Как клиенту напомнить об оплате: Стесняюсь напомнить клиенту об оплате… Как сделать это тактично? | TutorLabs — школа репетиторов

Содержание

Стесняюсь напомнить клиенту об оплате… Как сделать это тактично? | TutorLabs — школа репетиторов

Родитель забывает оплатить урок. Как правильно напомнить?

Photo: Unsplash

Прежде всего, не стоит волноваться. Кроме каких-то исключительных случаев, никто не хочет нас обмануть. У родителей много забот, именно поэтому они и наняли тебя, чтобы убрать из своей жизни проблему успеваемости своих дете. Это не значит, что нужно, стиснув зубы, ждать оплаты. Это лишь значит, что нужно правильно напоминать.

🔹 Нужно изначально «установить» право напоминать об оплате. Когда вы обсуждаете детали оплаты, просто спроси: «Вы не против, если я буду напоминать об оплате? Все забывают, это нормально». Никто не откажет тебе, зато ты будешь чувствовать себя увереннее, если придётся напомнить.

🔹 При обсуждении деталей оплаты нужно создать договорённость. Будет ли родитель платить до занятия или после, если после, то в течение какого времени. Может быть, это будет оплата сразу за несколько занятий. Будет это перевод на карту или оплата наличными. Если создать такую договорённость, меньше вероятности, что родитель забудет оплатить, потому что это создаст дополнительную связь в памяти: прошло занятие — оплатить в течение 3 часов.

🔸 Ты можешь делать так, как удобно тебе или родителям, но мы своим ученикам всегда рекомендуем напоминать об оплате в сообщении с обратной связью (её нужно давать обязательно! Пример есть в прошлой статье). Например, после сообщения с обратной связью написать: «Перевести оплату можно по номеру +79008002255 😊».

❌ Если вдруг родитель постоянно нарушает договорённость об оплате и не реагирует на твои напоминания, предложи поменять формат оплаты: «Я вижу, что вам не очень удобно платить так, как мы договаривались. Возможно, вам будет удобен другой формат оплаты?» Скорее всего, эта фраза подействует сама по себе. В любом случае, нельзя, чтобы оплата происходила «спонтанно» – это твои заработанные деньги, из них ты рассчитываешь свой бюджет, поэтому не позволяй никому относиться к этому несерьёзно.

Читай также:

Что делать, если ученик не хочет учиться?

Пригласили в онлайн-школу? Не спеши радоваться! Разбираемся, стоит ли там работать

Я репетитор, но не могу найти новых учеников. Что делать?

Напоминание клиентам об оплате . Детский клуб. От идеи до прибыли

Как тактично сказать, что абонемент заканчивается? А как вежливо напомнить, что абонемент закончился уже вчера? Для этого надо выработать стандарты работы для администратора. Когда напоминать клиенту об оплате? Мы рекомендуем примерно за два занятия до конца абонемента.

Как об этом говорить? Вы можете отработать с администратором нужные фразы, чтобы они звучали спокойно и уверенно. Нет ничего зазорного в том, чтобы сказать: «Двадцатого числа у вас последнее оплаченное занятие. Для вас сохранить место в группе?»

Можно составить таблицу самых распространенных фраз клиентов и напротив каждой написать ответ администратора. Заставьте его выучить все ответы назубок!

Что обычно произносят клиенты?

«Можно мы оплатим в следующий раз/завтра?»

«А сколько стоит абонемент? А в прошлый раз было меньше».

«Мы болели, разве это не продляет наш абонемент?»

Как еще можно напомнить об оплате? Помимо устного напоминания, желательно заготовить вот такую памятку на абонементе или на отдельном листочке.

В чем плюс письменного напоминания? Клиент не сможет сказать: «А вы мне не говорили». И такую памятку няня или бабушка не забудет передать родителям. Можно и стоимость абонемента также указывать.

Отличный способ напоминания – послать CMC. Текст сообщения может быть следующим: «Здравствуйте, __________________ (имя родителя)! Напоминаем Вам, что ___ числа заканчивается абонемент на курс. Просим Вас оплатить абонемент до _____ числа для сохранения за Вами места».

Хорошо работают личные звонки, особенно если на занятия ребенка водят не родители, а няни и бабушки, которые могут забывать передавать информацию.

Да и просто в день последнего занятия ребенка администратор с утра может позвонить и напомнить, чтобы клиент не забыл дома кошелек.

Какие еще тонкости существуют? Конечно, в вашем клубе есть правила оплаты абонементов, но помните, что иногда надо идти клиентам навстречу. Индивидуальный подход всегда располагает к себе. В целом если администратор умеет выстраивать теплые отношения с клиентами, то и напоминания об оплате у него выходят тоже легко и ненавязчиво.

Напоминания об оплате счёта

Мы добавили возможность, которая помогает предпринимателям получать деньги. Это маленький коллектор. Клиент не оплатил выставленный счёт — сервис отправит автоматическое письмо с текстом напоминания и счётом во вложениях.

Как работать со счетами в Эльбе

— Создавать счета на основе договоров. Сервис переносит информацию о продуктах, ценах и контрагентах из договора в счёт в 2 клика.

Счёт можно превратить в следующий документ по сделке — акт или накладную.

— Контролировать оплату счетов: просматривать неоплаченные счета и топ должников. Эльба сама понимает по выписке или интеграции с банком, какие счета оплачены.

— Отправлять счета клиентам со своей или эльбовской почты.

Как напомнить об оплате

Напоминалки отправляются только со своей почты gmail, mail или Яндекс. Если вы зарегистрировались с другой почтой, её можно заменить в настройках. При интеграции с Тинькофф-банком, Альфой и Точкой её нужно сменить и в интернет-банке.

1. Откройте счёт и нажмите под кнопкой отправки документа «напомнить об оплате».

2. Выберите, через сколько дней и какой текст письма получит клиент. Если деньги перечислят раньше и статус счёта изменится на «Оплачен», напоминание не отправится. Во вложениях к письму будет счёт. К нему можно добавить и готовую платёжку.

3. Если вы знаете, что клиент неохотно оплачивает счета, запланируйте автоматические напоминания после каждого счёта.

Напоминалка — небольшой сервис внутри Эльбы. Похожую возможность Инвола предлагает как отдельную программу, Битрикс — как приложение к системе управления. Штука классная и, возможно, мы ограничим к ней доступ. Но сейчас она доступна на всех тарифах. Надеемся, она поможет вам тратить меньше усилий на получение оплат.

Если вы не знакомы с Эльбой, попробуйте 30 дней бесплатно.

Когда попробуете возможность, напишите в комментариях, как вам?

Статья актуальна на 06.09.2017

Как работать с дебиторской задолженностью

14 июля 2020 Пригодится для: Предприниматели

Дебиторская задолженность возникает, если товар вы отгрузили / услуги оказали, а клиент тянет с оплатой счетов, задолженность растёт, а вы остаётесь без оборотных денег.

Вообще лучше системно работать и не допускать возникновения долгов, но, если это уже произошло, с такой задолженностью надо работать, иначе вы рискуете оказаться без денег.

Как образуется дебиторская задолженность

Вот пример. Продавец электроники хочет охватить B2B-сегмент, разместить свои товары на полках крупных розничных сетей. Провел переговоры с лидерами рынка и подписал контракты. Обсудили условия, сроки поставки, и менеджеры мотивированны хорошей комиссией за активную продажу ваших товаров конечным покупателям.

Клиент берёт товары под реализацию и просит об отсрочке платежа: обещает платить вовремя, но по факту продаж.

Для вас же всё выглядит так: товар отгружен под реализацию, а у клиента таких поставщиков, как вы, — миллион, он платит с задержками, частями или перестал платить вовсе. Терять канал продажи не хочется, но деньги надо вернуть в оборот. И чтобы это сделать, надо постараться.

