности отменить отправку электронного письма или если человек уже прочитал его, рассмотрите лучший ответ. Важно профессионально подойти к ситуации. Это может помочь написать следующие шаги, которые вы хотите предпринять, или несколько идей о том, что вы хотели бы сказать, чтобы исправить ситуацию.

Связано: 5 шагов после ошибки на работе

3. Оцените серьезность аварии

Дальнейшие действия могут зависеть от того, насколько серьезными могут быть последствия ошибочного сообщения электронной почты. Например, если вы отправили запрос на отгул не тому человеку, может быть достаточно просто отправить быстрое извинение и перенаправить электронное письмо нужному человеку. Личная встреча может быть более уместной, если вы случайно отправили информацию о своих планах найти другую работу своему руководителю.

4. Свяжитесь с непреднамеренным получателем

Рекомендуется связаться с человеком, которому вы отправили случайное письмо, как только обнаружите ошибку. Вы можете попросить их удалить письмо до того, как они его прочтут. Если они уже прочитали его, вы можете оперативно ответить им на случайное электронное письмо. Вы можете отправить второе электронное письмо с просьбой игнорировать предыдущее электронное письмо или более длинную заметку с объяснением. Если вы чувствуете, что ситуация требует более прямого разговора, вы можете позвонить случайному адресату или поговорить с ним лицом к лицу.

5. Принесите извинения

Даже если содержание электронного письма не требует извинений, их можно предложить. Например, вы можете извиниться за то, что отняли у другого человека время с работы, чтобы прочитать и, возможно, адресовать электронное письмо, не предназначенное для него. Если вы также хотите исправить содержимое электронного письма, лучше сразу указать на неисправность и взять на себя ответственность за ошибку. Это поможет защитить вашу репутацию и продемонстрировать профессионализм.

Связано: Как профессионально извиниться за ошибку (с примерами)

6.Объясните ошибку

Если последствия случайного письма относительно невелики, вы можете быстро извиниться и дать краткое объяснение, прежде чем продолжить свой обычный рабочий день. Иногда может потребоваться более подробное описание. Если вы объясните, что конкретно привело к ошибке, непреднамеренный получатель может понять или даже проявить сочувствие.

7. Обсудите, как вы будете устранять любые последствия.

Если возникнут какие-либо проблемы из-за сообщения электронной почты, которое вы случайно отправили не тому человеку, может помочь сообщить им, что вы предпримете для их устранения.Например, если вы разговариваете со своим руководителем после того, как непреднамеренно отправили ему электронное письмо, вы можете подготовить список шагов, которые вы предпримете в будущем, чтобы гарантировать, что это больше не повторится. Сообщите получателю, что вы можете ответить на его вопросы о том, что произошло, или помочь с любыми последствиями случайного письма. Активность может помочь показать, что ваши извинения искренни.

8. Предотвращение случайных сообщений электронной почты в будущем

Чтобы предотвратить отправку электронного письма не тому человеку в будущем, примите во внимание следующие советы:

• Будьте осторожны при использовании функции «Ответить всем», поскольку могут быть другие люди, которым присвоена скрытая копия. о которых вы не знали.

• Включите любые автоматические предварительные запросы на отправку, которые предлагает ваша программа электронной почты, такие как проверка орфографии или подтверждение отправки.

• Введите полный адрес электронной почты или имя человека, которому вы хотите отправить электронное письмо, в строке получателя на случай, если ваша почтовая программа автоматически введет неправильный адрес.

Связано: 16 рекомендаций по этикету электронной почты на рабочем месте

Что делать, если вы получили случайное электронное письмо

Если кто-то отправляет вам электронное письмо, предназначенное для кого-то другого, рекомендуется ответить на него профессионально . Сообщите отправителю, что оно было отправлено не тому человеку, чтобы он знал о проблеме и мог ее решить. Если возможно, вы можете помочь перенаправить их на нужное лицо или адрес электронной почты.

Шаблон для адресации электронного письма, которое вы отправили не тому человеку

Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы связаться с человеком, которому вы случайно отправили электронное письмо:

Тема: [Извинительная фраза]

Уважаемый [Получатель],
Я пишу, чтобы извиниться за мое предыдущее письмо, которое я не предназначал для вас.К сожалению, [пояснение к ошибке]. Я понимаю, что получение писем, которые вам не нужны, может мешать вам, и в будущем я приму [корректирующие меры].

С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша контактная информация]

Примеры ответов на электронные письма, отправленные не тому человеку

Вот три примера способов адресации электронного письма, отправленного не тому человеку, которые помогут вам подготовить собственный ответ:

Вы отправили напоминание о встрече не тому человеку

Вот пример письма с напоминанием о встрече, которое было отправлено непреднамеренно:

Тема: Приносим извинения за предыдущее письмо; пожалуйста, не обращайте внимания на

Уважаемый г-н. Браун,
Я пишу, чтобы извиниться за мое предыдущее письмо, которое я не предназначал для вас. К сожалению, и у вас, и у другого мистера Брауна в этой компании одинаковые имена. Я поторопился с выбором вашего имени из автоматической адресной книги. Я понимаю, что получение писем, которые вам не нужны, может навредить вам, и в будущем я обязательно буду вводить полное имя получателя, чтобы избежать повторения этой ошибки.

С уважением,
Лиза Тан
[email protected]
(123) 456-7890

Вы отправили конфиденциальную информацию о бюджете не тому человеку

Вот пример электронного письма с конфиденциальной финансовой информацией, которое было отправлено не тому получателю :

*Тема: Извинения за предыдущее письмо; пожалуйста удалите*

Уважаемый г-н.Браун,
Я пишу, чтобы извиниться за мое предыдущее письмо, которое я не предназначал для вас. К сожалению, я случайно добавил ваше имя в сообщение, которое должно было быть доступно только моему коллеге из бюджетного отдела. Я понимаю, что получение писем, которые вам не нужны, может мешать работе. В будущем я буду дважды проверять панель получателей перед отправкой любого электронного письма, содержащего конфиденциальную информацию. Я также добавил задержку отправки к своим электронным письмам. Поскольку содержание электронного письма является конфиденциальным, я почтительно прошу вас немедленно удалить его.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или я могу чем-то помочь с этой проблемой.

