Правильная организация рабочего места за компьютером: 35 советов

Добрый день, друзья! Тема сегодняшней статьи — организация рабочего места за компьютером. Надеюсь, информация будет полезна не только офисным сотрудникам и удаленщикам, но также внимательным родителям и всем, кто так или иначе соприкасается с ПК.

Красивые картинки на тему удаленной работы представляют нам девушку, удобно развалившуюся с ноутбуком на диване, а с ней рядом еще и младенца, не отводящего глаз от монитора.

Но это рабочей обстановкой никак не назовешь, к тому же все знают, что так делать вредно. Не будем поддаваться на провокацию и разберем по порядку, как создать деловой уголок, чтобы находиться перед компьютером с минимальными потерями для здоровья.

В офисе

Работники офисов, проводящие перед монитором минимум 8 часов, рискуют испортить зрение и осанку. К тому же не все работодатели уделяют должное внимание нормативам установки техники. Но, чтобы ограничить вред для здоровья, сделайте максимально возможное из рекомендаций специалистов:

1. Компьютеры в помещении должны находиться не ближе 2 метров друг от друга, ни в коем случае не напротив.

2. Желательно установить монитор в углу.

3. 50 см — минимальное расстояние от глаз до экрана.

4. Клавиатуру располагайте в 10 — 30 см от себя.

5. Системный блок и другие элементы ПК нельзя ставить вплотную к стене или к другим предметам во избежание перегрева.

6. В офисе должна обеспечиваться достаточная вентиляция и увлажнение воздуха. Если этого недостаточно, проветривайте помещение.

7. Оконный и ламповый свет должны падать слева.

8. В помещениях без естественного освещения нужно совмещать общий (потолочный) и рабочий (настенный, настольный) свет. Желательно, чтобы он имел не направленный, а рассеянный характер.

9. Установите подставку для ног, если об этом не позаботился работодатель.

10. Лазерный принтер испускает вредное излучение, и желательно установить его как можно дальше от стола, лучше всего в отдельной комнате. Струйный принтер не вреден. При размещении учтите: оба они боятся пыли, прямого солнечного освещения и близости нагревательных приборов.

11. Если вы правша, телефон и органайзер расположите справа от себя.

Дома

Дома правильно обустроить свое рабочее место гораздо проще. И сделать это не менее важно, ведь тем, кто обрабатывает часть документации на выходных или занят на удаленной работе, приходится сидеть за компьютером продолжительное время.

Если позволяют условия, отделите рабочую зону от спальни. Это и вам пойдет на пользу, и в технике будет скапливаться меньше пыли. За неимением отдельной комнаты можно использовать перегородку. На фото под кабинет отведена часть лоджии.

Грамотный дизайн пространства не только настроит на деловой лад, но и сбережет здоровье. Помните о хорошем освещении. Белый потолок, светлые стены (рекомендуется бежевый, салатовый, лимонный цвет) хорошо отражают свет, что важно для глаз. Психологи единодушно утверждают, что создает спокойную обстановку и одновременно увеличивает продуктивность зеленый цвет.

Обязательно установите компьютер в хорошо освещенном месте, а светильник разместите слева, ближе к переднему краю монитора.

Вопреки распространенному мнению, цветы не защищают от вредного излучения, да оно у современных моделей ПК и невелико. А потому вместо зарослей на подоконнике лучше поставить одно небольшое растение для поддержания влажности воздуха, например, алоэ.

Мебель приобретите в соответствии с нормами:

12. Компьютерный стол должен быть высотой от 680 до 800 мм, иметь глубину рабочей поверхности — не менее 600 мм, ширину — не менее 1 200 мм. Хорошо, если имеется отдельная выдвижная полка для клавиатуры.

13. Вместо стула используйте специальное кресло, регулируемое по высоте, расстоянию от спинки до переднего края сиденья и углу наклона спинки. Качественное кресло имеет подлокотники, закругленную переднюю поверхность сиденья и обтянуто неэлектризующейся тканью, которую легко чистить.

Творческим людям будет полезно разместить вблизи стола магнитно-маркерную доску для идей, которые можно записывать или клеить на стикерах.

И, разумеется, пару вдохновляющих мелочей: ваше фото из отпуска или любой красивый предмет. А результативность фриланса повысит пара мотивирующих цитат.

Да, работа на дому требует мощного самостимулирования — в противном случае есть опасность залениться. Возможно, общение в профессиональных чатах Телеграм придаст вам новых сил.

Правила для родителей

Проводя много времени за компьютером, мы невольно подаем пример детям. Увы, в современном обществе не получится “взять и отменить” эту технику для несовершеннолетних. Но обезопасить их от вредных воздействий можно при помощи следующих правил:

14. Главное правило: компьютер у детей не должен быть первоочередным интересом. Своевременно формируйте иные увлечения.

15. Помните о вреде длительного пребывания ребенка за компьютером. Первокласснику разрешено общаться с “другом” полчаса в день, после 15 минут необходим как минимум 10-минутный перерыв. Школьникам от 12 лет — 2 часа, продолжительность одного сеанса — до 30 минут.

16. Освещенность в комнате должна быть достаточной, но не чрезмерной. В темной комнате сидеть за компьютером нельзя!

17. Мебель должна соответствовать росту ребенка (см. рисунок).

18. Под столом должно оставаться достаточно места для коленей.

19. Следите, чтобы чадо доставало ногами до пола, используйте специальную подставку для ног.

20. Даже сидя в ортопедическом кресле, ребенок может сутулиться — контролируйте его осанку.

Как правильно сидеть за компьютером, показывает следующий рисунок.

Порядок на рабочем месте

Постарайтесь держать на столе только необходимые предметы. Минимализм повышает сосредоточенность на процессе. Вот пример явного перебора.

Если распечатываете документы не слишком часто, принтер можно поставить на соседний стол — будет лишний повод встать и размяться.

Воздержитесь от привычки есть и пить у экрана. Доказано, что это мешает нормальному усвоению пищи. И, понятно, для техники опасно (особенно сладкий чай для ноутбуков).

Не забывайте о своевременной уборке с использованием специальных салфеток.

Техника безопасности при работе за компьютером

Часто именно о правилах безопасности мы думаем в последнюю очередь. Но, если пожар от неправильной эксплуатации представляется чем-то невероятным, то поломка техники — явление вполне обычное. А потому придерживайтесь простых правил:

21. Перед началом работы убедитесь, что электрическая проводка исправна, розетка и штепсель не имеют трещин, провода не свисают с края стола, не лежат на полу, где есть опасность придавить их чем-то тяжелым.

22. В доме с маленькими детьми желательна розетка с защитой от внешних воздействий.

23. Шнуры не должны соприкасаться с нагревательными приборами во избежание повреждения.

24. Избегайте перегрузок сети бытовыми приборами, т. к. это может повлечь перегрев проводов, что при нерабочей автоматике приведет к пожару.

25. Нельзя работать на компьютере с видимыми внешними повреждениями.

26. Не кладите на системный блок посторонние предметы: это препятствует нормальному охлаждению и выводит ПК из строя.

27. Нельзя работать во влажном помещении и с мокрыми руками.

28. Не располагайте жидкости (воду в кулере или чай в стакане) вблизи компьютера.

29. Своевременно удаляйте пыль со всех участков компьютера. По мере необходимости (примерно раз в год) прочищайте системный блок.

30. Не оставляйте компьютер работающим в течение долгого времени и не злоупотребляйте выключением — используйте спящий режим.

Несколько советов для здоровья

Как бы комфортно ни сиделось вам в уютном кресле, учитывайте, что длительная сидячая работа повышает утомляемость. Поэтому, даже увлекаясь интересным заданием, не жалейте времени на отдых. Подчас во время кратковременной гимнастики или ходьбы мысль работает даже лучше, чем при сосредоточенном всматривании в буквы.

А потому, дорогие коллеги, соблюдайте следующие советы врачей:

31.

 Старайтесь делать перерывы в работе каждые 1,5 — 2 часа. Если в офисе это затруднительно, хотя бы почаще меняйте позу, потянитесь, повернитесь в кресле, сделайте упражнения для ног.