Проданные в долг товары — это и есть дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность есть почти у всех компаний и даже предпринимателей, и это не страшно, если хватает денег, чтобы покрыть текущие обязательства, и есть время подождать, а контрагент прошёл проверку на благонадёжность.

Но дебиторка может превратиться в безнадёжный долг, который невозможно вернуть и придётся списать.

Работа с дебиторкой — это:

Предупредить возникновение долга.
Переговоры о выплате долга.

Принудительное взыскание безнадёжных долгов.

Как предупредить накопление дебиторки

Проверяйте клиента до начала сотрудничества. Как минимум через доступные сервисы, как You Control и Opendatabot.

На что обратить внимание: узнать состав учредителей, кто собственник, где зарегистрирована фирма, не находится ли она в процессе ликвидации или банкротства, фигурирует ли компания в судебных реестрах.

Проверка контрагента: что нужно узнать заранее

Бывает, что и известные на рынке компании задерживают оплаты, но вряд ли они станут портить репутацию и не заплатят вообще.

А вот если собственник бизнеса регистрирует множество разных связанных компаний, в прессе упоминаются конфликтные ситуации с контрагентами, он не слишком требователен в условиях сотрудничества и не спешит подписывать договор — компания сомнительная, лояльных условий оплаты предлагать не стоит.

Как вариант можно также связаться с фирмами, которые уже работают с этим клиентом: узнайте, платит ли он или постоянно ходит в должниках.

Расчёты с контрагетами: предоплата, отсрочка платежа, оплата частями

Выбирайте способ оплаты под клиента, с учётом надёжности. С большими и проверенными могут быть длительные условия отсрочки, с розничными магазинами — отгрузка небольших партий и быстрый расчёт, т.е. не давать длительных отсрочек.

Скидки и дисконты за предоплату. Несмотря на то что скидки почти всегда вы даёте из своей маржи, так вы простимулируете часть клиентов, готовых платить наперёд.

Как работать с большими компаниями без отсрочки платежа

Факторинг, лизинг, аккредитив, банковская гарантия. Вместо отсрочки платежа предложите контрагенту другие удобные варианты финансирования, можете помочь с оформлением документов. Банк выступает посредником в ваших отношениях с клиентом и страхует ваш риск неполучения оплаты.

Лизинг у предпринимателя

Пропишите условия оплаты и штрафы в договоре. Никогда не исключайте, что долг, возможно, придётся взыскивать через суд. Договор должен быть с чёткими и конкретными формулировками, с указанными сроками расчётов, предусмотрите штрафы и пени за просрочку. На эти пункты договора можно ссылаться во время переговоров, чтобы получить компенсацию.

Как работать с текущей дебиторкой

Если дебиторская задолженность уже есть, с ней надо правильно работать.

Поможет в работе с дебиторкой:

Система контроля задолженностей. Ведите учёт долгов в разрезе клиентов, чтобы у вас под рукой была информация: кто, сколько, за что и как давно должен. Используйте программу, где ведёте учёт (1С, прочие), или Excel.

Это может быть разработанный вами детализированный отчёт.

Ранжируйте клиентов по длительности просрочки: до 7 дней, 7–14 дней, 14–21 и более. Так понятно, когда запускать переговорный процесс и выбивать задолженность. При просрочке до 7 дней иногда достаточно напомнить клиенту про оплату, возможно, ваш счёт не оплачен по технической причине. Но чем длительнее просрочка, тем более жёсткие меры нужно принимать.

Система напоминаний о предстоящей оплате. Если напомнить клиенту за 1–3 дня до даты оплаты, есть вероятность, что деньги он перечислит вовремя. Это может быть электронное письмо или звонок. Если даже после напоминаний клиент не платит вовремя, делайте это с определённой периодичностью, в разных формах, главное, знайте меру.

Сегментирование клиентов. Чтобы эффективно работать с конкретным дебитором, нужно понимать причины задолженности и условно распределить должников на группы. Ведь причины неуплаты могут быть разные:

Проблемы с финансированием. У клиента временно нет средств, он не платит никому, вам в том числе.
Выплаты вам — не в приоритете. Если вы небольшая компания и тоже затягиваете сроки по своим обязательствам, скорее всего, вам заплатят позже, чем остальным.
Недобросовестный должник: клиент в принципе не привык платить вовремя, часто нарушает условия договора.
Ваша компания не выполняете обязательства.
У контрагента есть другие основания не платить вам.

После распределения дебиторов на группы вы сможете найти уникальный подход к каждому контрагенту.

Например, клиентам с временными финансовыми трудностями можно пойти навстречу и предложить сотрудничество по факторингу, это снимет напряжение с клиента (он получит дополнительное время на выплату), а вы вернёте деньги в оборот быстрее. Если срочно нужно отправить платежи, а нужной суммы нет, можно воспользоваться овердрафтом.

Можно временно приостановить поставки продукции / оказание услуг, чтобы не наращивать долг, пока ситуация стабилизируется. Обычно так происходит с надёжными постоянными клиентами, и, если пойдёте навстречу, это укрепит ваш союз.

Ещё можно разделить сумму долга на мелкие платежи и предложить платить частями: меньшие суммы проще оплачивать ещё и психологически, есть шанс, что долг постепенно будет выплачен.

Бывает, дебиторка возникает из-за отсутствия продаж вашего товара. Вы отгрузили товар «под реализацию» и деньги получаете от посредника только по факту перепродажи товара конечному покупателю. Если посредник плохо мотивирован продавать ваш товар, возникла дебиторка. Есть смысл попросить вернуть товар и отказаться от сотрудничества с этим партнёром, для вас это бессмысленная заморозка денег.

Причина задолженности — выплаты конкретно вам не в приоритете. Как правило, так поступают крупные компании с мелкими поставщиками.

Но часто дело не в масштабах, возможно, вы подмочили репутацию качеством сервиса, медленно реагируете на просьбы клиента или игнорируете их, с опозданием направляете документы и выставляете счета на оплату, задерживаете сверку и оставляете вопросы нерешёнными. Контрагент откладывает платёж вам на потом. В результате вы и не догадываетесь, в чём ваше упущение, и продолжаете требовать свои деньги. В этом случае вам нужно поработать с ответственными за сделку с вашей стороны.

Прежде чем требовать долг, проверяйте себя: отправлен ли товар, счёт на оплату, накладная/акт. Вовремя ли передали и до конца ли согласовали отчёт по продажам. Бывает, что многие вопросы по сделкам зависают на стороне клиента из-за человеческого фактора: бухгалтер не получил подтверждение от менеджера и, соответственно, не заплатил.

Кто работает с дебиторкой

Обычно выбиванием задолженности по дебиторке занимается бухгалтер или финансист. В бизнесах, связанных с торговлей, привлекают менеджеров по продажам, ведь это они нашли такого клиента и тесно общаются с менеджерами компании-клиента.

Часто приходится вовлекаться собственнику и вести переговоры на своём уровне, особенно если он ведёт переговоры и договаривается о сотрудничестве напрямую.

После распределения клиентов на группы закрепите сотрудника для работы с каждой категорией.

Клиенты проще идут на контакт, когда общаются с одним представителем компании. Всегда интересуйтесь, по каким причинам не платится долг, предлагайте помощь, возможно, ситуацию можно быстро исправить.

Ну а если вам попался просто недобросовестный плательщик, после просьб расплатится, скорее всего, придётся разбираться в судебном порядке.

Срок исковой давности

Взыскать долги со злостных неплательщиков, которые систематические не рассчитываются, можно через суд.

Срок исковой давности — 3 года (ст. 257 ГКУ), в договоре может быть предусмотрен другой срок, больше 3 лет (ст. 259 ГКУ). Есть ряд исключений, когда срок колеблется, они прописаны в ст. 258 ГКУ.