С уважением,
Лиза Тан
[email protected]
(123) 456-7890

Вы получили письмо, не предназначенное для вас t предназначено для вас:

*Subject: Письмо не тому человеку? Re: Назначение времени встречи в понедельник*

Уважаемый г-н Браун,
Вы намеревались прислать мне электронное письмо с расписанием встречи на понедельник? Я этого не ожидал, поэтому мне интересно, возможно ли, что вы хотели отправить это Линде из бухгалтерии? У нас очень похожие адреса электронной почты.

С уважением,
Лиза Тан
[email protected]
(123) 456-7890

Вы отправили письмо не тому человеку. Что теперь?

Миссия Tessian состоит в том, чтобы  защитить человеческий слой  предоставив людям возможность выполнять свою работу наилучшим образом, не мешая безопасности.

Итак, вы случайно отправили электронное письмо не тому человеку. Не волнуйтесь, вы не одиноки. Согласно исследованию Tessian, более половины (58%) сотрудников говорят, что отправили электронное письмо не тому человеку.

Мы называем это неправильно направленным электронным письмом, и это очень, очень легко сделать. Это может быть простая орфографическая ошибка, это может быть ошибка автозаполнения или это может быть случайное «Ответить всем». Но каковы последствия отправки электронного письма не тому человеку и что вы можете сделать, чтобы этого не произошло?

Мы скоро к этому вернемся. Но сначала давайте ответим на один из самых популярных (и насущных) вопросов в Интернете: Могу ли я остановить или отменить отправку электронного письма?

Могу ли я отменить отправку электронного письма?

Короткий (и, вероятно, разочаровывающий) ответ — нет. После того как электронное письмо было отправлено, его нельзя отменить. Но с некоторыми почтовыми клиентами вы можете отозвать непрочитанные сообщения, отправленные людям в вашей организации.

Ниже мы рассмотрим Outlook/Office 365 и Gmail.

Отзыв сообщений в Outlook и Office 365

Прежде чем читать дальше, обратите внимание: эти инструкции будут работать только в настольном клиенте, а не в веб-версии. Они также применяются только в том случае, если вы (отправитель) и получатель используете учетную запись Microsoft Exchange в одной и той же организации или , если вы оба используете Microsoft 365.

С точки зрения непрофессионала: вы сможете отозвать непрочитанные электронные письма только тем людям, с которыми вы работаете, а не клиентам или клиентам. Но вот как это сделать.

Шаг 1: Откройте папку «Отправленные»

Шаг 2: Дважды щелкните письмо, которое хотите отозвать

Шаг 3: Нажмите вкладку «Сообщение» в верхнем левом углу панели навигации (рядом с «Файл») → нажмите «Переместить» → нажмите «Дополнительные действия перемещения» → нажмите «Отозвать это сообщение» в выпадающее меню

Шаг 4: Появится всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы «Удалить непрочитанные копии сообщения» или «Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением»

Шаг 5: Если вы решите создать черновик нового сообщения, откроется второе окно, и вы сможете отредактировать исходное сообщение

Хотя это достаточно легко сделать, это не является надежным. Получатель может по-прежнему получать сообщение. Они также могут получить уведомление о том, что сообщение было удалено из их папки «Входящие». Это означает, что даже если они не смогут просмотреть неудачное сообщение, они все равно узнают, что оно было отправлено.

Дополнительные сведения об отзыве сообщений электронной почты в Outlook см. здесь.

Отзыв сообщений в Gmail

Опять же, мы должны предостеречь наши пошаговые инструкции с важным заявлением об отказе от ответственности: этот вариант отзыва сообщений в Gmail работает только в том случае, если вы включили функцию «Задержка» до того, как пролистали письмо.Функция «Задержка» дает вам максимум 30 секунд, чтобы «передумать» и вернуть электронное письмо.

Вот как включить функцию «Задержка».

Шаг 1: Перейдите к значку «Настройки» → нажмите «Просмотреть все настройки»

Шаг 2: На вкладке «Общие» найдите «Отменить отправку» и выберите 5, 10, 20 и 30 секунд.

Шаг 3: Теперь, когда вы отправляете сообщение, вы увидите «Отменить» или «Просмотреть сообщение» в левом нижнем углу экрана.У вас будет 5, 10, 20 или 30 секунд, чтобы нажать «Отменить», чтобы предотвратить его отправку.

Примечание. Если вы не настроили функцию «Задержка», вы не сможете «Отменить» или «Отозвать» сообщение.

Подробнее о задержке и отзыве писем в Gmail здесь.

Итак, что произойдет, если вы не сможете вспомнить электронное письмо? Ниже мы описали шесть основных последствий отправки электронного письма не тому человеку.

Каковы последствия отправки неправильно направленного электронного письма?

Согласно DBIR Verizon за 2021 год, неправильная доставка является наиболее распространенным типом ошибок, приводящим к взлому.Но является ли нарушение самым большим последствием?

Мы спросили сотрудников в США и Великобритании, что они считают самыми серьезными последствиями отправки неправильно направленного электронного письма. Вот что они должны были сказать.

Однако важно отметить, что последствия отправки неправильно направленного электронного письма зависят от того, кому было отправлено электронное письмо, и от того, какая информация содержалась в нем.

Например, если вы случайно отправили язвительное электронное письмо о своем начальнике своему начальнику , вам придется испытать красное смущение (которое беспокоило 36% сотрудников).

Если, с другой стороны, электронное письмо содержало конфиденциальную информацию о клиенте, клиенте или компании и было отправлено кому-то за пределами соответствующей команды или полностью за пределами организации, инцидент будет считаться инцидентом с потерей данных или утечкой данных. Это означает, что ваша организация может нарушать стандарты конфиденциальности и соответствия данных и может быть оштрафована. Но инциденты или нарушения не просто влияют на итоговую прибыль организации. Это может привести к потере доверия клиентов, испорченной репутации и многому другому.

Давайте подробнее рассмотрим каждое из этих последствий.

Штрафы по стандартам соответствия.