32. Не забывайте о глазах: во время работы чаще моргайте, позволяйте себе на пару минут оторваться от экрана и закрыть глаза. При этом полезно проделать различные упражнения: вращать зрачками по и против часовой стрелке, постукивать тихонько по голове подушечками пальцев, слегка надавливать на веки.

33. Просматривая бумаги во время работы, держите их на подставках, чтобы меньше напрягать зрение. Если приходится читать много текстов, не требующих непрерывного редактирования, лучше распечатайте их.

34. От сидячей работы затекает шея — чтобы этого избежать, время от времени рекомендуется поворачивать ее в разные стороны, поднимать и опускать плечи.

35. После окончания работы с компьютером не торопитесь сразу же отдыхать перед телевизором — лучше немного расслабиться с закрытыми глазами, погулять, послушать тишину или заняться физическим трудом.

И помните, что людям, занятым сидячей работой, очень полезны активные выходные и отпуска. Бывайте на природе, путешествуйте.

Подписывайтесь, рады быть вам полезными!

Организовываем рабочее место

Дата публикации: 16.09.2020

Правильная организация рабочего места повышает продуктивность, укрепляет психическое и физическое здоровье.

Освободите рабочее пространство

Чтобы яснее мыслить, избавьте своё рабочее место от всего лишнего. Слишком большое количество вещей отвлекает и рассеивает внимание. А ещё нагромождение на столе мешает найти нужное, заставляя тратить время и силы на поиски понадобившейся ручки или документа. Уберите со стола всё, что не имеет отношения к работе. Исключение – пара милых сердцу фотографий или другие вещицы, помогающие вспомнить приятные моменты.

Регулярно убирайте на столе и в ящиках

Рекомендуется проводить ревизию рабочего места несколько раз в месяц, чтобы не доводить ситуацию до момента, когда срочно требуется разобрать залежи вещей. Достаточно посвящать 10–15 минут уборке на столе и в выдвижных ящиках, чтобы всегда поддерживать порядок. Вот ещё несколько рекомендаций, которые помогут сохранять чистоту на рабочем месте:

• Поставьте под столом корзину для мусора.
• Положите в верхний ящик стола антибактериальные салфетки, чтобы протирать поверхности.
• Также стоит обзавестись салфетками для оптики, которыми можно обрабатывать экран компьютера.
• Периодически очищайте клавиатуру – там скапливается много мусора и пыли, что создаёт привлекательную среду для вредных микроорганизмов. Для начала переверните клавиатуру и вытряхните из неё мусор, затем почистите стыки между клавишами при помощи баллончика со сжатым воздухом (такой можно приобрести в магазине электроники). После этого протрите клавиатуру различные выемки и углубления в клавиатуре ватной палочкой, смоченной в изопропиловом спирте или другом мощном антисептике. Следите, чтобы палочка не была слишком влажной и внутрь клавиатуры не попадало большое количество жидкости.

Организуйте рациональное хранение вещей

Различные системы для хранения прекрасно помогают расчистить рабочий стол. Канцелярские принадлежности будут рассортированы и освободят пространство. Ещё больше полезных советов по хранению вещей в рабочей зоне вы найдёте в нашем сборнике лайфхаков для дома.

Отведите место под провода

Чтобы вам не мешали провода от техники и зарядных устройств, прикрепите на край стола канцелярский биндер – пусть он выступает в роли держателя. Для проводов, которые не должны быть постоянно подсоединены, заведите специальный контейнер.

Разберите файлы на компьютере

Проведите ревизию файлов и папок на компьютере. Захламлённое виртуальное пространство действует на наше сознание и концентрацию внимания ровно так же, как обычный рабочий стол, заставленный лишними вещами, – заставляет отвлекаться и терять настрой. Обязательно выделите около часа времени, чтобы разобрать файлы, удалить ненужное и почистить почту. Знатоки советуют на всякий случай сделать копии самых важных документов в облачном сервисе, чтобы в случае неполадок с компьютером, они не были утеряны.

Зонируйте своё рабочее пространство

Это поможет мозгу сформировать связь между конкретной задачей и местом, под неё отведённым, – что, в свою очередь, повысит эффективность работы. Например, пусть в вашем распоряжении будет зона для работы за компьютером и без него – скажем, уголок стола, где удобно разбираться с бумагами, или, если есть такая возможность, диван, чтобы комфортно расположиться с ноутбуком. Плюс такого зонирования ещё и в том, что вы сможете в течение дня менять позу, а это положительно сказывается и на здоровье, и на работоспособности.

Обеспечьте комфорт

Поскольку за работой мы проводим немалую часть дня, место для неё должно быть комфортным: удобный стул (в идеале – ортопедическое кресло), чтобы не затекала шея и не болела спина, хорошее и приятное для глаз освещение, оптимальная высота стола и другие детали.

Не ешьте на рабочем месте

Крайне плохая идея – есть за рабочим столом. Некоторые умудряются обедать, не отрываясь от дел. Кажется, будто так мы экономим время, совмещая сразу две вещи, но на самом деле плохо выполняем и то и другое. Во-первых, чаще всего страдает качество работы, поскольку вы не погружены в неё. Во-вторых, есть риск съесть больше, чем нужно, и всё равно не почувствовать сытости – мозг, отвлечённый на другие задачи, просто не успеет распознать сигналы насыщения. А ещё в попытке совместить работу с едой мы нередко пренебрегаем полноценным обедом, выбирая закуски, более удобные для поглощения на ходу: чипсы, бутерброды, сладости. Отдельное обеденное время и место помогут зарядиться энергией и вернуться к работе с новыми силами.

Держите всё необходимое под рукой

Подумайте, какими вещами вы пользуетесь чаще всего, и расположите их в зоне ближайшего доступа, например, в верхних ящиках стола. Полезно завести в ящике органайзер, чтобы удобно рассортировать все мелочи. Наиболее часто используемые вещи (например, ручку, ноутбук и блокнот с рабочими записями) можно держать прямо на столе. Документы складывайте в специальный лоток с разделителями или рассортируйте по нескольким лоткам.

Как организовать маленькое рабочее место

Для рабочей зоны совсем мало места? Не беда! Наши советы вам помогут.

• Если на вашем рабочем столе мало места, но требуется дополнительное освещение, приобретите лампу с держателем, которую можно прикрепить на монитор компьютера и таким образом сэкономить пространство.
• Конечно же, с маленьким столом, требуется всегда соблюдать порядок и своевременно убирать ненужные вещи.
• Обустраивая рабочее место в небольшой по площади квартире, используйте какую-нибудь нишу. Там можно разместить подвесные полки, столешницу и компактный стеллаж.
• Если вы стеснены в пространстве, попробуйте использовать в качестве рабочего места многофункциональные предметы мебели, например кресло с откидным столиком.

Как организовать эффективное рабочее место дома

• Конечно, идеальный вариант – это отдельный кабинет, где вы сможете изолироваться от всех отвлекающих факторов. Наличие рабочего помещения сразу настраивает на деловой лад и позволяет организовать всё так, чтобы вам было максимально удобно.
• Рабочий стол лучше располагать боком или лицом к окну. А вот спиной к окну ставить стол не нужно – свет с улицы будет отражаться и бликовать на мониторе компьютера.
• Стол лучше расположить так, чтобы свет из окна падал с противоположной стороны от вашей ведущей руки: для правшей – слева, для левшей – справа.
• Расставьте мебель так, чтобы вам не было тесно, и вы могли беспрепятственно вставать из-за стола и передвигаться рядом с ним.  
• Выбирая стол, помните, что столешница должна быть на уровне солнечного сплетения. Попробуйте сесть за него и убедитесь, что плечи не поднимаются выше нормального уровня, а в локтях сохраняется естественное положение.

Как организовать рабочее место в комнате

Невозможно обустроить свой кабинет? Тогда нужно отделить рабочую зону в одной из жилых комнат.