Как считать срок давности. С даты, которая следует за последним днём выплаты по договору.

В договоре срок платежа может быть не прописан: вы можете установить дату выплаты долга или направить требование выплатить задолженность — отсчёт трёх лет начнётся с даты выставления требования.

Время, отведённое на обращение в суд, прошло. Взыскать ничего не сможете, но суд может посчитать причины уважительными, и у вас появится шанс на защиту прав (п. 5 ст. 267 ГКУ). Есть ряд случаев, когда сроки исковой давности не применяются (ст. 268 ГКУ).

И установите сумму, с которой вы работаете своими силами и после превышения которой обращаетесь в суд. Оцените, во сколько обойдётся взыскание долга: процесс может затянуться на месяцы, и вы больше потеряете, чем получите.

Проверьте, все ли договорённости были соблюдены с вашей стороны, в порядке ли документы по операциям. Если суд примет вашу сторону, обидчик должен будет выплатить сумму долга, неустойку и штраф, если предусмотрено договором. Ещё проигравшая сторона компенсирует сумму судебного сбора и стоимость услуг адвоката.

Направьте письмо о ваших намерениях обратиться в суд, обозначьте крайнюю дату платежа, после которой вы запустите судебный процесс. Убедитесь, что письмо получено, и ждите ответ.

Как быть с безнадёжными долгами. Если срок исковой давности по дебиторской задолженности истёк, эта сумма списывается.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Примеры писем-напоминаний | eSputnik

Важной частью рассылки являются письма-напоминания клиенту, которые помогут вернуть внимание к товару и вовремя напомнят об истекающих скидочных предложениях или событиях.

Зачем нужны письма-напоминания и когда их использовать?

Письма-напоминания призваны напомнить клиенту о вашей компании, рассказать о приближающихся скидках и вернуть внимание пользователя к брошенным товарам. Такие рассылки широко используются для вебинаров, онлайн-митапов и офлайн встреч. К примеру, можно запустить напоминание о регистрации на интересующий урок и оформить письмо в стили мини-гайда, где будет ссылка на вебинарную комнату, информация о теме и спикерах и сколько осталось времени до начала.

Использовать письма-напоминания нужно тогда, когда у вас появляется в этом необходимость, но не присылать одно за другим. Не нужно бомбардировать клиента рассылками – есть риск попасть в СПАМ.

Какие бывают письма-напоминания?

Письмо-напоминание – это прежде всего проявление заботы компании о своих клиентах. Такую рассылку обычно отправляют для уведомления пользователей, например:

письмо “Брошенная корзина\просмотр”;
напоминание о завершении регистрации;
напоминание об истекающем сроке предложения;
напоминание о событии – например, онлайн-вебинаре или офлайн встрече;
напоминание о необходимости купить товар повседневного использования;

Как сделать идеальное письмо-напоминание?

Создать идеальное письмо не трудно, главное всегда думать об удобстве своих клиентов. Если совсем ничего придумать не получается – можно посмотреть на наши образцы для письма-напоминания и ознакомиться с основными правилами оформления мейлов.

Совет для написания напоминания:

Пишите коротко. Самый популярный совет, относящийся не только к напоминаниям, но и к любым рассылкам. Позаботьтесь о своих клиентах: гораздо удобнее будет открыть письмо и сразу понять, чего от вас хотят. Сокращайте весь массив информации до главного.
Вдохновение. Чтобы пользователь вас запомнил, нужно выделиться из калейдоскопа других писем в почтовом ящике. Ищите вдохновение в примерах емейл рассылок конкурентов, обратите внимание на свои старые письма – возможно, что-то можно улучшить или придумать новую идею?
Назойливость. Большое количество писем может вызвать раздражение, поэтому этот фактор нужно контролировать. В eSputnik, например, вы сможете настроить нужную частоту рассылок для своего бизнеса.
Персонализация. Персонализированное сообщение всегда приятнее читать. Используйте в рассылке информацию об интересах клиента, постарайтесь найти предложение именно для него. Можно составить небольшой список рекомендаций, основанный на истории действий пользователя на сайте или показать несколько новых товаров из смежных категорий.
CTA-кнопка. Призыв к действию также играет важную роль в письмах-напоминаниях. Это может быть кнопка “Использовать бонусы”, “Перейти на сайт”, “Посмотреть предложение” – любое действие, на которое вы хотите вывести пользователя.

Пара слов в заключение

Письма-напоминания – полезная практика для тех, кто хочет вызвать пользователей на какие-либо действия – потратить бонусы, купить прямо сейчас или приобрести товары из определенной категории. Для создания качественной рассылки не поленитесь исследовать интересы своих клиентов и узнать, какие предложения люди хотят увидеть. Проявите внимание к своим подписчикам и прекрасный результат не заставит себя ждать!

4 совета о том, как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте

Если вы когда-либо проходили собеседование, то вам наверняка знакома первая ситуация. Возможно, вы несколько раз на дню проверяли входящие сообщения, надеясь услышать какие-нибудь новости по поводу работы. Да уж, гробовая тишина в таком случае действует угнетающе.

Второй вариант событий — когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут — тоже может вывести из себя.

Но хуже всего, когда вам приходится ждать просроченный проект или новости от начальника по крайне важному вопросу. Такие ситуации требуют несколько иного подхода. Дружелюбные напоминания о себе уже не сработают.

Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.

Не извиняйтесь

Фото: Giphy

«Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».

Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?

В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.

Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.

Пишите проще

Фото: Flickr

Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит, в ваших предыдущих сообщениях уже была вся необходимая информация.

Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.

Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.

Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки — так его будет легче воспринять.

Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ — желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.

Вот пример короткого письма:

Добрый день,
Хочу напомнить, что у меня до сих пор нет ваших графиков для ежемесячного отчета. Пришлите пожалуйста:
График прироста клиентов
График производства
Мне нужно их получить не позднее 28 ноября. Заранее спасибо!

Попробуйте другие методы

Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»

Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.

Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.

Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.

Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.

Опишите ваши дальнейшие действия

Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.

Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.

Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:

«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»

Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.

Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.

Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.

Источник.

Материалы по теме:

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

Как правильно знакомить людей по почте

6 способов справиться с завалом электронной почты

Ваше руководство по дружественным платежным напоминаниям: шаблоны + временная шкала

Занятие любимым делом может принести невероятное удовлетворение, особенно если вы создали лояльные и доверительные отношения со своими клиентами. Однако для достижения долгосрочного успеха вам также придется научиться справляться с самыми неприятными аспектами ведения бизнеса.

Это может включать в себя такие вещи, как бухгалтерский учет, логистика, администрирование и просроченные платежи. Во время кризиса для многих людей вы можете задаться вопросом, насколько уместно дать вашим клиентам свободу действий, чтобы закрыть свой баланс.Вам также может быть интересно, сколько напоминаний об оплате уместно отправить перед эскалацией вашего запроса.

Итак, ниже мы рассмотрим этикет напоминаний об оплате для малого бизнеса, рекомендуемые сроки, часто задаваемые вопросы и предоставим вам шесть шаблонов, которые вы можете скопировать и настроить по своему усмотрению.

Мы знаем, что своевременные платежи являются ключом к поддержанию вашего бизнеса на плаву, но если вы хотите лучше понять денежный поток вашего бизнеса, обязательно проведите анализ безубыточности.Если вы готовы автоматизировать напоминания о платежах и генерировать счета в один клик, подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию GoSite.

Перейти к:

Что включать в напоминания об оплате?

Ниже приведены некоторые элементы, которые вы всегда должны включать в каждое напоминание, а также некоторые необязательные элементы информации, которые вы можете добавить в зависимости от ваших отношений с клиентами и контрактов.

