Статья SolverMate: «умная» почта для бизнеса и не только

«Я где-то потерял это письмо» или «Неужели мы с вами об этом договаривались?». Вряд ли найдется руководитель, который хотел бы слышать такие фразы из уст своих сотрудников. Чтобы важные данные больше никогда не оседали в почте, переведите офис на веб-клиент SolverMate

Несмотря на появление Skype и других возможностей общения через Интернет, все же самым популярным и универсальным средством связи остается электронная почта. Принцип работы e-mail — вы написали письмо, а мы ответили на него — не меняется уже много лет, однако время от времени самые разные компании делают попытки каким-то образом упростить процедуру обмена сообщениями, сделать ее более удобной. Именно эту задачу поставили перед собой создатели нового российского веб-сервиса SolverMate.


Этот веб-сервис нацелен, прежде всего, на компании, для которых электронная почта является основным средством общения с клиентами и партнерами. SolverMate может быть полезен для обработки заказов, для организации работы службы технической поддержки, для контроля за намеченными событиями, для упорядочивания рабочих контактов. SolverMate может пригодиться и в личных целях — например, фрилансерам, которые активно используют электронную почту для общения с работодателями.

По сути SolverMate представляет собой почтовый веб-клиент (именно клиент, а не почтовый сервис). Для работы с ним не нужно заводить отдельный электронный ящик — подобно привычным для большинства пользователей настольным почтовым программам, SolverMate собирает почту, поступающую из уже существующих ящиков. Число учетных записей, прикрепленных к одному аккаунту SolverMate, не ограничено. Какой же смысл в использовании сервиса, если он работает просто как сборщик почты?

В отличие от настольных почтовых клиентов, SolverMate является интернет-сервисом. Это означает, что письма всегда будут под рукой, где бы вы ни находились. Даже если для ваших почтовых ящиков не предусмотрен доступ через веб-интерфейс, при помощи SolverMate с любого компьютера можно отправить письмо или прочитать новые сообщения. Однако это — не единственное преимущество сервиса.

Давайте посмотрим, что умеет типичный почтовый клиент: назначать письмам приоритет, выделять их флагами, автоматически помещать новые письма в разные папки согласно установленным правилам, выделять непрочитанные сообщения. При этом очень многие важные для ведения бизнеса данные просто оседают в почте. Чтобы найти нужное письмо, нередко требуется время, особенно если вы не уверены в том, на какой из адресов компании отправил запрос клиент. К тому же дополнительное время тратится на перенос информации из почты в органайзер или в другие системы учета проектов.

Вся информация — как на ладони

В отличие от обычной почтовой программы, SolverMate предлагает множество «умных» способов организации писем, содержащейся в них информации, а заодно — и их отправителей. Таким образом, главное отличие SolverMate — в наличии разных способов представления информации, а также в возможности анализа содержимого писем.


Все сообщения, отправленные и полученные в рамках одной и той же темы, автоматически объединяются в цепочку. Такой способ представления, хорошо известный, например, пользователям Gmail, существенно экономит время, так как история переписки всегда находится перед глазами.


Но в интерфейсе SolverMate есть еще кое-что: кроме сообщений, на экране можно сразу же увидеть список файлов, прикрепленных к письмам цепочки, список респондентов, которые участвуют в переписке. Если нужно ответить на письмо, то можно немедленно понять, кто получит сообщение, и при необходимости отредактировать список простым щелчком по контакту.

Цепочками писем можно полностью управлять, например склеивать несколько тем в одну или, наоборот, разъединять.


Письма превращаются… Сообщения разных типов

Каждую цепочку сообщений можно быстро преобразовать в задачу, событие, заявку, заказ или любой другой тип данных. При этом сервис предлагает заполнить поля, соответствующие выбранному типу: указать срок выполнения, выбрать ответственного и тому подобное. А вся исходная информация (переписка, файлы, контакты) будет сохранена в рамках проекта. Типы данных легко настраиваются, и каждый из них может содержать свои поля для заполнения.