• Оцените требуемый размер рабочего места. Иногда нужна совсем небольшая столешница и пара ящиков, а кому-то требуется пространство побольше. В соответствии с этим подумайте, где можно обосноваться.
• Организация рабочего места в комнате может быть не менее функциональной, чем отдельный кабинет. Одно из основных требований – наличие удобного стула. Можно обратить внимание на мебель, которая выпускается специально для офисов.
• Стол-бюро – отличная идея для рабочего места в комнате. И интерьер украсит, и обеспечит вас местом для хранения необходимых вещиц.
• Главный критерий – вам должно быть удобно работать. Не стоит делать рабочую зону максимально аскетичной, если вам так некомфортно. Между порядком и уютом нужен баланс. Сделать работу более приятной поможет любимая фотография или комнатное растение.

 

 

 

Источник

фаото: Heroine

Мне нравится 0

---

Похожие посты

---

Оставить комментарий

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Всё начинается с рабочего места.

Д. Карнеги

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

• Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
• Научитесь понимать, что главное, а что нет.
• Легко расставайтесь с незначительными делами.
• Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
• Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
• Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
• Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов.  Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

6 рекомендаций по организации рабочего места: подтверждены научно

Как обустроить офис и рабочее пространство своих сотрудников так, чтобы они работали с максимальной продуктивностью? Обзор рекомендаций, подтвержденных исследованиями.

Многочисленные исследования показывают, что от того, правильно ли организовано рабочее пространство, напрямую зависит, с каким энтузиазмом трудится человек и насколько его деятельность продуктивна.

iBusiness.ru отобрал 6 рекомендаций по организации рабочих мест для сотрудников. Эффективность каждой из них уже получила подтверждение в исследованиях.

Больше солнечного света

Правильное освещение важно не только для фотографов. Исследователь и невролог из Швейцарии Мириам Муенч доказала, что свет от флуоресцентных ламп снижает мотивацию сотрудников, оказывает негативное влияние на их работоспособность. Поэтому ученые рекомендуют размещать офисные компьютеры возле окон, а также позаботиться о том, чтобы в комнаты попадало как можно больше естественного света.

В офисное помещение обязательно должен попадать солнечный свет

Людям, которые работают под природным освещением, по словам Муенч, обычно проще сконцентрироваться и сохранить бодрость духа к концу дня. Дело в том, что солнечный свет уменьшает выброс гормона стресса кортизола. Если человеку не хватает солнечного света, ему становится тревожно, он чаще отвлекается, менее сосредоточен на задаче и с трудом сохраняет позитивный настрой.

Оптимальная температура

Температура в офисе тоже имеет ключевое значение. Исследования, проведенные Корнелльским университетом, показывают: когда в офисе прохладно, работники ошибаются чаще. Так, при температуре в 20 градусов Цельсия офисные работники делают на 44% больше ошибок, чем при оптимальной температуре, которая составляет 25 градусов.

Оптимальная температура для умственной работы — 25 градусов по Цельсию

Ощущение постоянного холода, по словам исследователя продуктивности Лео Видрича, заставляет организм тратить энергию на поддержание стабильной температуры тела, а не на «полезную работу мозга».

Тепло, помимо всего прочего, не только заставляет людей работать продуктивнее, но и делает их счастливее.

«Люди, которые часто принимают горячую ванную или душ, проще справляются с ощущением одиночества и социальной изоляции», — сказал исследователь из Йельского университета Джон Барг. Пребывание в тепле делает людей счастливее, поэтому следить за тем, чтобы сотрудникам не было холодно, — крайне важная задача для менеджмента.

Важно, что слишком высокая температура так же негативно влияет на работников, как и низкая. Каждый дополнительный градус тепла свыше 25 градусов по Цельсию заставляет организм активно заниматься собственным охлаждением и тем самым расходовать дополнительную энергию. А это, в свою очередь, также приводит к тому, что работники чаще отвлекаются и делают больше ошибок.

На столе — чистота и порядок

На продуктивность сотрудника влияет и состояние рабочего стола. Организация Office Depot и Национальная ассоциация профессиональных организаторов США (National Association of Professional Organizers) провели совместное исследование, в рамках которого опросили более тысячи американских служащих на предмет того, нравится ли им гигиеническое состояние их рабочих мест. 32% работников офисов признались, что их рабочее пространство дезорганизовано, а 47% считают, что беспорядок на рабочем месте отнимает у них слишком много рабочего времени.

Чистый рабочий стол — залог «чистого» сознания и продуктивной работы

По результатам исследования эксперты составили список рекомендаций для сотрудников и руководителей. На столе, согласно мнению экспертов, стоит держать строго ограниченное число подставок и вещей — их должно быть ровно столько, сколько используется в течение каждого рабочего дня. Кроме того, внутри каждого рабочего стола должно быть как минимум два ящика: один для хранения неотсортированных документов и один — для тех, которые уже просмотрены. При этом, по словам специалистов, рабочие документы ни в коем случае нельзя оставлять на столе.

Растения на каждом столе

Природа благотворно влияет на человека. Психологи из Мичиганского университета Рэйчел Каплан и Стивен Каплан утверждают, что наличие зеленых растений (например, цветов) в непосредственной близости от рабочего пространства повышает концентрацию и делает борьбу с вечерней усталостью более эффективной.

«Растения должны быть на рабочем столе. Это так же важно, как наличие офисной техники», — сказал Стивен Каплан. Этот тезис подтверждают и другие исследования.

Растения на рабочем столе благоприятно сказываются на эмоциональном фоне сотрудников

Офисные растения, по словам экспертов из Норвежского университета естественных наук, — простой и дешевый способ заставить сотрудников работать продуктивнее, сохранять концентрацию на текущих задачах в течение длительного периода. А еще цветы в офисе делают работников счастливее.

Самое лучшее растение для офиса — домашняя пальма (areca palms), но отлично подходит и миниатюрное лимонное дерево в вазоне, которое помогает расслабиться и успокоиться.

Синие стены

Цвета, в окружении которых находятся люди, также оказывают прямое воздействие на их настроение, сказал нейробиолог Бевил Конвей. Это подтвердила и психолог Анжела Райт.

Лучший цвет для офисного помещения — синий

Красный цвет, по мнению Райт, вдохновляет людей на эффективную работу, но с ним нужно быть очень аккуратным: если человек несколько часов подряд находится в помещении, окрашенном в этот цвет, он быстро станет агрессивным и будет переживать по любому поводу.

Желтый цвет добавляет людям оптимизма, уверенности и самоуважения, зеленый — успокаивает нервную систему. Белый цвет стен и потолков лучше использовать в маленьких помещениях — он дает ощущение большего пространства.

Лучший цвет для офиса — синий. Он способствует эффективности работников интеллектуального труда, поскольку позволяет им лучше концентрироваться на текущих задачах. Вдобавок он стимулирует рациональное мышление.

Конторка вместо традиционного стола

Сидячий образ жизни крайне негативно сказывается на здоровье. Это подтверждаютмногочисленные научные исследования. Например, согласно данным организации BMJ Open, человек, который проводит за рабочим столом больше трех часов в день на протяжении нескольких лет, впоследствии расплатится за это сокращением продолжительности жизни на 2 года.

Работать стоя за компьютером, а не сидя за ним, намного полезнее

Еще одно исследование, проведенное специалистами из Университета Массачусетса,показывает, что каждый лишний час, проведенный у телевизора, сокращает продолжительность жизни на 22 минуты. Так что последствия от сидячего образа куда серьезнее, чем кажется на первый взгляд.

Хороший способ избавить сотрудников от этой проблемы — организовать им рабочее место не за традиционным офисным столом, а за конторкой, которая позволяет часть рабочего времени проводить стоя. Еще лучше, если рабочий стол можно будет поднимать и опускать — тогда каждый сотрудник получит возможность чередовать работу сидя и стоя.

Никаких опенспейсов

Офисы с открытой планировкой, когда все сотрудники сидят в одном помещении, очень популярны в настоящее время. Но исследование, проведенное Джангсу Кимом и Ричардом де Диром из университета Сиднея, показывает, что офисные сотрудники, работающие в опенспейсах, обычно недовольны ими. Причин несколько: и отсутствие комфортного уровня конфиденциальности, и окружающий шум, который мешает сосредоточиться, и вред от наушников, используемых в подобных помещениях достаточно часто.

Опенспейс снижает продуктивность работников

Задача работодателя — если не рассадить всех сотрудников по отдельным кабинетам, то хотя бы организовать в офисе несколько пространств, в которых работники могли бы уединиться и поработать над задачей так, чтобы их никто не мог отвлечь.