Напоминание об оплате всегда должно включать:

Название компании
Контактная информация компании
Общий баланс
Срок выполнения
Прилагаемый счет-фактура

Дополнительные элементы:

Пени или проценты за просрочку платежа
Уведомления о прочтении
Принятые способы оплаты

За неделю до родов

При создании временной шкалы напоминаний о платежах важно проявлять инициативу.Отправка дружеского напоминания по электронной почте или текстового сообщения для ваших клиентов за пять-семь дней до установленного срока является обычной вежливостью и дает им некоторое время, чтобы задать любые вопросы, которые могут у них возникнуть по счету.

Рекомендуется предоставить подробный счет сразу после завершения услуги. Тем не менее, также рекомендуется снова прикрепить счет для быстрого доступа во всех ваших последующих электронных письмах.

В этом напоминании вы хотите быть краткими и дружелюбными. Их платеж еще не наступил или просрочен, поэтому используйте это как возможность поблагодарить их за их работу и как тонкий способ сообщить им, что вы скоро ожидаете платежа.

За неделю до шаблона

Строка темы: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ — Счет № 0000 к оплате [ДАТА]

Корпус:

Привет, ИМЯ КЛИЕНТА,

Еще раз спасибо, что доверили нам CUSTOM. Было приятно иметь с вами дело. Это просто дружеское напоминание о том, что ваш остаток в размере XX,XX долларов США должен быть погашен на следующей неделе [ДАТА].

Для вашего удобства я повторно прикрепил ваш детализированный счет сюда [ССЫЛКА].

Пожалуйста, найдите время, чтобы просмотреть счет-фактуру, и не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

[НОМЕР ТЕЛЕФОНА КОМПАНИИ]

[ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КОМПАНИИ]

Дата платежа

Затем вам нужно запланировать раннее утреннее электронное письмо или текстовое сообщение в день, когда должен быть выставлен счет. Если вы взимаете проценты или штрафы за просрочку платежа, не забудьте указать время отсечки, если это уместно.

В этом сообщении вы по-прежнему хотите быть вежливым и дружелюбным, но включите четкий призыв к действию, чтобы закрыть их баланс к концу дня.Вы также можете напомнить им о любых способах оплаты, которые вы принимаете, чтобы вашим клиентам было проще платить.

День шаблона

Строка темы: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ — Счет № 0000 к оплате сегодня

Корпус:

Привет, ИМЯ КЛИЕНТА,

Надеюсь, у тебя все хорошо. Я знаю, что вы заняты, поэтому я хотел бы отправить дружеское напоминание о том, что платеж в размере XX,XX долларов США должен быть произведен сегодня до [ВРЕМЯ], чтобы закрыть ваш баланс.

Для вашего удобства я снова прикрепил ваш счет сюда [ССЫЛКА].

Мы принимаем платежи через:

Кредит/дебет
Paypal
ДРУГОЕ

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

[НОМЕР ТЕЛЕФОНА КОМПАНИИ]

[ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КОМПАНИИ]

Просрочка от двух дней до недели

В зависимости от ваших отношений с клиентами, вы захотите отправить еще одно напоминание в период от двух дней до недели после того, как их счет просрочен.Возможно, у вас есть клиент, который печально известен просроченными платежами, но в конечном итоге он платит полностью. Если это так, предоставление им полной дополнительной недели после установленного срока будет более эффективным подходом.

В этом письме или тексте вы можете быть более прямолинейными, но тон на ваше усмотрение. Мы рекомендуем быть вежливыми, но использовать историю клиента, обстоятельства и уровень общения с вами (или его отсутствие), чтобы определить свой подход.

Через два дня после даты родов Шаблон

Строка темы: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ — Просроченный счет № 0000

Корпус:

Привет, ИМЯ КЛИЕНТА,

Я связываюсь с вами, потому что наши записи показывают, что у вас есть просроченный остаток в размере XX долларов.XX, что должно было быть выполнено до [ДАТА].

Для вашего удобства я снова прикрепил ваш счет сюда [ССЫЛКА].

Напоминаем, что мы принимаем платежи через:

Кредит/дебет
Paypal
ДРУГОЕ

Я был бы признателен за сообщение или электронное письмо, чтобы сообщить мне, когда я должен получить платеж, или если у вас есть какие-либо вопросы о вашем счете.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

[НОМЕР ТЕЛЕФОНА КОМПАНИИ]

[ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КОМПАНИИ]

Просрочка на две недели

Через две недели после того, как вы не получили платеж от клиента, вы захотите добавить к своим сообщениям уровень срочности. Вы можете сделать это, добавив уведомление о прочтении в электронное письмо или запросив его в копии вашего сообщения.

Если они не ответили ни на одно из ваших сообщений, вам следует напомнить им о штрафах за просрочку платежа или процентах, которые у них есть или которые будут начислены, если они не отправят платеж. Эти условия должны быть включены в первоначальный контракт, подписанный вами и клиентом.

Шаблон просрочен на две недели

Строка темы: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ — Второе уведомление о просроченном счете № 0000

Корпус:

Привет, ИМЯ КЛИЕНТА,

Я связываюсь с вами, потому что наши записи показывают, что у вас есть просроченный остаток в размере XX долларов.XX, что должно было быть произведено до [ДАТА].

Убедительно просим Вас закрыть свой баланс как можно скорее. Согласно нашему соглашению, к вашей общей сумме будет применена пеня за просрочку платежа в размере XX. XX долларов США, если платеж не будет получен до [ДАТА].

Для вашего удобства я снова прикрепил ваш счет сюда [ССЫЛКА].

Не могли бы вы ответить, чтобы сообщить мне, что вы прочитали это письмо?

Спасибо,

[ВАШЕ ИМЯ]

[НОМЕР ТЕЛЕФОНА КОМПАНИИ]

[ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КОМПАНИИ]

Просрочка на один месяц

Получение платежа от клиента с задержкой от двух недель до месяца потенциально может повлиять на ваш денежный поток.Если вы не получили никакого ответа от своего клиента на этом этапе, вы должны быть строгими и четко сообщить о любых следующих шагах, которые вы предпримете для получения платежа.

Тем не менее, вы все равно хотите сохранить профессиональный тон. Ваш клиент мог изменить адрес электронной почты, ваши электронные письма могут попасть в спам, или он мог справиться с чрезвычайной ситуацией. Эти вещи важно учитывать, особенно во время кризиса, такого как COVID-19. После этого сообщения обязательно позвоните им и включите термин «окончательное уведомление» во все ваши письменные и голосовые сообщения.

Шаблон просрочен на один месяц

Строка темы: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ — Окончательное уведомление о просроченном счете № 0000

Корпус:

Привет, ИМЯ КЛИЕНТА,

Я до сих пор не получил оплату за ваш просроченный остаток в размере XX.XX долларов. На сегодняшний день ваш счет просрочен на [ЧИСЛО] дней.

Убедительно прошу вас немедленно закрыть свой баланс. Если я не получу от вас ответа до [ДАТА], мне придется передать этот вопрос на более высокий уровень, чтобы получить платеж.

Для вашего удобства я снова прикрепил ваш счет сюда [ССЫЛКА]. Как всегда, пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми вопросами или проблемами.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

[НОМЕР ТЕЛЕФОНА КОМПАНИИ]

[ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КОМПАНИИ]

Благодарственное сообщение

Каждый раз, когда вы получаете платеж, рекомендуется отправлять своим клиентам последующее сообщение «спасибо». Это поможет укрепить ваши отношения, поощрит своевременные платежи в будущем, подтвердит получение платежа и даст вам возможность запросить отзыв.Однако, прежде чем запрашивать отзыв, убедитесь, что клиент полностью удовлетворен вашими услугами.