Как в региональных, так и в отраслевых законах о защите данных предусмотрены штрафы и санкции за невыполнение эффективных мер безопасности, предотвращающих случаи потери данных. Да, это включает в себя отправку неверных писем.

В соответствии с GDPR, например, организации могут быть оштрафованы на сумму до 4% от годового глобального оборота или 20 миллионов евро, в зависимости от того, что больше.

И такие инциденты случаются чаще, чем вы думаете. Неверно направленные электронные письма — это инцидент безопасности номер один, о котором сообщается в Управление Комиссара по информации (ICO). О них сообщают на 20% чаще, чем о фишинговых атаках. Вы можете прочитать больше о самых больших штрафах в соответствии с GDPR в нашем блоге.

Или, если вы хотите узнать, как добиться соответствия за счет снижения риска электронной почты , вы можете посетить эту страницу.

Потеря доверия клиентов и увеличение оттока.

Сегодня к конфиденциальности данных относятся серьезно… и не только регулирующие органы.

Не верите нам? Исследования показывают, что в организациях наблюдается отток клиентов на 2–7 % после утечки данных, а 20 % сотрудников говорят, что их компания потеряла клиента после того, как они отправили электронное письмо по неверному адресу.

Утечка данных может (и подрывает) доверие клиентов, акционеров и партнеров к организации. Будь то официальный отчет, молва, негативное освещение в прессе или социальные сети, новости об утерянных или даже неуместных данных могут побудить клиентов покинуть корабль.

Потеря дохода.

Естественно, отток клиентов + огромные штрафы = потеря дохода. Но организациям также придется платить за расследование и исправление и для будущих расходов на безопасность.

Сколько? Согласно последнему отчету IBM «Стоимость утечки данных», средняя стоимость утечки данных сегодня составляет 3,86 миллиона долларов.

Репутация подпорчена.

В результате потери доверия клиентов и увеличения оттока клиентов организации в долгосрочной перспективе также пострадают от испорченной репутации.Как мы уже говорили: люди серьезно относятся к конфиденциальности данных.

Вот почему сегодня надежная кибербезопасность фактически позволяет предприятиям и сама по себе стала уникальным аргументом в пользу продажи. Это конкурентное отличие. Конечно, это означает, что стратегия кибербезопасности, доказавшая свою эффективность в , будет отвлекать от вашего бизнеса.

Но люди также могут пострадать от испорченной репутации или, по крайней мере, опозориться. Например, человека, отправившего неправильно адресованное электронное письмо, могут заклеймить как небрежного, а руководителей службы безопасности можно подвергнуть критике за отсутствие контроля.Это может привести к….

Потеря работы.

К сожалению, утечка данных, даже вызванная простой ошибкой, часто приводит к потере работы. Это может быть директор по информационной безопасности, линейный руководитель или даже человек, отправивший неправильное электронное письмо.

Это показывает, что безопасность действительно составляет около человек . Вот почему в Tessian мы используем подход, ориентированный на человека, и с помощью трех решений мы предотвращаем человеческие ошибки в электронной почте, включая случайную потерю данных из-за неправильно направленных электронных писем.

Как Tessian предотвращает отправку писем по ошибке?

Tessian превращает данные электронной почты организации в лучшую защиту от человеческих ошибок в электронной почте.

Основанная на машинном обучении, наша технология Human Layer Security понимает человеческое поведение и отношения, позволяя Tessian Guardian автоматически обнаруживать и предотвращать аномальные и опасные действия, такие как отправка электронных писем не тому человеку.

Важно отметить, что технология Tessian автоматически обновляет свое понимание человеческого поведения и развивающихся отношений посредством непрерывного анализа и изучения сети электронной почты организации.

Это означает, что если, например, вы часто работали с «Джимом Моррисом» над одним проектом, но затем перестали общаться с ним по электронной почте, Тессиан поймет, что он , вероятно, не тот человек, которому вы хотели отправить свой последний ( строго конфиденциально) проектное предложение. Кризис предотвращен.

Хотите узнать больше о том, как Tessian может помочь предотвратить случайную потерю и утечку данных в вашей организации? Вы можете прочитать некоторые из наших историй клиентов здесь или заказать демонстрацию.

Отправили письмо по ошибке? Вот что вам нужно сделать

Ах, слишком рано нажал кнопку отправки в деловом письме. Это случается с лучшими из нас. Возможно, вы отправляете внутреннюю электронную почту сотрудникам компании или маркетинговую электронную почту клиентам. Даже если вы находитесь в зоне, не нужно много времени, чтобы случайно забыть удалить строку, прикрепить документ, добавить ссылку или проверить правописание.

Не переживайте! Всегда есть способы восстановиться после ошибки в переписке по электронной почте, даже если аудитория на другом конце открыла и прочитала то, что вы отправили.

Как отменить отправку электронного письма.

И в Gmail, и в Outlook — двух самых популярных почтовых клиентах — есть функция, позволяющая отменить или отменить отправку писем в течение ограниченного времени после их отправки.

В Gmail автоматически включается функция «Отменить отправку». Однако вы можете изменить количество времени, отведенное на отзыв электронной почты, выполнив следующие действия:

1. В правом верхнем углу нажмите «Настройки» (значок шестеренки), затем «Просмотреть все настройки».
2. Рядом с «Отменить отправку» выберите период отмены отправки 5, 10, 20 или 30 секунд.
3. Выберите «Сохранить изменения».

В Outlook вы можете отложить отправку сообщения на 5 или 10 секунд. Чтобы включить опцию «Отменить отправку»:

1. В верхней части страницы выберите «Настройки» (значок шестеренки), затем «Просмотреть все настройки Outlook».
2. Выберите «Почта», затем «Создать и ответить».
3. В разделе «Отменить отправку» выберите продолжительность отправки Outlook.com будет ждать отправки ваших сообщений.
4. Выберите «Сохранить».

СВЯЗАННЫЕ: 6 способов максимизировать положительные отзывы о вашем бизнесе.

Как отозвать деловую электронную почту с помощью Outlook.

Если вы используете Outlook в качестве почтового клиента для своего корпоративного адреса электронной почты, вы можете отозвать электронное письмо из почтовых ящиков получателей, которые еще не открыли его.