Как организовать идеальное рабочее пространство

Очень часто как на работе, так и в быту нас раздражают мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, вкрутить лампочку поярче, попросить коллегу слушать музыку в наушниках, вызвать сисадмина, чтобы настроил вам нужную программу. В течение недели или месяца записывайте, что вызвало ваше раздражение во время работы. Очень вероятно, что в этом списке регулярно будут встречаться записи типа «вентиляция дует» или «лампочка мигает». Просто исправьте это.

Но есть раздражители, от которых так просто не избавиться.

Это проклятие любого опенспейса. Кто-то обязательно решит поделиться своими впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новые айфоны как раз тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться над отчетом по аналитике.

Для начала попросите окружающих вести себя тише. Люди обычно реагируют на такие просьбы, и на какой-то срок это поможет. Другой способ не слышать разговоры — наушники с шумоподавлением. Ну и третий способ (самый радикальный) — поменять рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать удаленно .

Чужие рингтоны — еще один из главных раздражителей в офисном пространстве. Переведите свой телефон в беззвучный режим и предложите коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводить в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если вы работаете в маленькой команде. В большом отделе для начала предложите сделать это коллегам, которые сидят рядом с вами.

Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть вам в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно — так каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает вас как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.

Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у вас на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.

Если ваш рабочий стол захламлен, начните с чистого листа — просто уберите с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите все, что лежало на столе: все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, нужные — отсканируйте, а оригиналы отправьте в соответствующие папки (и тоже уберите со стола).

Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство. Возьмите за правило раз в месяц проводить ревизию и выбрасывать со стола все ненужное.

Проверьте на работоспособность всю канцелярию, оставшееся сложите в ящик или в специальный стакан для ручек и карандашей. Не держите ничего про запас. Понадобится новое — возьмете у секретарей.

Очень часто на рабочем столе лежит много проводов: от клавиатуры, мышки, зарядных устройств и так далее. Чтобы они не путались и не мешались, постарайтесь по максимуму убрать их за пределы рабочего стола. Для этого существуют специальные крепления. А системный блок, к которому крепится большинство проводов, лучше держать под столом.

Чем меньше украшений на вашем рабочем столе, тем лучше — ничего не будет отвлекать. Если на поверхности вашего стола много мелочей — они будут создавать беспорядок.

Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько граф — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» — и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.

Если вы используете цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Иначе переусердствуете и рабочее место будет напоминать наряженную елку.

Свет — это очень важно. Лампа должна находиться слева, если вы правша. Если света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируйте на нем яркость, а заодно высоту и наклон. Вроде мелочь, но может оказаться, что нагрузка на глаза станет меньше, и работать будет проще.

Купите эргономичный рабочий стул с удобной спинкой и подлокотниками, если работаете дома. Если вы работаете в офисе и покупать туда стул не собираетесь, отрегулируйте высоту и наклон спинки у существующего стула.

Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Отправляйте туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе.

Если вы часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой — заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам угодно: можно по дате, а можно по теме, например по одному контрагенту. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные счета.

Все документы, которыми редко пользуетесь, уберите подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держите под рукой.

Важные документы сканируйте и сохраняйте на компьютере. Если нет сканера — просто фотографируйте их на смартфон и сохраняйте, например в приложении Evernote, на «Яндекс.Диске» или в Google Drive. Так у вас будет доступ к ним с любого устройства.

Придумайте систему хранения файлов на компьютере. Их количество обычно стремится к бесконечности. Мы советуем искать все файлы через банальный поиск, встроенный в операционную систему. Для этого требуется одно: при сохранении файла вносить в его название ключевые слова.

Плохо: Screen_Shot_2016.10.26_at_19:10.png
Хорошо: Скриншот_ошибка_счет_Свиридова.png

Начать называть все файлы с ключевыми словами может быть непросто. Но, если завести такую привычку, через какое-то время не понадобится открывать 20 папок подряд в поисках нужного документа.

Как мы писали в начале статьи, музыка одним помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если вы в первой категории — помните о тех, кто во второй. Если в помещении, где вы работаете, есть кто-то еще — слушайте музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.

Музыка помогает, когда надо выполнять однообразные задачи: оформить большой пакет документов, завести одинаковые счета. Если вы регулярно работаете с подобными задачами, попробуйте делать это под музыку — возможно, это повысит продуктивность.

Заведите на своем рабочем месте блокнот для записей. Полезно всегда иметь перед собой список дел, которыми вы сегодня занимаетесь. Сюда же можно записывать входящую информацию перед тем, как ее рассортировать, чтобы ничего не забыть.

Напоследок добавим: если вы много лет работаете за столом, который завален так, что вас за ним не видно, а с продуктивностью у вас при этом все в порядке — расслабьтесь и работайте дальше.

А что мешает вам на работе?

Как организовать компактный офис: рабочее место на минимальной площади | Офисные столы | Блог

В недавнем нашем материале мы разбирали, как правильно и комфортно работать дома. Но что делать, если в квартире практически нет свободного места, чтобы устроить себе полноценный home-office с парой мониторов, увесистым системником и крутыми колонками? Что ж, будем устраиваться компактно.

В суровых российских реалиях едва ли у многих находится пространство для отдельного кабинета, а на наш прошлый совет «не устраивайте себе рабочее место в гостиной» кто-то мог усмехнуться: где тогда вообще работать? Что ж, если вы живете в небольшой однушке или в вашей квартире и без рабочих мест уже не развернуться, то компактное и комфортное рабочее место устроить вполне реально. Давайте посмотрим, что можно сделать, при этом ни в чем себе не отказывая.

Рабочее место

Да, мы по-прежнему настаиваем, что вам нужен отдельный стол, и работать в кровати или на кухне — не вариант. Но совсем не обязательно ставить большой стол 150–160 сантиметров шириной. Даже среди специализированных компьютерных конфигураций есть вполне компактные модели габаритами не больше метра.

Какие-то представляют собой скромную прямоугольную столешницу:

А другие обрастают дополнительными полками или хотя бы отдельной выездной платформой для клавиатуры, чтобы та не занимала место на и без того маленьком пространстве.

Уверены, что найти метровый уголок хоть в основной комнате, хоть на балконе все-таки можно. Зато пользы от этого вам будет немало — так вы быстрее и легче морально настроитесь на работу, разграничите зоны отдыха и труда, да и просто сможете установить компьютер и расположить свои рабочие вещи. Кстати, что насчет компьютера?

Ноутбук

Самый простой и максимально компактный вариант — разумеется, ноутбук. Никаких лишних проводов, отдельных системных блоков и клавиатур, расползающихся по столу во все стороны — все собрано в одном маленьком устройстве.

Тонкие, легкие ультрабуки идеальны для офисной работы. Они занимают немного места, стильно и современно смотрятся и подходят не только для рутинных задач, но и для активного серфинга в интернете, просмотра кино. Большинство ультрабуков не только тонкие и легкие, но и небольшие в диагонали — 13-14 дюймов, что при пересчете на габариты корпуса — чуть больше 30 см шириной.

Если вам и этого слишком много и хочется совсем уж портативности, то по-прежнему существуют некогда популярные нетбуки — совсем крошечные девайсы до 11-12 дюймов диагональю. Весят около килограмма, места занимают не больше, чем книжка. Правда, и на системный потенциал рассчитывать не приходится — эти машины в основном рассчитаны для скромной офисной работы и не более.

Если же вы ищете ноутбук, более-менее приближенный к полноценному десктопу, то и тут можно что-то придумать. Игровые ноутбуки заметно тяжелее, габаритнее и дороже предыдущих собратьев, но и перспектив с ними больше. Современные игровые модели свободно выдерживают рабочий режим мультизадачности, работу в тяжелых мультимедиа-программах и, конечно, игры. Потенциала не так много, как у стационарных ПК, но и места занимают в разы меньше.

Если хочется полноценный компьютер

Если вас безнадежно раздражают маленькие экраны ноутбуков или попросту неудобно за ними работать (экран слишком близко, клавиатура неудобная и т. д.), то можно запросто организовать компактную компьютерную систему.