Шаблон благодарности

Строка темы: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ — Спасибо за оплату счета № 0000

Корпус:

Привет, ИМЯ КЛИЕНТА,

Надеюсь, у вас отличная неделя. Я просто хотел сообщить вам, что ваш платеж в размере XX.XX долларов был получен. Этот счет закрыт.

Прошу вас оставить отзыв о [САЙТ/ССЫЛКА].Поскольку мы являемся малым бизнесом, отзывы помогают нам распространять информацию и продолжать обслуживать таких ценных клиентов, как вы.

Еще раз спасибо за ваш бизнес и надеюсь снова работать с вами в ближайшее время.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

[НОМЕР ТЕЛЕФОНА КОМПАНИИ]

[ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КОМПАНИИ]

Часто задаваемые вопросы

Ниже приведены некоторые часто задаваемые вопросы владельцев малого бизнеса при запросе платежей от своих клиентов.

Когда я должен отправить напоминание об оплате?

Как и в рекомендуемом выше графике, лучше всего отправить первое напоминание о платеже за неделю до установленного срока. Таким образом, вы сохраните платеж в памяти вашего клиента и дадите ему достаточно времени, чтобы просмотреть счет.

Количество отправляемых напоминаний зависит от ваших отношений с клиентом. Однако рекомендуется отправить еще одно напоминание в срок и на следующей неделе, если вы еще не получили платеж.

Как долго я должен ждать, прежде чем обращаться в агентство по взысканию долгов?

В рамках вашей стратегии работы с дебиторской задолженностью вы должны установить, сколько времени вы готовы предоставить своим клиентам, прежде чем обращаться в агентство по взысканию долгов. Если вы хорошо общаетесь со своими клиентами, 90-дневный лимит может быть наиболее эффективным подходом.

Ваши сообщения в течение этих 90 дней должны быть прямыми и разнообразными по каналам. Попробуйте использовать комбинацию электронной почты, текстовых сообщений, телефонных звонков и обычной почты по прошествии времени.

Если остаток просрочен более чем на 90 дней, используйте причитающуюся сумму, чтобы определить, стоит ли коллекторское агентство вашего времени и денег. Обязательно сообщите клиенту, что вы предпримете дополнительные действия для получения платежа. Подобных сообщений может быть достаточно, чтобы побудить ваших клиентов совершить платеж, избавив вас от необходимости обращаться в коллекторское агентство или обращаться в суд.

Как предотвратить просроченные платежи?

Если у вас возникли проблемы с просроченными платежами, вот несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы стимулировать своих клиентов:

Установите четкие условия оплаты в договорах с клиентами
Добавить любые проценты или сборы за просроченные платежи
Принимайте различные формы оплаты, включая кредитные карты и текстовые платежи
Рассмотрите моментальное выставление счетов
Установить автоматические напоминания об оплате

Итак, отправляете ли вы текст, электронную почту или письма своим клиентам, приведенные выше советы и временная шкала помогут вам отправлять четкие и прямые напоминания, чтобы свести к минимуму просроченные платежи.

Поскольку отслеживание этих типов сообщений может быть затруднено, обязательно поищите приложения для малого бизнеса, такие как панель инструментов GoSite, которые позволяют автоматизировать ваши сообщения и сэкономить время. Нажмите ниже, чтобы начать бесплатную пробную версию!

Как напомнить кому-то заплатить вам с помощью напоминаний об оплате

Иногда людям нужно напоминание об оплате.Я управляю небольшим интернет-магазином в качестве подработки, и меня очень раздражает, когда люди не платят вовремя.

Но на отправку электронных писем и телефонных звонков требуется время только для проверки неоплаченных счетов клиентов.

Именно здесь автоматизация, средства обмена сообщениями и стратегия напоминаний о платежах могут помочь вам сэкономить время и быстрее получать платежи.

В этой статье я покажу вам несколько способов отправки напоминаний о платежах и как начать работу с автоматизацией напоминаний о платежах.

Я пройдусь:

Что такое напоминание об оплате
3 причины, по которым вам следует автоматизировать напоминания о платежах
Лучшее время, чтобы напомнить кому-то о необходимости заплатить вам
Сколько сообщений вы должны отправить, чтобы кто-то заплатил вам
4 основных способа напомнить кому-то о необходимости заплатить вам + шаблоны напоминаний об оплате

Читайте дальше.

Что такое напоминание об оплате?

Напоминание об оплате сообщает людям о просроченной оплате счета или платежа. Сообщение с напоминанием об оплате часто включает в себя сумму задолженности, допустимые способы оплаты, номер счета, а иногда и прикрепленную копию счета.

Напоминания о платежах часто автоматически включаются в последовательность напоминаний. Последовательность напоминаний о платежах часто вращается вокруг одной даты платежа или платежа, который необходимо произвести в течение определенного количества дней.

Общие сроки напоминаний о платежах включают:

Нетто 30 (оплата в течение 30 дней с даты выставления счета)
Нетто 15 (оплата в течение 15 дней с даты выставления счета)
Нетто 10 (оплата в течение 10 дней с даты выставления счета)

Последовательность напоминания о платеже net 30 может выглядеть следующим образом:

День 1: электронная почта и текстовые сообщения клиентам со ссылкой на их счет
День 5: текстовое напоминание о счете
День 10: текстовое напоминание о счете
День 15: текстовое напоминание о счете
День 20: электронная почта и текстовая ссылка на счет-фактуру
День 30: позвоните клиенту

Вот как выглядит простая последовательность рабочего процесса с напоминанием о платеже в виде текстового сообщения с использованием функции Text-to-Pay от MessageDesk и интеграции QuickBooks Online:

Примечание. Автоматические напоминания об оплате MessageDesk синхронизируются с QuickBooks Online.Напоминание об оплате текстовым сообщением представляет собой предварительно сохраненный шаблон, который включает тег автоматической вставки со ссылкой на мобильный платеж для оплаты текстом. Ссылка позволяет людям совершать немедленные платежи.

Попробуйте бесплатно автоматизировать напоминания о платежах. Кредитная карта не требуется.

3 причины, по которым вам следует автоматизировать напоминания о платежах

Вы можете подумать, что автоматизация все усложняет и требует больших усилий и технических знаний.

Но настроить автоматические напоминания о платежах намного проще, чем вы думаете.

Многие приложения для напоминаний о платежах и службы обмена текстовыми сообщениями для бизнеса, такие как MessageDesk, позволяют легко настроить автоматические напоминания о платежах всего за несколько кликов.

После установки автоматизация высвобождает время и повышает общую эффективность. Это приводит к более своевременным платежам, увеличению доходов и улучшению денежного потока.

Итак, вот три причины, по которым вам следует автоматизировать напоминания о платежах:

1.Автоматические напоминания о платежах упрощают сохранение настойчивости

Автоматизация любых повседневных задач экономит ваше время.

Но автоматизация напоминаний о платежах позволит вам сохранять настойчивость.

Это важно, потому что взимание просроченных платежей сводится к объему сообщений. Когда вы отправляете сообщения вручную, вы можете двигаться только с определенной скоростью.

Когда большинство просроченных платежей обрабатываются автоматически, вы можете тратить свое время вручную, отслеживая те, которые действительно требуют большей настойчивости.

Многие платформы, такие как MessageDesk, предлагают автоматизацию по умолчанию, настроенную и готовую к работе.

Пример: пять автоматических напоминаний о платежах по умолчанию в MessageDesk:

2. Автоматизация помогает получать больше своевременных платежей за меньшее время

Когда вы вручную отправляете напоминания об оплате, это занимает целую вечность, и вы рискуете ошибиться из-за человеческого фактора.

Большинство платежей пропускают просто потому, что не было достаточно своевременных сообщений, напоминающих человеку об оплате.

Но благодаря автоматизации все неоплаченные счета и платежи, которые обычно могут остаться неоплаченными из-за человеческой ошибки («Я забыл отправить напоминание»), обрабатываются вовремя и без усилий.