Однако стоит отметить, что отзыв сообщения доступен только в том случае, если и у вас, и у получателя есть учетная запись электронной почты Microsoft 365 или Microsoft Exchange в одной и той же организации.Во всех остальных случаях вам лучше всего подойдет функция «Отменить отправку», описанная выше.

Чтобы отозвать и заменить сообщение в Outlook:

1. Перейдите в папку «Отправленные».
2. Выберите вкладку «Сообщение», затем в группе «Переместить» нажмите «Действия» и выберите «Отозвать это сообщение».
3. Откроется новое окно с несколькими параметрами. «Удалить непрочитанные копии этого сообщения» или «Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением».

Outlook также может сообщить вам об успешном или неудачном отзыве для каждого получателя.Когда закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вспомнить свой адрес электронной почты.

Что делать, если вы отправили массовое маркетинговое электронное письмо по ошибке?

После того как маркетинговые электронные письма были отправлены, они, как правило, остаются в дикой природе и не могут быть отменены. Но ничего страшного: такие вещи случаются, и самое главное сейчас подумать, как от этого оправиться.

Признайте, что допустили ошибку.

Если вы допустили ошибку, лучшее, что вы можете сделать, это признать ее и начать обращаться с ней как профессионал. Если вы сообщаете кому-то, отправьте электронное письмо своему непосредственному руководителю с объяснением того, что произошло. Если в этом участвуете только вы, начните думать о том, что вы будете делать, чтобы исправить ситуацию.

Оценить воздействие.

Сколько писем было отправлено? Насколько серьезной была эта ошибка? Была ли это простая опечатка или вы случайно рекламировали 100% скидку, а не 10% скидку? Мелочи, вероятно, могут соскользнуть, но если ваша ошибка может вызвать неудовлетворенность клиентов, вам нужно действовать быстро.Итак, пришло время действовать.

Претворите свой план в жизнь.

В случае, если это большой момент «упс», то, вероятно, лучше ответить быстро. Возможно, вы даже сможете заставить своего пользователя сначала прочитать заменяющее электронное письмо, так как оно, как правило, находится выше в их почтовом ящике.

Напишите четкую строку темы, например «Извините за последнее письмо» или «Ой, мы допустили ошибку», чтобы ваш пользователь знал, почему он получает от вас еще одно письмо. Извинитесь заранее и признайте ошибку.Не забудьте сохранить бренд и трижды проверить свое сообщение перед отправкой!

Как избежать ошибок в электронной почте в будущем.

• Никогда не используйте текст-заполнитель, например «Lorem Ipsum», в своих электронных письмах.
• Проверьте свою электронную почту один, два и даже три раза. Если поможет, прочитайте вслух.
• Всегда использовать проверку орфографии.
• Попросите другого человека просмотреть вашу электронную почту, чтобы проверить наличие ошибок и убедиться, что каждая ссылка или вложение работают.
• Превратите эти шаги в контрольный список, чтобы все, кто занимается маркетингом по электронной почте в вашем бизнесе, выполнили эти шаги, прежде чем нажать «Отправить».
• Подготовьте шаблон «извините» или «упс» на случай, если вы совершите ошибку. Это будет означать, что вы сможете быстрее прийти в норму, когда случаются ошибки.

Нужна дополнительная помощь в обработке сообщений клиентов? Ознакомьтесь с нашим бесплатным шаблоном планировщика кампаний по электронной почте или поговорите с нашими экспертами по цифровому маркетингу, чтобы узнать, как мы можем помочь.

Что делать, если вы отправили электронное письмо не тому человеку

Ежедневно по всему миру отправляется более 300 миллиардов электронных писем.Удивительно высокий процент этих сообщений никогда не доходит до предполагаемого получателя и вместо этого попадает в чужой почтовый ящик.

Если вы введете неверный адрес электронной почты или выберете неверный вариант автозаполнения, ваше электронное письмо будет отправлено по ошибке. Другой способ неправильно направить электронные письма — выбрать слишком много получателей — это происходит, когда вы выбираете Ответить всем вместо Ответить в групповом разговоре.

Любой может совершить эти ошибки, и в большинстве случаев вы даже не заметите, что что-то не так, пока не начнут проявляться последствия.Но если вы понимаете, что неправильно отправили электронное письмо, у вас есть шанс немного исправить ситуацию, прежде чем ситуация выйдет из-под вашего контроля.

Нулевой шаг: проверьте, можете ли вы отменить или отозвать отправку сообщения электронной почты.

Если вы используете Gmail, у вас может быть льготный период от 5 до 30 секунд после отправки электронной почты, в зависимости от настроек вашей учетной записи. Если вы видите всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы Отменить отправку сообщения, немедленно нажмите на него.Письмо вернется в ваши черновики, так и не дойдя до получателя.

Для людей, использующих Outlook.com, эта задержка длится всего 5–10 секунд, но с приложением Outlook вы можете настроить правило , которое дает вам больше времени для отмены сообщения до его отправки (до двух часов). .

Вы отправили электронное письмо кому-то на своем рабочем месте или в организации, и вы оба используете приложение Outlook? Если это так, вы можете отозвать сообщение. Эта опция позволяет вам изменять или удалять сообщения, которые уже прибыли в папку «Входящие» вашего коллеги, при условии, что электронная почта еще не открыта.

Перейдите сюда, чтобы узнать больше об отмене отправки электронных писем. Самый важный вывод: вам следует изменить настройки электронной почты прямо сейчас, чтобы убедиться, что у вас есть максимально возможное окно возможностей исправить свою ошибку до того, как она нанесет непоправимый ущерб.

Но что произойдет, если ваша электронная почта исчезнет, ​​и вы не сможете ее вернуть?

Шаг первый: Оцените ущерб.

Начните с выяснения того, как электронная почта может быть использована против вас. Какие данные были включены в сообщение? Каким образом это может нанести вред вам или репутации вашей компании? Вы сказали что-то оскорбительное или уличающее? Если были включены какие-либо вложения, содержат ли они конфиденциальные данные?

Если вы использовали CC (копию) для сообщения сразу нескольким людям, все они могут видеть адреса электронной почты друг друга.Подумайте о том, что непреднамеренный получатель может сделать с этой информацией.