Самый простой вариант, при котором вам не нужно ломать голову — моноблок. С одной покупкой вы решаете сразу все вопросы: в комплекте идет и монитор, и рабочая система, и клавиатура с мышью. Вся системная начинка спрятана в корпусе монитора — никаких отдельных блоков стоять не будет.

Неоспоримый плюс в моноблоке — простота покупки, удобство и компактность в размещении. Но и недостатки у моноблоков есть — по соотношению «цена/возможности» они значительно уступают стационарным ПК. Моноблоки подойдут, если ваша работа связана с документами, серфингом в интернете и не требует тяжелых программ.

Моноблоки и ноутбуки неудобны тем, что, если какой-то компонент внутри выйдет из строя, в ремонт придется тащить весь девайс сразу. Разместить систему в отдельном блоке с минимальной потерей пространства тоже можно. Для этого созданы специальные slim-корпуса и неттопы. И то, и другое — это весьма компактные решения, в которые спрятана система, чаще всего не слишком мощная и требовательная ввиду ограниченных габаритов корпуса.

Если вам не жалко места для системника побольше, то увеличенные форм-факторы типа Micro-Tower и Mini-Tower дают уже намного больше возможностей для прокачки своего ПК. Они просторнее, и поэтому в них уже можно установить более производительные комплектующие и полноценное мощное железо.

Решающим фактором являются ваши потребности. Если ваша работа не связана с «тяжелыми» программами, то хватит и моноблока, неттопа или скромной системы в тонком корпусе. Если же работать приходиться с требовательным софтом, то лучше пожертвовать лишними 10–15 сантиметрами пространства, но приобрести подходящую систему.

Периферия

На манипуляторах тоже можно сэкономить немножко места. Советовать маленькую мышь бессмысленно — этот девайс выбирается под размер ладони и комфорт хвата. А вот беспроводные грызуны более мобильные. Отсутствие проводов удобно и в организации пространства, и не ограничивает местоположение мыши.

Еще одна интересная, но не совсем стандартная замена мыши — трекбол. Его вообще не надо перемещать по столу. Все передвижения манипулятора вы регулируете, вращая пальцами или ладонью специальный шар.

Клавиатура — если у вас не ноутбук и не моноблок — в любом случае понадобится. Работа не связана с цифрами?  Смело «отрежьте» нумпад, выбрав компактную клавиатуру.

Оргтехника

Сложнее, если вам в работе необходимы принтеры или, тем более, полноценные МФУ. Среди первых найти компактные варианты еще можно, а вот МФУ по определению более габаритные. Но несколько моделей, максимально скромных в размерах, все же нашлось.

Например, термопринтер Brother PocketJet PJ773 весит полкило и места занимает меньше, чем клавиатура. В то же время он свободно печатает черно-белые листы формата А4 с максимальным разрешением 300×300 dpi. Правда, решение сложно назвать бюджетным.

Среди более привычных, классических вариантов тоже есть маленькие модели. Струйный принтер HP OfficeJet 202 Mobile шириной чуть больше 35 см и высотой 7 см. Весит пару килограмм, а работает с цветной печатью формата до А4 с максимальным полноцветным разрешением 4800×1200 dpi.

Есть похожие компактные решения и среди лазерных принтеров

Можно и вовсе не тратить место на столе, и выбрать принтер или МФУ с беспроводным подключением. В таком случае, технику можно унести в любое удобное место в зоне досягаемости Wi-Fi и не тратить драгоценные сантиметры на столе.

Ультратонкие мониторы, компактные клавиатуры, трекболы, всевозможные варианты маленьких систем — сейчас устроить себе полноценное рабочее место на одном квадратном метре не так уж сложно. Остается только выбрать то, что подходит для вашей работы лучше всего.

запросов пользователей в Workplace Analytics — Workplace Intelligence

• 18.09.2020
• 7 минут на чтение

В этой статье

Персональный запрос анализирует данные с точки зрения каждого человека в организации.

Это создает большую гибкость при анализе данных. Например, вы можете узнать:

• Как использование времени зависит от различных организационных атрибутов?

• Как конкретные подгруппы в организации проводят свое время?

• Как один аспект сотрудничества влияет на другие привычки использования времени?

Метрики персонального запроса относятся к четырем широким категориям.Вы можете добавить в свой запрос стандартные показатели из каждой категории. В зависимости от анализа вы можете суммировать показатели совместной работы человека по дням, неделям или месяцам.

Каждый запрос возвращает одну строку на человека за период.

Файл будет включать любые указанные вами стандартные или настраиваемые метрики. Столбец IsActive в выходном файле имеет значение True, если сотрудник отправил хотя бы одно электронное письмо или одно мгновенное сообщение в течение указанного периода времени для запроса.

И ваши результаты будут включать любые атрибуты организационных данных сотрудников, загруженные администратором Workplace Analytics.

Вы можете использовать организационные атрибуты для дальнейшего обобщения результатов отдельных сотрудников и создания мощных анализов, которые сравнивают и противопоставляют сотрудничество различных групп в организации.

Создать личный запрос

Настроить персональный запрос просто.

• Выберите, хотите ли вы, чтобы показатели каждого человека были суммированы по дням, неделям или месяцам, а также по периоду, который вы хотите анализировать.
• Выберите настраиваемый набор правил, чтобы исключить собрания из расчетов, в противном случае будет использоваться значение по умолчанию.

Выберите показатели

Вы можете выбрать метрики для того, что вы хотите знать о своих сотрудниках. Параметры различаются в зависимости от типа метрики, но могут включать критерии, связанные с их рабочей деятельностью, например для встреч и электронной почты:

• Когда встреча произошла
• Сколько человек было приглашено
• Ключевые слова строки темы
• Атрибуты участника / организатора
• Когда было отправлено электронное письмо
• Сколько человек было отправлено по электронной почте
• Ключевые слова строки темы
• Атрибуты получателя / отправителя

Например, вы можете добавить метрику, чтобы получить счетчик адресов электронной почты для каждого человека, если хотя бы один человек из торговой организации включен в электронную почту.

Вы можете добавить фильтр к базовой метрике и отредактировать имя метрики с помощью фильтра. Например, ниже показано сообщение электронной почты , отправленное в отдел продаж , которое будет заголовком столбца в выходном файле.

Для получения дополнительных сведений о добавлении фильтров метрики см. Настройка метрики.

Стандартизация рабочего времени

В результатах по запросам о сотрудниках, отчеты о рабочих часах, нерабочее время и показатели рабочих часов зависят от рабочего времени, установленного людьми в Outlook.Это может вызвать ошибки в расчетах, если люди установили необычно долгий рабочий день. Чтобы избежать этой проблемы, аналитики могут стандартизировать рабочее время, которое запрос использует для вычисления этих показателей.

Аналитики могут стандартизировать настройки

В разделе Зависимости запроса о сотрудниках аналитики могут установить рабочие дни и часы, которые этот запрос будет использовать в своих вычислениях.

Это позволяет аналитикам сравнивать расчеты показателей с использованием одного стандартного набора значений для рабочих часов и дней с целью достижения сопоставления яблок с яблоками.Параметры, которые делают аналитики, используются только в запросе и его вычислениях и не отменяют никакие данные, которые используются в любых других запросах или в каких-либо пользовательских настройках в Outlook или где-либо еще.

Столбцы в результатах запроса

Вывод личных запросов автоматически содержит информацию, относящуюся к этим стандартизированным настройкам:

• Он содержит столбцы, которые показывают рабочее время начала, рабочее время окончания и рабочие дни, которые использовались в вычислениях запроса.
• Указывает, какие метрики использовали рабочее время в вычислениях запроса.
• Указывает, использовались ли стандартизованные настройки при расчетах запроса.

Выбрать фильтры

Вы можете выбрать, каких измеряемых сотрудников вы хотите включить в результаты запроса. Для сотрудников выберите, хотите ли вы, чтобы в запрос были включены активные, неактивные или все сотрудники. Активные сотрудники — это те, кто отправил хотя бы одно электронное письмо или мгновенное сообщение в течение выбранного периода времени (совокупный период, установленный для запроса).

Затем вы можете выбрать другие фильтры, чтобы исключить определенные строки из выходного файла на основе организационных атрибутов человека, таких как тип функции. Например, следующий фильтр будет перечислять только людей из групп «Операции» и «Продажи».