Это частично достигается за счет интеграции программного обеспечения по принципу «установил и забыл».

Используете ли вы бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, такое как QuickBooks Online или Xero, для создания счетов или ведения бухгалтерского учета?

После этого такие сервисы, как MessageDesk, смогут автоматически синхронизировать все ваши счета и информацию о клиентах и упростить автоматизацию напоминаний об оплате.

Все, что вам нужно сделать, это подключить поставщика платежных услуг, чтобы начать отправлять сообщения тем, у кого есть неоплаченные счета. Вот и все.

Многие службы обмена сообщениями, такие как MessageDesk, также интегрируются с Zapier для подключения к другим сторонним приложениям. Zapier требует небольшой настройки, но это еще один простой способ без кода начать автоматизировать напоминания о счетах и платежах.

3. Вы лучше поймете процесс напоминания об оплате

Автоматизация напоминаний об оплате также заставляет вас задуматься о процессе сбора платежей.

Я предлагаю вам начать с изучения вашего текущего процесса и создания диаграммы.

Спросите себя:

Где в настоящее время находится мой счет и платежная информация? (он должен быть централизованным)
Сколько сообщений-напоминаний вы обычно отправляете? (5+ — хорошее место для начала)
Каков текущий пошаговый процесс оплаты?
В каких точках вашего процесса возникают ненужные шаги или «трения»?
Как лучше всего отправить напоминание об оплате?

Тогда ищите возможности для экономии времени и программное обеспечение, которое поможет вам отправлять напоминания об оплате.

Может быть, вы обнаружите, что лучшее время для отправки напоминания — сразу после создания счета?

Может быть, вы обнаружите, что это происходит после того, как счет-фактура не оплачен более 5 дней?

Наконец, думайте о трениях при изучении вашего процесса и оценке решений. Чем сложнее кому-то заплатить вам, тем меньше вероятность, что вам заплатят. Это так просто.

Чем больше вы сможете удалить ненужных шагов и упростить процесс, тем лучше

Рекомендуемая статья: Беспрепятственное руководство по выставлению счетов для малого бизнеса

Когда лучше всего напомнить кому-нибудь о том, что вам нужно заплатить?

Говоря о процессе, когда лучше всего напомнить кому-нибудь, чтобы он заплатил вам? Лучшее время зависит от вашего процесса оплаты и условий оплаты.Предприятия и организации, собирающие платежи по 30-кратному графику платежей, должны начать рассылать напоминания об оплате за несколько недель.

Хотите, чтобы клиенты приняли немедленные меры? Также рекомендуется отправить напоминание об оплате с четким призывом к действию (CTA) после того, как вы предоставили продукт или услугу.

Напоминания об оплате, призывы к действию включают:

Оплатить сейчас (ссылка на портал сбора платежей)
Свяжитесь с нами (номер телефона или адрес электронной почты для немедленного обслуживания)
См. условия (ссылка на веб-страницу с условиями оплаты)

Ведение безналичного бизнеса с программным обеспечением, платежными порталами, интеграциями и автоматизацией, очевидно, может помочь в этом процессе и помочь вам определить, когда отправлять напоминание об оплате.

Но каждый бизнес и отношения с клиентами разные, поэтому не существует универсального времени.

Сколько сообщений нужно отправить, чтобы кто-то заплатил вам?

Количество отправляемых вами напоминаний об оплате также зависит от вашего продукта или услуги и предпочтений клиента. В целом, эффективность напоминаний об оплате имеет тенденцию снижаться по мере того, как вы отправляете больше писем. Но хорошее эмпирическое правило — пять сообщений.

Поэтому лучше определить оптимальный график платежей (нетто 30, нетто 15, нетто 10 и т.) для вашего бизнеса и клиентов в первую очередь.

Для предприятий, использующих 30-кратный платежный цикл, я предлагаю следующее:

День 1: электронная почта и текстовые сообщения клиентам со ссылкой на их счет
День 5: текстовое напоминание о счете
День 10: текстовое напоминание о счете
День 15: текстовое напоминание о счете
День 20: электронная почта и текстовая ссылка на счет-фактуру
День 30: позвоните клиенту

Примечание: Вы также должны помнить об этикете обмена деловыми сообщениями в контексте хорошего обслуживания клиентов и своей стратегии обмена сообщениями.

4 лучших способа напомнить кому-то о необходимости заплатить вам или вашему бизнесу

СМС, электронная почта, телефонные звонки и физическая почта — все это способы напомнить кому-то о необходимости заплатить вам или вашему бизнесу. Но какой из них лучше?

Текстовые сообщения		Электронная почта		Звонок		Почта
✅ ✅ ✅ ✅ ✅		✅ ✅ ✅		✅ ✅ ✅ ✅		✅ ✅
Плюсы	Минусы	Плюсы	Минусы	Плюсы	Минусы	Плюсы	Минусы
Высокий процент открытия и ответа	Может быть воспринято как непрофессиональный	Обычно бесплатно	Низкий уровень открытия и отклика	У большинства людей есть мобильный телефон	Затратное время	Более официальный внешний вид	Дорого
Недорогой		Простой обмен файлами	Разбавлен спамом	Мгновенная обратная связь	Невозможно автоматизировать		Невозможно отследить открываемость
Простота автоматизации				Более подробная информация быстро	Низкая частота ответов		Доставка занимает экспоненциально больше времени по сравнению с цифровыми методами

Итог: у каждого варианта напоминания об оплате есть свои плюсы и минусы. В идеале вы будете использовать комбинацию методов, чтобы связаться с тем, кто должен вам денег.

Помните, что в приведенном выше примере последовательности напоминаний об оплате для дней 1 и 5 есть текст и электронное письмо со ссылкой на счет. И на 30-й день им звонят, так как они еще не заплатили вам через какое-либо другое напоминание.

Вы можете использовать несколько разных опций, которые работают вместе в последовательности. Но вы обнаружите, что некоторые люди часто лучше реагируют на один метод, чем на другой.

1. Текстовые (SMS) напоминания об оплате

Текстовые сообщения — один из лучших способов отправить удобное напоминание об оплате.

Почему?

Тексты менее формальны, и люди читают их почти сразу. Тексты напоминаний об оплате также легче автоматизировать, чем телефонные звонки, электронные письма или физическую почту.

На самом деле, текстовые сообщения имеют ряд явных преимуществ.

Он может похвастаться лучшими показателями вовлеченности, чем любая другая форма напоминания об оплате. Мы говорим о до 98% открытий, 45% ответов и около 3% спама.

Ваши клиенты предпочли бы, чтобы вы им тоже написали.

Что касается таких вещей, как встречи, планирование и напоминания о просроченных платежах, 67% людей предпочли бы отправить сообщение компании, чем разговаривать с ней по телефону.

Текстовые сообщения о просрочке платежа также требуют меньше времени со стороны отправителя. А напоминания о последующих платежах, которые содержат детали платежа и ссылку на платежный портал, упрощают для вашего клиента оплату сразу.

Это обычно называют Text-to-Pay.

Text-to-Pay — это способ запроса платежа и оплаты с помощью текстового сообщения. Текстовые платежи можно совершать, просто перейдя по ссылке в текстовом сообщении. Это требует, чтобы ваш бизнес имел платежный портал или систему сбора платежей.

SMS-сообщение с напоминанием об оплате плюсы:

У большинства людей есть мобильный телефон с текстовым номером
Высокая вовлеченность и открываемость
Легко добавить ссылки для оплаты
Получатели с большей вероятностью ответят
Низкий уровень спама
Простота автоматизации
Интеграция учета многих малых предприятий

SMS напоминание об оплате минусы:

Не так формально, как электронное письмо или письмо

Шаблоны SMS-напоминаний об оплате:

Ваш счет должен быть оплачен до 5 часов сегодня. Пожалуйста, не стесняйтесь оплатить чеком лично или оплатить по этой ссылке: http://msgdsk.io/l/w/ev7JhUol

Ваш платеж просрочен на день, пожалуйста, оплатите как можно скорее, чтобы избежать дополнительных штрафов за просрочку платежа.