Обычный почтовый клиент никогда не интересуется содержанием ваших писем. SolverMate же, напротив, анализирует все сообщения и пытается обнаружить в них данные, которые могут представлять ценность. Например, если в письме есть слово «завтра», сервис выделит его, давая возможность быстро установить конечный срок выполнения задачи. На основе информации из писем сервис также может вычленять цены и другие данные.


Таким образом, обычное письмо можно быстро превратить в любой тип бизнес-информации, не создавая лишних дубликатов в приложениях для управления задачами и не тратя времени на переключение между разными программами. Более того, когда цепочка писем будет преобразована, можно продолжать обмениваться сообщениями со всеми заинтересованными лицами, видеть последние письма темы, а также всю относящуюся к ней информацию: файлы, участников, связанные события и так далее.


Чтобы случайно не забыть о важных делах, можно настроить автоконтроллер, или, проще говоря, напоминальщик. Он дает возможность получать уведомления об исчерпании ресурсов, невыполненных в срок задачах и так далее. Автоконтроллер отсылает напоминания в темы, для которых выполняются заданные при его настройке условия (например, наступило определенное число, а задача значится как невыполненная).


Люди и время. Средства для управления контактами и временем

Основная работа с данными происходит на рабочем столе, однако SolverMate предлагает также два других представления: «Контакты» и «Календарь». В «Контакты» автоматически заносятся все люди, с которыми вы общаетесь, а в «Календарь» — все события и другие бизнес-задачи, выполнение которых сопряжено с определенными датами. Информация в этих представлениях обновляется сама собой, поэтому если вы, например, помните, что такой-то партнер отправлял вам файл с прайсами, удобнее не искать файл в почте, а перейти в «Контакты» и зайти в профиль нужного человека. На странице профиля, кроме контактных данных, выводятся последние сообщения, отправленные человеком, события, в которых он участвует, а также файлы, которые он отсылал.


То же самое касается данных, которые отображаются в календаре. Перейдя на страницу в календаре, отведенную определенному событию, можно тут же увидеть всю посвященную ему переписку, файлы, имеющие к нему отношение, список участников.


Списки контактов настраиваются столь же гибко, сколь и типы сообщений. Так, есть возможность объединять людей, применяя к контактам шаблоны (например, сотрудники, клиенты, партнеры), а также относя их к разным группам. Шаблоны предназначены для быстрого поиска и общей классификации контактов — они содержат поля, которые предлагается заполнить для каждого контакта, например дату рождения, мобильный телефон и так далее. По умолчанию в системе создан шаблон «Сотрудник». Для всех контактов, к которым применен этот шаблон, можно быстро создавать учетные записи для входа в SolverMate, а также настраивать их (добавлять права администратора и так далее).


Группы контактов тоже упрощают поиск. Один и тот же контакт может быть отнесен к нескольким группам. Отдельные группы можно создать, например, для разных отделов компании, для организаций, с которыми вы сотрудничаете. Используя группы, можно быстро отправить письмо всем контактам, которые входят в одну из них.

Вместе — веселее! Многопользовательская работа с e-mail

Группы контактов также удобны тем, что позволяют работать с групповыми адресами. SolverMate дает возможность настроить почтовый ящик, к которому будет открыт доступ всем участникам группы. Благодаря этому каждый участник группы будет видеть сообщения, которые на этот адрес приходят, а при отправке письма сможет выбирать ящик, с которого будет отсылаться сообщение (личный или групповой).


Возможность полноценной многопользовательской работы с групповыми почтовыми ящиками ([email protected] или [email protected]) — это одна из ключевых особенностей SolverMate. Предлагаемая система является альтернативой системам заявок и тикетов, которые часто используются службами технической поддержки. При работе с SolverMate письма, которые приходят на такие почтовые ящики, могут обрабатываться несколькими сотрудниками. При этом каждому из них будет видно, какие письма еще ждут ответа. Также сервис может автоматически обрабатывать сообщения, направляемые на такие почтовые ящики, согласно определенным правилам. Например, они все могут автоматически быть отнесены к типу данных «Заявка».