В некоторых случаях вы вводите неправильный адрес, и электронное письмо попадает в почтовый ящик незнакомца. Если вы не уверены, узнайте, кто является получателем. Памятный пример такого рода ошибок произошел в 2018 году, когда Commonwealth Bank of Australia неправильно направил электронные письма, содержащие конфиденциальные данные более 10 000 клиентов. Вместо cba.com.au (собственный домен) они отправляли сообщения на домен cba.com, принадлежащий компании в США.

Конечно, неправильные электронные письма также часто отправляются кому-то, кто уже есть в ваших контактах. Это происходит, когда вы выбираете неправильный адрес из вариантов автозаполнения, предлагаемых Gmail или Outlook. В конечном итоге вы можете отправить данные клиента конкуренту или даже журналисту. Будьте реалистичны в отношении того, что они могут сделать с информацией, которую вы упустили.

Шаг 2. Сообщите об этом вашей группе безопасности данных.

Хотя это и стыдно, но нельзя держать такую ​​ошибку при себе.Неверно направленные электронные письма — это форма потери данных, и важно сообщить экспертам по безопасности, что произошло. Сделайте это, даже если вам кажется, что электронное письмо не содержит ничего опасного или конфиденциального.

Шаг третий: подумайте, следует ли после сообщения принести извинения получателю.

Вам нужно отправить сообщение получателю и сообщить ему, что сообщение было ошибкой?

Это зависит от обстоятельств. Некоторые предпочитают хранить молчание или отправить короткое электронное письмо, в котором говорится что-то вроде «СООБЩЕНИЕ ОТРЕДАКТИРОВАНО».

В зависимости от культуры компании, с которой вы имеете дело, вы также можете извиниться за отправку личной информации и попросить их удалить ее. Используйте такие слова, как «частное» и «конфиденциально» (даже если электронное письмо не является таким уж конфиденциальным по своей природе). Поймите, что они не обязательно будут делать то, что вы просите. Хотя удаление информации, полученной по ошибке, считается хорошим тоном для получателя, у него нет юридических обязательств по этому поводу.

Вместо этого сосредоточьтесь на своей компании и всех, чью информацию вы, возможно, утекли.

Шаг четвертый: Сообщите всем, кого это может затронуть, и будьте готовы столкнуться с последствиями.

Простая ошибка может привести к тому, что ваша компания потеряет клиента, но, что еще более важно, она может повлечь за собой юридическую ответственность за утечку информации. Это зависит от содержания электронного письма, а также от законов о защите данных в вашем регионе.

Если отправленное вами электронное письмо содержит конфиденциальные или личные данные ваших клиентов/деловых партнеров, избежать последствий невозможно.Вы должны предупредить людей, пострадавших об утечке данных. Проконсультируйтесь также со своим юридическим отделом и узнайте, нужно ли вам уведомлять государственные органы.

В соответствии со статьей 33 GDPR: «В случае утечки персональных данных контролер должен без неоправданной задержки и, по возможности, не позднее, чем через 72 часа после того, как ему стало известно об этом, уведомить об утечке персональных данных компетентный надзорный орган. в соответствии со статьей 55, за исключением случаев, когда утечка персональных данных вряд ли повлечет за собой риск для прав и свобод физических лиц.«Вы обязаны принимать разумные меры для защиты конфиденциальных данных клиентов, в том числе любых электронных писем, которые вы можете отправить по ошибке.

Профилактика — единственный хороший вариант

Еще в 2014 году Goldman Sachs подал в суд на Google из-за неправильно направленных электронных писем. Goldman Sachs отправлял данные частных клиентов на адрес gmail.com вместо собственного домена (gs.com). Дело дошло до Верховного суда штата Нью-Йорк, и в конце концов Goldman Sachs повезло. Google был готов удалить их неправильно направленные электронные письма, которые получатель даже не открывал.

Но Google действовал без принуждения суда, а это значит, что прецедента не было создано . Других заметных случаев удаления неправильно направленных электронных писем по запросу нет, и, конечно же, закон не на вашей стороне, если вы отправляете сообщение не тому человеку. Единственное, что вы можете сделать, это положиться на добрую волю вашего получателя… и начать готовиться к любым штрафам, которые вам, возможно, придется заплатить, или к любым неудобным вопросам, на которые вам придется отвечать.

Очевидно, что в интересах всех снизить риск неправильно направленных электронных писем.Вот почему мы создали Preava Prevent — расширение, которое сканирует черновики, когда вы их пишете.

Preava Prevent использует прогностическое моделирование поведения, чтобы проверить, соответствует ли электронное письмо вашим обычным шаблонам обмена сообщениями. Это поможет вам избежать ошибок, таких как ввод неправильного доменного имени, и может уберечь вас от смущения и чего-то большего.

Помогите! Я случайно отправил электронное письмо не тому человеку

Мы все были там.Даже при самом тщательном просмотре неверный электронный адрес уходит с сообщением, которое вы не хотели отправлять или кому-то, кто не должен был его получить. Когда в мини-офисе происходит катастрофа, не паникуйте. Знание возможных вариантов и быстрые (но профессиональные) действия могут помочь сохранить репутацию вашего офиса. Вот что делать, если вы отправили электронное письмо не тому человеку:

 

Не реагировать, ответить

Первый шаг — сделать глубокий вдох и подготовить план реагирования, а не паническую реакцию.Поскольку, вероятно, мы отвлеклись или работали быстро, когда было отправлено неправильное электронное письмо, может возникнуть соблазн поторопиться в режиме сохранения лица. К сожалению, это может привести к последующим ошибкам, поэтому, прежде всего, притормозите на минуту, прежде чем продолжить. Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы ориентироваться в последующей офисной политике.

 

Узнайте о вариантах отзыва

К счастью, одаренные умы таких компаний, как Google и Outlook, понимают, что такие вещи произойдут.Независимо от того, какой поставщик услуг электронной почты вы используете, выполните быстрый поиск, чтобы понять, как именно вы можете отозвать электронное письмо и что остается видимым для непреднамеренного получателя на другой стороне. (Например, некоторые системы выдают сообщение «отозвать», но фактически не удаляют полученную заметку, поэтому просто убедитесь, что вы знаете, каков на самом деле конечный результат.)