Просроченный счет находится в вашем аккаунте более 10 рабочих дней. Если оплата не будет произведена в течение 24 часов, коллекторскому агентству будет поручено взыскать непогашенный остаток.

Рекомендуемый ресурс: Шаблоны бесплатных текстовых сообщений с напоминанием об оплате

2.Напоминания об оплате по электронной почте

Электронная почта

— проверенный способ отправки напоминаний об оплате. Всегда лучше использовать электронную почту, но электронные письма с напоминаниями об оплате могут страдать от низких показателей открытия и вовлеченности.

Напоминания по электронной почте имеют около 20% открываемости, 6% ответов и 53% спама.

Да, электронная почта позволяет легко прикрепить копию счета и добавить визуальные эффекты. Но электронная почта часто игнорируется.

Для профессионалов электронная почта также почти бесплатна, так что в ее использовании нет никаких недостатков.Просто имейте в виду, что если это ваш единственный способ доставки напоминаний о последующих платежах, он может оказаться неэффективным.

Напоминания об оплате по электронной почте плюсы:

У большинства людей есть хотя бы один адрес электронной почты
Легко прикреплять и обмениваться файлами, а также отправлять ссылки на счета
Отлично подходит для более подробных, визуально насыщенных сообщений
Множество доступных шаблонов электронной почты

Напоминания об оплате по электронной почте минусы:

Относительно низкий уровень открытия и отклика
Высокий уровень спама в сообщениях

Шаблон электронного письма с напоминанием об оплате:

Тема: СКОРО: Срок оплаты
Тело:

Привет {{Имя}},
Мы надеемся, что вам нравится [Вставьте название продукта/услуги].
В {{ OrganizationName }} мы гордимся тем, что все наши клиенты получают удовольствие от того, что мы им предоставляем.
Я хотел бы отметить, что я еще не получил от вас оплату. Не беспокойтесь, это не должно произойти до {{ PaymentDueDate }} (одна неделя с сегодняшнего дня).
Вы можете оплатить, отправив нам чек по почте на {{ Адрес компании }} или онлайн здесь — [Ссылка на счет-фактуру]. Если у вас есть какие-либо вопросы, ответьте на это письмо или позвоните нам по номеру {{Номер телефона}}.
С уважением,
{{Подпись}}

Тема: Просроченный платеж
Тело:

Привет {{Имя}},
В наших записях указано, что ваш платеж в размере {{ Amount }} должен был быть совершен {{ PaymentDueDate }} и в настоящее время просрочен.Пожалуйста, помните о нашей политике просроченной оплаты.
Перейдите по этой ссылке, чтобы завершить платеж: {{ PaymentLink }}
Спасибо,
{{Подпись}}

Тема: Счет № [номер счета] просрочен на 30 дней — вы его получили?
Корпус:

{{Имя}},
За последний месяц я несколько раз пытался связаться с вами по поводу вашего остатка {{ AmountDue }} из счета № {{ InvoiceNumber }}.
Я снова пишу вам, чтобы сообщить, что ваш баланс просрочен на 30 дней.
Вы можете оплатить счет, нажав на эту ссылку [Ссылка на счет].
Возможно, мои предыдущие электронные письма провалились. Не могли бы вы ответить на это письмо, чтобы сообщить мне, что вы его получили?
С уважением,
{{Подпись}}

3. Напоминания об оплате телефонных звонков

Нет ничего более личного и человеческого, чем телефонный звонок. Но голосовые звонки уже давно находятся в упадке, и около 76% клиентов не любят разговаривать с представителями бизнеса по телефону.

А когда дело доходит до напоминаний об оплате, телефонные звонки занимают слишком много времени. Представьте, что у вас есть куча клиентов, и вам приходится звонить каждому из них несколько раз только для того, чтобы получить оплату.

Но телефонные звонки имеют место быть, несмотря на их недостатки. Они часто являются лучшим последним усилием для сбора оплаты, и их следует использовать, когда вы исчерпали все другие варианты.

Однако я настоятельно рекомендую вам не использовать личный телефон в рабочих целях, в том числе для напоминаний об оплате.

Голосовое напоминание об оплате плюсы:

У большинства людей есть мобильный телефон
Вы получаете мгновенную обратную связь и изменение голоса
Телефонные звонки станут более увлекательными и личными

Голосовое напоминание об оплате минусы:

Восприимчивость к неисправным телефонным трубкам, плохому сетевому соединению и громкому окружающему шуму
Вы не можете легко автоматизировать звонки в масштабе
Затратное время
Относительно низкая частота ответов
Несколько способов интеграции с другими бизнес-инструментами

4.Напоминания об оплате по почте

Сборщики долгов уже давно используют физическую почту для отправки напоминаний об оплате и взыскания долгов.

Одной из основных причин столь широкого использования почты в финансовом секторе является выполнение требований законодательства. Но для многих малых предприятий нет причин утруждать себя отправкой письма.

Тогда есть вопрос стоимости. Стандартные открытки могут стоить от 70 до 100 долларов за 500 карточек — в зависимости от поставщика, принтера, цвета, объема и персонализации.

Напоминания об оплате по почте плюсы:

Напоминания об оплате по почте минусы:

Относительно дорого (особенно в случае повторных напоминаний)
Низкая предельная доходность
Трудно отследить
Высокая вероятность потеряться в океане нежелательной почты
Большинство людей предпочитают цифровые методы связи

Попробуйте бесплатно автоматизировать напоминания о платежах. Кредитная карта не требуется.

Готовы начать отправку напоминаний об оплате?

MessageDesk предлагает более интеллектуальные и простые способы отправки напоминаний об оплате.

Не стесняйтесь начать бесплатную пробную версию MessageDesk или запланируйте демонстрацию, чтобы встретиться с экспертом по обмену сообщениями.

5 лучших образцов электронных писем с напоминанием о невыплаченных платежах [Скачать]

Время чтения: 6 минут

Мы уверены, что вы, должно быть, сталкивались с одним или двумя клиентами, которые по какой-либо причине не хотели оплачивать счет вовремя.Преследование и работа с такими просроченными клиентами — это не только трудоемкий процесс, но и эмоциональная и финансовая трата, поскольку стабильный денежный поток имеет решающее значение для выживания и роста любого бизнеса.

Однако это не означает, что вы используете неэтичные и непрофессиональные средства для получения причитающихся вам денег. Крайне важно сохранять профессиональное отношение и вежливый тон на протяжении всего процесса, чтобы не испортить отношения с клиентом и не потерять его.Более того, репутация вашей компании гораздо ценнее, чем просрочка платежа.

Но мы ведь тоже не можем расстаться со своими с трудом заработанными деньгами, верно? Так что нам делать? Ну а где проблема, там и решение! Попробуйте электронные письма с напоминанием об оплате! Да, электронная почта — это самый профессиональный способ для бизнеса сообщить обо всем, будь то напоминание о просрочке платежа или снижение цен на определенные продукты.

В этом блоге обсуждаются 4 наиболее важные вещи, которые следует включить в электронное письмо с напоминанием о невыполненном платеже, а также 5 примеров электронных писем с напоминанием о платеже — погрузитесь в эти шаблоны.

Давайте начнем с того, что должно быть включено в формат электронного письма с напоминанием об оплате.