За вами следят! Расширенные возможности организации личной переписки

Каждый пользователь, подключенный к SolverMate, может сделать работу с сервисом комфортнее за счет включения пользовательских фильтров, использования тегов и слежения за определенными темами или контактами.
Метки могут быть добавлены к любому сообщению. Они отображаются на боковой панели рабочего стола и позволяют быстро перемещаться к помеченным ими цепочкам сообщений. Тегами можно помечать на только сообщения, но и контакты, используя метки как дополнительную возможность классификации.


Слежение за контактами может быть удобно в том случае, если сотрудник прикреплен к определенному клиенту и боится пропустить письмо от него. Если включено слежение за контактом, то новые письма от него будут появляться на рабочем столе в фильтре «Мои» даже в том случае, если клиент написал не этому сотруднику, а на другой адрес компании. Слежение за темами — еще одна функция, помогающая всегда быть в курсе дела. Она может пригодиться, например, для начальника, который сам в переписке не участвует, но хочет быть в курсе обсуждения, которое ведут подчиненные.


Заключение

Таким образом, можно выделить несколько основных особенностей веб-интерфейса для работы с почтой SolverMate:

• Письма организовываются в цепочки, которыми можно управлять. Письма можно помечать тегами, создавать собственные фильтры;
• Письма могут быть преобразованы в разные типы проектов: задачи, заявки и прочие;
• Система имеет встроенный напоминальщик;
• При просмотре любой цепочки выводится вся информация, которая имеет к ней отношение;
• Реализовано управление контактами с возможностью объединения их в группы и применения к ним шаблонов, контакты являются общими для всех сотрудников;
• При просмотре информации о контакте выводятся связанные с ним файлы, последние сообщения, другая полезная информация;
• В системе есть календарь, который автоматически учитывает все сроки, указанные пользователем в задачах, заявках, событиях;
• Можно организовывать полноценную работу службы поддержки, где сотрудники имеют доступ к одним и тем же почтовым ящикам.

SolverMate хорош тем, что не требует никаких финансовых вложений, а также затрат, связанных с администрированием и обслуживанием сервера. Начать пользоваться сервисом можно бесплатно — до тех пор, пока размер данных, собранных в рамках учетной записи, не превысит 1 Гбайт, платить ничего не нужно (вне зависимости от числа подключенных ящиков и числа сотрудников, работающих с учетной записью). Больший объем оплачивается из расчета 285 рублей за каждый «лишний» гигабайт, использованный в течение месяца.

Начав пользоваться SolverMate как обычным веб-клиентом для сбора почты, спустя некоторое время можно открыть для себя все новые полезные возможности сервиса. По большому счету, кроме работы с почтой, сервис решает еще множество бизнес-задач, таких как управление задачами и проектами, организация работы службы технической поддержки, управление контактами и клиентами. Таким образом, постепенно переведя всех сотрудников на SolverMate, можно отказаться от других приложений, собрав всю важную информацию в одном месте.

Стоит также помнить о том, что поскольку SolverMate является веб-сервисом, для работы с ним нужен лишь компьютер, подключенный к Интернету. А это значит, что любой сотрудник сможет поучаствовать в обсуждении срочного проекта или отыскать телефон нужного контакта, даже находясь в командировке или в отпуске.

Интересная статья, спасибо.

Жаль конечно, что эта система не может заменить почтовую систему на предприятии.
Мне сейчас как раз надо найти почтовую систему для фирмы, какую не посмотришь таких денег просят...

Для примера:
Рассматривал вариант Kerio Connect. Использовал их калькулятор для цены - 100 пользователей, 3000$

kadet, даже не знаю, что можно предложить. Корпоративные решения бесплатными практически не бывают. А статья понравилась изложением материала, не смог ее пропустить и решил разместить на форуме.

Amon Goeth, логично.

kadet, отзывы пользователей на трекере имеются, значит работает. Другой вопрос, что делать, если будет внеплановая проверка установленного ПО на легальность.