 

Оценить содержимое ошибки

Подумайте, где вы находитесь на шкале катастроф электронной почты. Это просто неправильно написанное имя, из-за которого вы оказались в чьем-то почтовом ящике в вашей компании, или вы добавили дополнительного получателя, не желая этого? Безобидные неверные указания, подобные этому, можно довольно легко исправить, если у вас нет личной информации в электронном письме или информации, которую ваша компания сочла бы конфиденциальной.В последнем случае вам следует уточнить у менеджера или сотрудника отдела кадров политику, связанную с неправильным распространением информации, — просто для того, чтобы прикрыть свои основания. Утечка данных — серьезное дело, и вы должны быть уверены, что не нарушаете никакую политику безопасности.

Если у вас не было ничего конфиденциального в электронном письме, один из самых вежливых способов сделать электронное письмо с одним предложением в строке темы, избавив получателя от необходимости открывать и эту заметку. (И если они еще не открыли другой, возможно, это означает, что им нужно только удалить его.) Что-то вроде: «Сожалеем о том, что ранее неправильно направили. Пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее замечание. n/t» («n/t» говорит им, что в электронном письме «нет текста», что означает, что это быстрый просмотр людей, когда они просматривают свои сообщения на своем телефоне.)

 

Источник: @mylittlebooktique

 

Оценить получателя ошибки

Быстрая однострочная фраза творит чудеса, если вы знаете, что это коллега или кто-то из ваших коллег, получивший вашу осечку.В качестве альтернативы, если вы по ошибке отправили что-то в большой парик, это может потребовать немного больше ремонта. В зависимости от того, с кем вы имеете дело, вы можете быстро позвонить в их административную поддержку, у которой, вероятно, есть доступ к электронной почте и, возможно, они даже могут удалить ошибку, прежде чем она попадется на глаза большому боссу.

Если сообщение вышло за пределы вашей организации, это еще один случай, когда телефонный звонок может быть лучшим способом перехватить плохо принятое сообщение. Опять же, убедитесь, что он не содержит служебной информации, которая потребовала бы от вас информирования менеджера или других частей вашей команды безопасности.

В зависимости от неприятных ощущений сообщения в сочетании с тем, кто его получил, вы можете сделать себе одолжение, предупредив своего начальника. Быстро признаться, сообщить им, как вы исправляете это, и уберечь их от того, чтобы услышать это от другого человека, часто является наиболее профессиональным способом сохранить лицо в таких случаях.

Если сплетни между вами и вашим близким коллегой вышли из гнезда, и это действительно было не в ваших лучших проявлениях, попробуйте быстро позвонить или подъехать в офис вашего начальника в тот же день.Ваша собственная офисная культура поможет оценить, если это необходимо, но если есть шанс, что это может вернуться, чтобы преследовать вас в обзорах производительности, обсуждениях вознаграждения или в том, как вас воспринимают ваши коллеги, ошибитесь в сторону раскрытия информации.

Быстрого приема и объяснений, а также ваших извинений и того, как вы исправили ситуацию, должно быть достаточно. «Сегодня мы с Алексом обменивались электронными письмами о встрече по продажам, и в этой заметке некоторые из моих комментариев были непрофессиональными. Я случайно отправил его Дженне и быстро позвонил ей, чтобы извиниться за эти замечания и попросить удалить письмо.Она понимала и была любезна, но я просто хотел, чтобы вы знали о ситуации. Это больше не повторится».

 

Признайте свою ошибку и извинитесь

Обычно есть две категории самых неприятных посылов. Либо массовые ошибки, когда только ваша средняя ежедневная рабочая электронная почта отправляется не той девушке, либо (угу) большой группе людей. Это раздражает, но при условии, что они не связаны с проблемами безопасности, обычно их можно решить с помощью приведенного выше извинения в одну строчку.

Другая категория — это та, от которой мы все изо всех сил пытаемся оправиться. Тот, где что-то за пределами нашего обычного офиса говорит, ругает человека или процесс или раскрывает, возможно, планы на новый концерт, попадает в чужие руки. В этих больших ошибках, неправильных галантных моментах необходим дополнительный контроль повреждений.

Те всегда требуют телефонного звонка получателю. (И, если это тема, в которой другой коллега может оказаться не в лучшем свете, вам, возможно, придется заранее спланировать и с ним.) Опять же, прямая честность — лучшая политика здесь. «Извините, это письмо не предназначалось вам. У меня есть некоторые потенциальные возможности, которые я рассматриваю, но я не готов делиться этой информацией более широко. Я надеюсь, вы понимаете и удалили записку, которую я случайно отправил».

Если электронное письмо было более язвительным, вы все равно можете сохранить лицо, используя его как возможность провести более конструктивный разговор о том, о чем вы говорите в заметке.«Пожалуйста, извините за язык, который я использовал в отношении встречи по продажам, которую мы провели на прошлой неделе. Я разочарован тем, на каком этапе мы находимся с этим проектом, но я, конечно, мог бы передать этот отзыв Анне напрямую и сделаю это сейчас».

Суть в том, что ничего нельзя исправить, если действовать вдумчиво, с достаточной грацией и прозрачностью. А в будущем добавление нескольких систем безопасности, таких как включение подсказок проверки орфографии и функции подтверждения отправки, может дать вам дополнительные несколько секунд проверки, чтобы предотвратить будущие проблемы с отправкой электронной почты.

 

Как написать резюме с небольшим или нерелевантным опытом

не паникуйте, просто разработайте стратегию

 

ошибок в электронной почте на работе: как с ними справиться

Кто знал, что в век информации слово «отправить» станет четырехбуквенным? Непреднамеренная доставка неприятных электронных писем на неправильные ящики (например, этот список «офисных красоток» в PriceWaterhouseCoopers, который сейчас ходит по кругу) может быть в лучшем случае унизительным, а в худшем — разрушить работу.