При добавлении фильтра вы увидите количество людей, включенных в группу фильтров, и общее количество измеряемых сотрудников, на которых она основана. Это поможет вам решить, правильно ли вы установили фильтры для запроса перед его запуском.

Выберите, какие организационные данные включить

Когда вы запускаете персональный запрос в Workplace Analytics, выходной файл (.csv) может быть больше, чем необходимо, и содержать больше столбцов организационных данных, чем вам нужно. Используйте раздел Организационные данные , чтобы выбрать столбцы данных для включения в выходной файл, а именно:

• Улучшает анализ данных за счет меньшего количества столбцов в меньшем файле.
• Дополнительно защищает личные данные, исключая столбцы из файла.
• Позволяет выбрать Очистить все , чтобы очистить выбранные столбцы и использовать Выбрать все , чтобы включить все столбцы.

Пример персонального запроса для длительных встреч

Вы можете создать личный запрос, чтобы выяснить, являются ли продолжительные собрания существенным фактором в общем количестве часов собраний для отдела эксплуатации. Следующий пользовательский запрос использует метрики и фильтры для настройки данных.

Критерии запроса

• Временной интервал: показывает агрегированные данные за неделю
• Кто: фильтрует операции
• Какие данные: Метрики
  • Часы встречи — это сумма всех часов заседаний
  • Длительные часы встречи, включающие длительные встречи, длящиеся 2 часа и более
  • Встреч — общее количество встреч
  • отправленных писем — это общее количество отправленных писем

Для создания индивидуального запроса пользователя для длительных встреч

1. В Workplace Analytics выберите Analyze > Queries > Person .

2. Выберите и измените Введите здесь имя запроса от до Встречи с длинными операциями и введите описание.

3. Для Group by выберите Week .

4. Выберите диапазон дат. Запрос будет анализировать только встречи, которые произошли в течение этого диапазона дат.

5. В меню Исключения собрания выберите применимый набор правил исключения.

6. В разделе Метрики выберите Добавить метрику , а затем выберите Часы встречи , чтобы добавить метрику для общего времени встречи.

7. Щелкните значок Изменить и измените имя показателя на Общее количество часов встречи .

8. Чтобы добавить настраиваемую метрику для продолжительных часов встречи, выберите Добавить метрику , а затем выберите Часы встречи . Выберите значок Изменить и измените название показателя на Длительные часы встречи .

   1. Чтобы настроить метрику «Длинные часы встречи», щелкните значок Изменить .
   2. Выберите Добавить фильтр .
   3. В разделе Long meeting hours, где находится раздел , выберите Meeting , а затем выберите DurationHours > больше или равно> 2 .
   4. Выбрать Подтвердить .

9. Чтобы добавить показатель для общего количества собраний, выберите Добавить показатель , а затем выберите Встречи . Выберите значок Изменить и измените имя на Общее количество встреч .

10. Чтобы добавить метрику для отправленных сообщений электронной почты, выберите Добавить метрику , а затем выберите Отправленные сообщения электронной почты .Выберите значок Изменить и измените название показателя на . Количество отправленных писем .

    Примечание

    • Если данные для комбинации человек / дата для метрики отсутствуют, в результатах запроса не будет строки для этой комбинации человек / дата.
    • При агрегировании данных за неделю или месяц вы можете включить метрику с нулевым значением.
    • Чтобы убедиться, что у вас есть строка данных для каждой комбинации человека и даты для показателей, добавьте отправленных писем в качестве одной из метрик.
    • После экспорта результатов замените все нулевые значения нулями, чтобы при расчетах средних значений и другой статистики учитывались все комбинации людей и дат.

11. В разделе Фильтры для Сотрудников выберите, хотите ли вы Только активные , Только неактивные или Все сотрудники , включенные в запрос. Активные сотрудники — это те, кто отправил хотя бы одно электронное письмо или мгновенное сообщение в течение агрегированного периода времени (диапазона дат), установленного для этого запроса.

12. Выберите Добавить фильтр , а затем в меню выберите Тип функции > Равно > Операции .

13. В разделе Организационные данные вы можете выбрать, какие столбцы данных включать в выходной файл (.csv). Выберите Очистить все , чтобы очистить все выбранные столбцы, а затем выберите столбцы, которые вы хотите включить в список. Используйте Выберите все , чтобы включить все столбцы, что по умолчанию.

14. Выберите Выполнить в правом верхнем углу, чтобы выполнить запрос.

15. На странице Запросы > Результаты статус запроса отображается как Отправлено . После того, как статус запроса изменится на Succeeded , вы можете просмотреть его, поделиться им, загрузить (в формате файла .csv), удалить или скопировать ссылку OData для использования в средстве визуализации, таком как Power BI или Excel.

Результаты персонального запроса Ниже приведены столбцы, включенные в результаты запроса для пользовательского запроса, созданного на предыдущих шагах, и пример типа строк данных, которые вы можете увидеть:

• Идентификатор человека — обезличенный идентификационный номер лица, представленного в метрике.
• Дата — Начальная дата агрегирования (т.е. если неделя — с 6/3 по 6/10, то это 6/3. Если это месяц, то это начало месяца, в который входят ваши данные).
• Атрибуты человека — каждый из атрибутов человека в наборе данных, предоставленном организационными данными.
• Метрики — любые другие метрики, которые вы включили в запрос.

Идентификационный номер лица	Дата	Атрибут лица 1 (отдел)	Атрибут человека 2 (роль)	Электронная почта часы	Часы приема
P1	25.04.2019	HR	Администратор	5	11
P2	24.04.2019	Маркетинг	Исполнительный	4	14

Описание в метрической системе

Просмотр, загрузка и экспорт результатов запроса

Запросы с данными CRM

Мониторинг электронной почты сотрудников на рабочем месте — право на конфиденциальность?

Есть много причин, по которым наблюдение за сотрудниками является хорошей деловой практикой.Однако сотрудники имеют право на конфиденциальность во время работы. Таким образом, при мониторинге сотрудников вам необходимо знать, в какой степени вы можете нарушить это право на конфиденциальность. Это руководство по мониторингу сотрудников направлено на решение возникающих проблем.

В Великобритании нет закона о конфиденциальности данных, который конкретно регулирует, могут ли работодатели контролировать сотрудников и каким образом. Вместо этого необходимо изучить различные законодательные акты, чтобы определить, когда разрешен мониторинг сотрудников и как это делать.Здесь мы даем руководство о том, какой мониторинг разрешен, при каких обстоятельствах и что необходимо для того, чтобы он был законным.

Перейти к:

1. Какие законы применяются к мониторингу сотрудников?
2. Что мы подразумеваем под «мониторингом сотрудников»?
3. Почему работодатель может захотеть контролировать своих сотрудников?
4. Какое право на неприкосновенность частной жизни на работе?
5. Как вы законно контролируете сотрудников?
6. Когда мониторинг сотрудников считается незаконным?
7. Требуется ли согласие работодателя для наблюдения за работником?
8. Вам нужно сообщить сотрудникам, что вы за ними следите?
9. Что работодатели должны делать с информацией, собранной в результате мониторинга?
10. Каковы последствия незаконного мониторинга и нарушения конфиденциальности сотрудника?
11. Советы по разработке политики мониторинга рабочего места

Какие законы применяются к мониторингу сотрудников?

Существуют разные законы, которые могут применяться к мониторингу сотрудников.Какие из них применимы, будет зависеть от того, что вы отслеживаете и почему. Соответствующий закон включает:

• Статья 8 Европейского суда по правам человека, которая была включена в законодательство Великобритании Законом о правах человека;
• Общий регламент по защите данных (GDPR) и Закон о защите данных 2018 г.
• Закон о полномочиях расследований 2000 г. и Закон о полномочиях расследований 2016 г.
• Телекоммуникации (Законная деловая практика перехват сообщений) Положения 2000 г.
• Подразумеваемая обязанность доверия и конфиденциальности, которая существует во всех трудовых договорах
• Концепция справедливости, применяемая Законом о правах в сфере занятости 1996 г.
• Закон о равенстве 2010 г.