В 2008 году Стивен Дж. Дубнер, соавтор бестселлера Фрикономика , довольно открыто написал в блоге об обмене электронной почтой с исследователями, у которых он хотел взять интервью. Обмен пошел плохо, и он написал своему соавтору Стивену Левитту о «кучке лжецов», с которыми имел дело. Ну, он случайно отправил его одному из лжецов сам.

Несколько лет назад CNN сообщила историю Джейми Даймонда, сотрудника фирмы по связям с общественностью, который написал своему боссу по электронной почте, как вести себя с клиентом.Его начальник написал в ответ о некомпетентности клиентов и о том, как они мешали команде что-либо сделать. Но, упс, клиенты тоже получили электронное письмо. Они немедленно выдернули свой счет на 5 миллионов долларов.

Случайные электронные письма стали иногда забавной, а иногда ядерной частью электронных сообщений. Как часто люди это делают? В опросе AOL 2008 года 32 процента респондентов признались, что случайно пересылали электронное письмо не тому человеку. А в недавнем опросе специалистов по рекламе и маркетингу колоссальные 78% допустили одну и ту же ошибку (в отдельных ответах описывалось несколько случаев, когда люди теряли работу из-за резких электронных писем с ошибками).Ошибки в электронной почте случаются так часто, что им посвящены целые доски объявлений.

«Это происходит чаще, чем мы хотим думать, потому что это так легко сделать», — говорит Элисон Дойл, эксперт по поиску работы для About.com и автор книги «Интернет — ваш путь к новой работе ». «Кажется, что при работе с электронной почтой по-прежнему существует ложная анонимность или фактор безопасности. Кроме того, когда Outlook начинает автоматически заполнять поле «кому», легко указать не того человека или группу».

Так что же делать, если подборка самых популярных слов попадает не в те почтовые ящики? Вот ваш план действий:

1.Забудьте о получении

Вы не можете отменить отправку электронного письма. «Это фарс», — говорит Дэвид Гиткос, вице-президент отдела судебно-медицинской экспертизы Global Digital Forensics. «Он прочертит красную линию на экране приемника, но как только кто-то его получит, он будет там, у него есть». Затем он усмехается. «Если вы не пойдете к их компьютеру и не удалите его». Что является идеей, но немного похожей на Джорджа Костанца в своем отчаянии. В редких случаях — скажем, высокопоставленный сотрудник случайно рассылает очень важные корпоративные секреты — ИТ-администратор теоретически может удаленно зайти в почтовые ящики отдельных компаний и удалить сообщение электронной почты.Но если вы не подпишете годовой отчет, это, вероятно, не вариант.

Если ваша компания использует Gmail, у вас есть доступ к новой функции, позволяющей отменить отправку электронной почты, но вам придется настроить эту опцию заранее — и вы быстро осознаете свою ошибку. Войдите в систему и нажмите либо на зеленую мензурку «Лаборатории», либо на «Настройки». В «Лабораториях» прокрутите вниз до «Отменить отправку» и включите его. Затем всякий раз, когда вы отправляете сообщение, вам будет предоставлена ​​​​возможность «Отменить» в верхней части сообщения перед его отправкой. На самом деле это всего лишь 30-секундная задержка отправки, но если вам нужно отказаться от электронного письма в эти важные полминуты, вы можете это сделать.

2. Не обращайте внимания

Что? Действительно? Да, говорит Дойл, сначала. Не бегите к ошибочным получателям и не привлекайте внимание к чему-то, что они, возможно, даже не видели. «В средней компании люди получают огромное количество электронных писем, — говорит Дойл. «Он просто может потеряться в почтовых ящиках людей». Между тем, для тех, кто видел это, в зависимости от тона и языка, которые вы использовали, их реакция может быть не такой серьезной, как вы думаете.Так что ждите реакции. Если это вызовет даже умеренный шум, вы узнаете об этом достаточно скоро. И вот когда вы

3. Извинитесь, но только перед своим начальником

Опять же, все дело в том, чтобы идти в ногу со временем, а не паниковать. Если вы немедленно отправляете письмо с извинениями той же самой большой группе, все, что вы делаете, — это подчеркиваете ошибку, которую многие из них, возможно, не считали серьезной. «Чем больше вы сосредотачиваетесь на этом, тем больше внимания вы к нему привлекаете», — говорит Дойл.Так что поговорите со своим боссом, покайтесь и снова подождите, что произойдет. Если приходят отрицательные отзывы и становится ясно, что вам нужно делать больше — и, черт возьми, вы знаете! — тогда можно

4. Сделайте полный Леттерман

Извинения Дейва в прямом эфире перед зрителями после его внебрачной неосмотрительности были образцовым сочетанием самоуничижения и класса. И ваше тоже будет, если вы встретитесь лицом к лицу с людьми, которых вы обидели. Не искушайте судьбу, пытаясь сделать это через «ответить всем».»

В зависимости от типа письма, которое вы отправили изначально (например, с критикой компании или ее руководства), вам может грозить дисциплинарное взыскание или увольнение. Если это так, вам может быть полезно смешать извинения с делом, говорит Дойл. Ваш mea culpa должен включать вашу версию следующего, сделанного в серьезной, профессиональной манере: «Послушайте, вы не слышите тон голоса в электронном письме. Я явно нажал кнопку отправки слишком рано, и это был паршивый способ скажи, что я сказал.Но я думаю, что это законная проблема, и я хотел бы иметь возможность уточнить и расширить то, о чем я говорил». Но вам нечего терять, и если вы продемонстрируете, что вы взрослый человек в том, как вы ведете себя с несовершеннолетними, вас просто могут услышать.

Тем временем: сделать так, чтобы этого никогда не случилось

Конечно, кризисное управление не было бы необходимо, если бы кризиса не было.Часть проблемы, по словам Гиткоса, заключается в том, что люди не понимают, что такое рабочая электронная почта, как она устроена и зачем. Во-первых, предполагается, что бизнес должен работать лучше, чтобы он мог зарабатывать больше денег. Сумасшедшая концепция, конечно, но если вы сведете ее к одной истине, вы увидите, как все личные электронные письма, летающие вокруг, начинают истощать ресурсы компании — и почему компании следят за использованием электронной почты сотрудниками. «Эта электронная почта принадлежит компании», — предупреждает Дойл. «И они проводят аудит».

Есть еще.Как эксперт по компьютерной криминалистике, большая часть работы Гиткоса заключается в поиске того, что в конечном итоге может стать уликой в ​​судебном процессе. Компании сознательно проектируют свою информационную инфраструктуру, чтобы обеспечить защиту бизнеса на всех уровнях. Большая часть корпоративной электронной почты проходит через сервер компании, прежде чем достигает места назначения. Это означает, что даже если отправитель и получатель удалят его со своих компьютеров, копия будет существовать на сервере до тех пор, пока этого требует политика отдельной компании.Они также архивируют старые электронные письма. «Каждое из ваших электронных писем, вероятно, будет храниться очень долго», — говорит он.

Умная игра: сведите к минимуму или исключите личное использование рабочей электронной почты. «Вам не нужно отказываться от этого, если вы не говорите об этом в первую очередь», — говорит Дойл. Настроить личную учетную запись Gmail не так уж сложно. А когда вы что-то отправляете? Предположим, что его прочтет вся компания.

«Я занимаюсь этим уже 26 лет, — говорит Гиткос. «Возьмите хороший совет: если вы не хотите, чтобы кто-то что-то видел, не пишите об этом по электронной почте.Потому что кто-то всегда это видит.»

Подробнее о MoneyWatch:

Итак, вы отправили не тот адрес электронной почты… Что теперь?

Как и миллионы других людей, я часто совершаю покупки в Интернете на Amazon. Мне нравятся привилегии Prime, и я даже составил несколько списков покупок для друзей и семьи на праздники. Тем не менее, я привык получать рекламные письма от Amazon. Однако я не был готов к этому:

Это может показаться не таким уж странным, если вы меня не знаете, но позвольте мне уточнить: у меня нет реестра детей, потому что я не беременна.Поэтому я был определенно сбит с толку, когда Amazon прислал мне это уведомление о том, что кто-то покупает мне подарок для моего несуществующего ребенка. Я нажал на ссылку из любопытства, но она перенаправила меня на домашнюю страницу Amazon. (Что, оглядываясь назад, оказалось не таким умным, так как электронное письмо могло быть попыткой фишинга; в конце концов, оно было адресовано не на мое имя, а на общего «клиента Amazon». Никогда не нажимайте на ссылки с неожиданных электронные письма, даже если они говорят, что они от Amazon!)

Через несколько часов Amazon пояснила, что электронное письмо действительно было ошибкой, возникшей из-за «технического сбоя».И я пошел дальше.
Потому что, хотите верьте, хотите нет, Amazon управляется людьми — людьми, которые копируют и компонуют электронные письма в формате HTML и планируют электронные рассылки, которые иногда отправляются не по назначению. Это случается с лучшими из нас…

Включая нас в OBO.

Недавно мы были заняты продвижением вебинара нашего соучредителя «Демистификация маркетинга, основанного на учетных записях». Если вы работаете в сфере маркетинга, вы знаете, сколько движущихся частей требуется для продвижения вебинара; одним из них является электронная почта. Итак, однажды сотрудник экспериментировал с тем, что он считал уникальным списком в нашей CRM, и одним нажатием кнопки случайно отправил электронное письмо, подтверждающее участие получателя в предстоящем вебинаре.

Но проблема была в том, что они на это не подписывались. Неловко.

К счастью, наша команда почти сразу заметила ошибку и отправила дополнительное электронное письмо с исправлением ситуации:

К счастью, наше электронное письмо не было отправлено миллионам людей (и оно было только подтверждением регистрации на вебинар, а не подарком для будущей мамы). Но мы все же признали ошибку и принесли извинения за путаницу, которую она могла вызвать. Самое главное, мы взяли ситуацию под контроль до того, как она вышла из-под контроля.

Допустим, это происходит с вами лично или через вашу компанию. Что вы делаете, когда случайно отправляете не то письмо?

Перво-наперво: вам нужно оценить реальность ситуации. Если в вашем случайном электронном письме была только незначительная опечатка или ошибка в коде, вы, скорее всего, только разозлите свою аудиторию, если отправите последующее сообщение с исправлением. Но если ошибка может повлиять на ваш бизнес, вот что вам нужно сделать:

• Быстро и понятно. В идеале, ваше второе электронное письмо будет поймано людьми до того, как они откроют первое. Тем не менее, тема и пре-заголовок должны указать, почему вы отправляете второе. Например, строка темы в электронном письме с извинениями от OBO начинается с «упс», что ясно дает пользователям понять, что мы допустили ошибку.
• Извинись и оставайся на бренде. Сразу признайтесь в ошибке; люди ценят честность. Юмор также может быть хорошим инструментом в этой ситуации, но только если ваш бренд это позволяет; если ваш тон обычно серьезен, юмор перед лицом ошибки, вероятно, будет воспринят как нехарактерный и неудобный.
• Отправьте предложение, если возможно/актуально. В зависимости от того, о чем было ваше первоначальное электронное письмо, вы можете предложить скидку или бесплатную услугу вместе с извинениями.

После того, как вы примете соответствующие меры, оставьте пыль на несколько дней. Затем вы захотите измерить влияние инцидента, проанализировав отчеты из ваших электронных писем, включая показатели открытий и кликов, коэффициенты конверсии и показатели отказа от подписки как для оригинала, так и для последующих.

Чтобы не отправлять электронное письмо с извинениями, всегда дважды (или трижды) проверяйте, что вы собираетесь отправить. Отправляется ли в правильные списки? Отражает ли он правильную информацию о своих настраиваемых полях? В нем нет орфографических и грамматических ошибок? Есть ли в нем актуальный контент? Правильно ли он отображает изображения? Все ли гиперссылки перенаправляют на правильные URL-адреса?

Самый простой способ проверить этот список — отправить себе (или коллеге) тестовое электронное письмо для проверки. Вторая пара глаз никогда не помешает! Таким образом, когда вы, наконец, нажмете «Отправить», вы будете знать, что ваша электронная почта будет отправлена ​​нужному человеку в нужном месте.

Но иногда, независимо от того, что вы делаете, даже после исчерпания контрольных списков, протоколов и процедур, вы можете допустить ошибку.

No related posts.