Что мы подразумеваем под «мониторингом сотрудников»?

Мониторинг означает наблюдение за тем, что ваши сотрудники делают в рабочее время, и включает:

• Содержание электронной почты, а также отправители и получатели электронных писем
• Использование Интернета и целевые сайты (с использованием файлов cookie или веб-распечаток)
• Использование приложений
• Мониторинг экрана компьютера
• Подсчет нажатий клавиш
• Веб-камеры
• Использование телефона и содержание разговора
• Видеонаблюдение и видео / аудио наблюдение, проводимое на рабочем месте работодателя и в прилегающих районах
• GPS слежение за транспортными средствами
• Отслеживание местоположения по бейджу доступа
• Обыск сумок, шкафчиков и т. д.
• Тестирование на наркотики (лучше изложить это в отдельной «Политике злоупотребления психоактивными веществами»)
• Биотслеживание, которое отслеживает жизненно важные показатели и настроение
• Сотрудники с микрочипами (да, сейчас это не просто сюжетная линия в фильме о Бонде, это была сделана американской компанией для волонтерства сотрудников!)
• Ручные устройства / браслеты для проверки производительности

Технологии сделали мониторинг очень простым, но только потому, что он доступен на рынке не означает, что вы можете использовать его автоматически.Когда вы используете технологии для мониторинга, сотрудники все равно должны соблюдать закон.

Мониторинг может осуществляться двумя способами:

• Незаметно — когда сотрудников информируют о том, что за ними наблюдают, и о причинах, почему, при этом мониторинг происходит на виду
• Скрытно — когда сотрудник не знает, что за ним наблюдают до того, как начнется мониторинг, а в некоторых случаях случаях, возможно, никогда не узнает, что это произошло.

Почему работодатель может захотеть контролировать своих сотрудников?

Есть много законных причин, по которым работодатель может захотеть контролировать своих сотрудников.Законные причины для наблюдения за сотрудниками включают:

• Оценка производительности и производительности с целью ее улучшения
• Обеспечение соблюдения процедур компании
• Расследование нарушений правил компании или неправомерного поведения
• Предотвращение ущерба репутации работодателя
• Уменьшение или оценка потерь бизнеса
• Защита сотрудников и общественность от преследований и дискриминации
• Защита работодателя, его сотрудников и общественности от диффамации
• Предотвращение передачи конфиденциальной информации и коммерческих секретов
• Предотвращение случайного заключения договоров и нарушений договора
• Предотвращение нарушения авторских прав, будь то авторские права принадлежат работодателю или третьей стороне
• Предотвращение взлома
• Предотвращение передачи вирусов и других вредоносных программ, которые могут атаковать систему работодателя
• Оценка халатности сотрудников

Что такое право на неприкосновенность частной жизни т работать?

Как было сказано в недавнем деле, «инструкции работодателя не могут свести к нулю частную общественную жизнь на рабочем месте».Это четко устанавливает два принципа:

• работник имеет право на неприкосновенность частной жизни на работе, даже в течение времени, за которое он получает заработную плату, и когда он был проинформирован о том, что за ним наблюдают; и
• работодатель не может ввести в действие политику, полностью лишающую его права на неприкосновенность частной жизни.

Как вы законно контролируете сотрудников?

Учитывая, что сотрудники имеют право на неприкосновенность частной жизни, как вы можете законно контролировать их?

Что ж, если вы хотите отслеживать электронную почту, использование Интернета и все остальное, что связано с данными (включая местоположение GPS), изображениями или тестированием на наркотики, вам необходимо убедиться, что вы соблюдаете Закон о защите данных.

Для соблюдения Закона о защите данных вам необходимо провести оценку воздействия. Это не должно быть сложным или формальным процессом. Вы можете провести оценку воздействия в уме, но желательно вести письменный отчет об оценке воздействия, чтобы иметь доказательства своих решений на каждом этапе в случае, если вас попросят обосновать мониторинг.

Это означает выполнение следующих вопросов:

Когда наблюдение за сотрудниками незаконно?

Не только незаконно контролировать сотрудников, если вы неправильно проводите оценку воздействия, но также незаконно контролировать сотрудников, когда есть законные ожидания конфиденциальности.

Это не будет включать мониторинг туалетов, молитвенных комнат, мест для кормления грудью и так далее. и отсутствие мониторинга транспортных средств в то время, когда сотрудник использует рабочее транспортное средство в личных целях.

Требуется ли согласие работодателя для наблюдения за работником?

Если вы правильно выполнили оценку воздействия, маловероятно, что вам потребуется согласие ваших сотрудников. Это полезно. Раньше требовалось показать согласие сотрудника, но маловероятно, что в трудовых отношениях согласие будет считаться предоставленным добровольно.Поэтому лучше всего полагаться на потребности бизнеса в мониторинге.

Вам нужно сообщить сотрудникам, что вы за ними следите?

Да. Есть ограниченные обстоятельства, когда вы можете контролировать сотрудников, не сообщая им об этом. В частности, исключение применяется, если:

• вы подозреваете, что работник совершает преступление;
• , можно сделать вывод, что если дать знать сотруднику, то будет сложнее выявить преступление; и
• вы только тайно отслеживаете конкретное расследование и прекращаете наблюдение, как только расследование будет завершено.

Что работодатели должны делать с информацией, собранной в результате мониторинга?

После того, как вы собрали информацию в результате мониторинга, у вас есть обязательство относительно того, как вы используете и храните эти данные.

• Если у вас есть данные, вы не можете использовать их каким-либо образом, если не убедитесь, что делаете это по причинам, разрешенным в Законе о защите данных.
• Если у вас есть причина, вы можете использовать информацию только в тех целях, для которых она была собрана.
• Храните только актуальную и не лишнюю информацию.
• Получив данные, убедитесь, что они верны на момент сбора, а затем убедитесь, что вы постоянно обновляете их.
• Не храните информацию дольше, чем это необходимо для целей, для которых вы ее изначально собрали, или в соответствии с требованиями закона (например, информация о заработной плате должна храниться в течение 3 лет с конца налогового года, в котором они относится к).
• Убедитесь, что вы обрабатываете данные в соответствии с правами сотрудника в соответствии с Законом о защите данных.
• Убедитесь, что информацию видят только те, кому нужно к ней доступ. Они должны быть обучены своим обязанностям и соблюдать конфиденциальность.
• Не допускайте случайного уничтожения или повреждения информации.
• Не передавайте информацию или данные за пределы Европейской экономической зоны, если нет сопоставимых данных и прав на конфиденциальность в отношении личных данных.
• Убедитесь, что ваши потребности в сборе и обработке информации соотносятся с правом сотрудника на конфиденциальность.

Каковы последствия незаконного мониторинга и нарушения конфиденциальности сотрудника?

Нарушение обязательств перед сотрудниками может иметь несколько последствий. У вас может быть:

• жалоба работника;
• жалоба в Управление уполномоченных по информации, которая будет связана с расследованием вашей организации и получением штрафа в размере до 500 000 фунтов стерлингов или постановлением, требующим от вас исправить или уничтожить неточные данные или привлечь вас к ответственности за уголовные преступления;
• иск о возмещении ущерба и причиненного вреда;
• для защиты иска о конструктивном несправедливом увольнении или потенциальной дискриминации.

Советы по разработке политики мониторинга рабочего места

Учитывая необходимость информирования сотрудников о том, какой мониторинг вы выполняете, важно, чтобы у вас была политика, которая охватывает мониторинг сотрудников и должна включать:

• Когда отслеживается использование электронной почты
• Почему отслеживается использование электронной почты
• Как будет использоваться собранная информация
• Кто будет раскрывать собранную информацию

Однако вы не должны останавливаться на достигнутом.У вас должна быть хорошая всеобъемлющая политика электронного мониторинга, которая охватывает вопросы, изложенные в нашем контрольном списке. После того, как вы написали свою политику, вам необходимо убедиться, что вы информируете своих сотрудников о политике и ведете запись, подтверждающую, что сотрудники были проинформированы о ней. Итак, вы должны сделать следующее:

• Выдать копию сотруднику при приеме на работу
• Попросить сотрудников подтвердить, что они прочитали и поняли политику не только при ее внедрении, но и каждый раз, когда в нее вносятся поправки или обновления
• Выполнять напоминания о политике
• Предоставлять обучение сотрудников, менеджеров и тех, кто получает данные мониторинга

Крайне важно, чтобы всякий раз, когда у вас возникают проблемы, возникающие в результате вашего мониторинга сотрудников, вы подходили к каждому случаю последовательно и справедливо.Если вы этого не сделаете, вы подвергнете свою организацию потенциальным искам о несправедливом увольнении и дискриминации. Если у вас действительно есть причина относиться к кому-либо иначе в соответствии с политикой, убедитесь, что вы записали эту причину в письменном виде.

6 Конфликты на рабочем месте и как с ними бороться

Конфликт неизбежен — это факт жизни.

Нет двух одинаковых людей, и когда наши разные мотивации, процессы и цели сталкиваются, возникают конфликты.Однако конфликта не всегда стоит опасаться, потому что из конфликта возникает изменение . При правильном разрешении конфликты могут привести к лучшим идеям, лучшему пониманию и лучшим рабочим отношениям.

Благодаря внимательному разрешению конфликтов на рабочем месте компании и их сотрудники могут улучшить себя.

6 Конфликты и разрешения на рабочем месте

Столько конфликтов в жизни вызвано отсутствием или плохим общением, и рабочее место ничем не отличается.Непонимание, замкнутость и пассивно-агрессивное поведение — все это способствует возникновению следующих конфликтов на рабочем месте.

1. Взаимозависимость / конфликты, связанные с задачами

Эти разногласия возникают в ситуациях, когда участники взаимозависимой проектной сети должны координировать свои задачи, чтобы каждый мог успешно выполнить свою часть работы. Например, бухгалтер не может выполнять свою работу без всех цифр. Если сотрудник постоянно опаздывает с отчетами, это влияет на способность бухгалтера завершить работу и уложиться в сроки.

Решение? Эффективно делегируйте задачи. Расскажите команде о важности ответственности и подотчетности. Уточните, что каждый должен делать в своей роли, чтобы все были на одной странице при приближении сроков.

2. Конфликты руководителей

У всех свой стиль лидерства, и все по-разному реагируют на эти стили лидерства. Некоторые лидеры смелы и харизматичны, другие более непринужденны, теплы и привлекательны.Некоторые из них очень техничны и строги в отношении правил и сроков, а другие настолько невнятны, что вы их почти не видите.

Чтобы разрешить потенциальные конфликты, вы должны подчеркивать взаимное уважение различий в компании. Кроме того, лидеры должны знать о своих стилях лидерства и о том, как они взаимодействуют со стилями работы и личностями людей в своей команде. Они должны иметь возможность приспосабливаться и поддерживать связь со своими сотрудниками независимо от их лидерских предпочтений.

Опять же, мы все разные — от этого никуда не деться.

3. Конфликты стиля работы

Так же, как существуют разные стили руководства, существуют разные стили работы. Некоторые люди предпочитают работать в группах, в то время как другие лучше всего работают в одиночку. Некоторым людям не нужно дополнительное руководство для выполнения задачи, в то время как другим нравится внешний ввод и руководство на каждом этапе пути. Некоторые люди выполняют больше работы под давлением, а другим нравится выполнять свои задачи пораньше.

Та же идея взаимного уважения и понимания применяется здесь, а также ко всем конфликтам на рабочем месте и любому взаимодействию с участием других людей.Мы можем предпочесть определенный стиль работы, но иногда в группах команды должны сотрудничать, чтобы прийти к идее, большей, чем может придумать один ум в одиночку, — это означает, что они должны научиться справляться с различиями друг друга.

4. Конфликты между личностями

Скажи это еще раз: Мы все разные . Нам не всегда нравятся все, кого мы встречаем, и нелегко работать с кем-то, чья личность нам неприятна. Полезно помнить, что то, кем мы кого-то воспринимаем, не обязательно является тем, кем они являются на самом деле. Это возвращается к теме сочувствия и понимания. Не позволяйте тому, что вы видели, определять все, что вы думаете о ком-то в будущем.

Все дело в истории, которую вы рассказываете. Представьте, что вас подрезают на шоссе. Вы, наверное, подумали о том, что они грубые и безмозглые придурки. А теперь представьте, что вы опаздываете на работу или ведете больного ребенка к врачу, или что вам нужно немедленно сходить в туалет , и вы в конечном итоге подрезаете кого-то во время вождения.Вы знаете оправдание своих действий, но человек, которого вы отключили, сидит и думает, что вы грубый и безмозглый придурок.

5. Дискриминация

Именно здесь конфликт на рабочем месте становится более серьезным, и в него, возможно, придется вмешаться человеческим ресурсам. Если преследование или дискриминация происходит из-за возраста, расы, этнической принадлежности, пола или чего-то еще, компании очень необходимо явно подчеркивать открытость, принятие и понимание.

Мы все можем научиться сосуществовать.

6. Конфликт творческих идей

Конфликт, когда дело доходит до мозгового штурма идеи, на самом деле является отличной возможностью сделать идею еще лучше. Сотрудники должны распознавать идеи других, озвучивать свои собственные, а затем собирать лучшие части вместе для потрясающего решения.

Если два человека не соглашались по поводу идеи проекта, они могли поговорить друг с другом и совместно принять решение по той или иной идее.Они также могут искать компромисс, чтобы обе идеи могли проявиться, и в то же время добиться еще лучших результатов от сотрудничества. При необходимости они могут обратиться к другому коллеге или вышестоящему руководству, чтобы выступить посредником в обсуждении или высказать свое мнение об окончательном решении.

Мы учимся и растем через конкуренцию при правильном обращении.

Почему важно разрешение конфликтов на рабочем месте

Оставление конфликта неразрешенным может вызвать серьезные проблемы с моральным духом на рабочем месте, производительностью и корпоративной культурой.Никто не хочет работать в напряженной, пассивно-агрессивной среде, где им постоянно неудобно. Когда люди не хотят находиться на работе, это показывает: более высокая текучесть кадров, больше больничных и низкая производительность труда.

В более серьезных случаях продолжительный конфликт может привести к юридическим проблемам.

Этапы разрешения конфликтов на рабочем месте: краткое изложение

1. Успокойся

Первый шаг — успокоиться и принять реальность конфликта. Затем придумайте план решения проблемы, поговорив с другим человеком (ами) до того, как напряжение между вами перерастет в нечто невыносимое.

Не позволяйте ситуации становиться пассивно-агрессивной. Разрешите конфликт, пока он не зашел так далеко. Не позволяйте эмоциям брать над вами верх. Скажите, что вам нужно сказать, не крича и не фыркая, и помните, что у каждой истории есть две стороны. То, что вы испытывали во время взаимодействия с другим человеком, может не всегда совпадать с тем, что он испытывал во время взаимодействия с вами. Откройте свой разум для других точек зрения. Заранее признайте, что не всегда вы правы.

2. Общайтесь посредством активного прослушивания

Дом — Рабочее место

Скрытый ярлык

Администрация / Офис

Скрытый ярлык

Школа администраторов

Скрытый ярлык

Ученичество

Скрытый ярлык

Смотрители и дворники

Скрытый ярлык

Инвалидность

Скрытый ярлык

Уборщик General

Скрытый ярлык

Уборка

Скрытый ярлык

Строительство

Скрытый ярлык

Творческий / Цифровой

Скрытый ярлык

Обслуживание клиентов

Скрытый ярлык

Электрик Mate

Скрытый ярлык

Генеральные и операционные менеджеры

Скрытый ярлык

Сотрудник по охране труда

Скрытый ярлык

Здравоохранение / социальное обеспечение

Скрытый ярлык

Гостиничный и ресторанный бизнес

Скрытый ярлык

Маркетинг, коммуникация и взаимодействие

Скрытый ярлык

Полицейские

Скрытый ярлык

Ресепшн

Скрытый ярлык

Розничная торговля

Скрытый ярлык

Розничная торговля продуктами питания

Скрытый ярлык

Розничные продавцы

Скрытый ярлык

Безопасность

Скрытый ярлык

Транспорт

Скрытый ярлык

Склад / Вождение / Распределение

.