4 элемента, которые следует включить в формат электронного письма с напоминанием о невыплаченном платеже

Если вы собираетесь отправить электронное письмо с напоминанием о просроченном платеже в компанию, имейте в виду, что ваше электронное письмо будет одним из сотен, которые они получают каждый день. Итак, отправляя напоминание об оплате, убедитесь, что ваше электронное письмо выделяется в папке «Входящие» и привлекает внимание получателя.

1.Сохраняйте строку темы краткой и точной

Когда мы получаем электронное письмо с напоминанием об оплате, мы все хотим, чтобы оно было точным, не так ли? То же самое верно, когда вы отправляете напоминание об оплате просроченному клиенту. Включите название вашей компании или контактное лицо как в строку темы, так и в текст электронного письма. Эта информация поможет получателю выяснить, кто отправил электронное письмо и о чем оно.

2. Включите обновленную информацию

При создании электронного письма с напоминанием об оплате крайне важно включить информацию о счете клиента.Это поможет клиенту узнать важные детали. Кроме того, если у вас большая клиентская база, мы рекомендуем использовать программное обеспечение для электронного выставления счетов, чтобы упростить процесс оплаты.

3. Уточните, какие способы оплаты вы принимаете

Чтобы упростить платежи для ваших клиентов, укажите способы оплаты, которые вы принимаете – наличные, кредитная карта, чек, мобильные платежи, денежные переводы или автоматизированная клиринговая палата (ACH). ), а также в электронном письме с напоминанием о невыполненном платеже. Обратите внимание, что предложение решения для онлайн-платежей может помочь вам быстрее оплачивать счета/платежи.

4. Укажите дату выставления счета

При отправке напоминаний об оплате вы должны указать дату выставления счета, будь то просроченный или предстоящий платеж. В конечном счете, инкапсуляция всей этой необходимой информации, включая дату, в электронное письмо с напоминанием о невыполненном платеже, гарантирует, что у клиента больше не будет причин откладывать платеж.

Ниже приведены 5 электронных писем с напоминанием о просрочке платежа, которые на практике демонстрируют, как мы должны использовать все эти советы.

5 Образцы электронных писем с напоминанием о просроченном платеже (шаблоны)

При составлении электронных писем с напоминанием о просроченном платеже вам придется соблюдать баланс вежливости и твердости. Однако, в зависимости от того, насколько запоздал платеж, ваш тон, возможно, должен склоняться больше в одну сторону, чем в другую.

В этом разделе мы познакомим вас с четырьмя различными образцами писем с напоминанием об оплате, которые вы можете отправлять через разные промежутки времени.

Почта 1| Электронное письмо с напоминанием о первом платеже: за 7 дней до даты платежа

Первое электронное письмо, которое вы отправляете, должно быть приветственным и информативным.Он также должен быть кратким. Убедитесь, что вы не требуете оплаты сразу, потому что счет еще не выставлен. Убедитесь, что ваше электронное письмо составлено таким образом, чтобы ваш клиент считал, что вы регулярно отслеживаете его счета и свяжетесь с ним, если он не оплатит вовремя.

Тема сообщения: Последующие действия по счету №65456

Здравствуйте, {имя клиента},

Надеюсь, у вас все хорошо.

Это {ваше имя} связывается с вами от имени {название компании} по поводу платежа по {номеру счета}, который мы отправили {дата}, который должен быть произведен на следующей неделе.

Я уверен, что вы должны быть заняты, но было бы здорово, если бы вы нашли время и просмотрели счет, когда у вас будет минутка. Пожалуйста, дайте мне знать в случае возникновения каких-либо вопросов.

Спасибо,

{Ваше имя}

Mail 2| Электронное письмо с напоминанием о сроке платежа: В день платежа

Это будет ваша первая попытка убедить ваших клиентов совершить платеж. Тем не менее, вы должны не только говорить коротко, но и по существу.Кроме того, вы должны поддерживать дружелюбный и вежливый тон, поскольку платеж технически не просрочен.

Тема сообщения: Ваш счет {номер счета} подлежит оплате сегодня }), который мы отправили {дата}, должен быть сдан сегодня. Пожалуйста, произведите оплату на банковский счет, указанный в счете-фактуре.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, ответьте, и я буду рад их разъяснить.

Спасибо,

{Ваше имя}

Mail 3| Шаблон электронного письма с напоминанием о платеже: через 7 дней после просроченного платежа
Это первое электронное письмо с напоминанием о просроченном платеже, информирующее вашего клиента о том, что его или ее счет просрочен. В результате ваш тон должен стать немного более напористым. Кроме того, прикрепите копию счета или отправьте им ссылку на исходный счет, чтобы они могли получить его, если потеряли или удалили его.
Тема сообщения: Ваш счет {номер счета} просрочен на 7 дней!
Привет {имя клиента},
Наши записи показывают, что мы еще не получили платеж на {сумма} по счету {номер счета}, который просрочен на 7 дней.Будет признателен, если вы посмотрите на это.
Если платеж уже отправлен, не обращайте внимания на данное уведомление. И в случае, если вы потеряли этот счет, пожалуйста, найдите еще одну копию, приложенную к настоящему документу.
Спасибо,
{Ваше имя}
Mail 4| Письмо с напоминанием об оплате: через 14 дней после просроченного платежа
В этом письме вы должны быть более прямолинейны. Сделайте четкий запрос на оплату, а также попросите клиента ответить, если он получил ваше сообщение.
Тема сообщения: Ваш счет {номер счета} просрочен на 14 дней!
Здравствуйте, {имя клиента}
Я несколько раз писал вам, чтобы напомнить вам о причитающейся {сумме}, которую мы отправили {дата}. Это напоминание о том, что платеж просрочен на 14 дней.
В случае возникновения вопросов относительно оплаты, пожалуйста, обращайтесь. Прилагается копия счета-фактуры, если вы потеряли или удалили предыдущий.
Просим вас как можно скорее подтвердить и ответить на это письмо.
Спасибо,
{Ваше имя}
Mail 5| Окончательное электронное письмо с напоминанием об оплате: оплата должна быть произведена более месяца
После нескольких неудачных попыток связаться с клиентом вы должны принять более агрессивный подход. Если заказчик воспринимает ваш профессионализм как должное, обсудите возможность получения компенсации за просроченные платежи.
Тема сообщения: Счет-фактура {номер счета-фактуры} от {дата} просрочен – пожалуйста, отправьте платеж как можно скорее получить {сумму}, причитающуюся по счету {номер счета}. Обратите внимание, что в соответствии с моими условиями я могу взимать с вас дополнительные проценты за платеж, полученный через 30 дней после выставления счета.
Еще раз, пожалуйста, свяжитесь со мной в случае каких-либо вопросов относительно оплаты.В противном случае, пожалуйста, немедленно организуйте оплату этого счета.
Спасибо,
{Ваше имя}
Если клиент не обращает внимания или не выплачивает причитающуюся сумму, несмотря на получение пяти электронных писем с напоминанием о невыплаченных платежах, перечисленных выше, вы должны позвонить ему / ей и противостоять им напрямую. . Если он/она соглашается заплатить в оговоренные сроки, подождите еще несколько дней. Однако, если он или она снова потерпит неудачу, всегда есть законный способ привлечь их к ответственности.
Но мы надеемся, что вам никогда не придется дойти до этого момента и что вы воспользуетесь законным путем только в крайнем случае, чтобы гарантировать, что ваши отношения с клиентом не ухудшатся и вы не потеряете потенциального клиента. Но в то же время убедитесь, что вы получаете свои с трудом заработанные деньги, которые необходимы для денежного потока и расширения бизнеса.
Практический результат
Каждому бизнесу или частному лицу нужны постоянные и своевременные платежи, чтобы управлять и развивать свою бизнес-империю.Однако это надуманная мечта, поскольку ни один бизнес не получает все платежи вовремя. Чтобы обеспечить просроченные платежи, вам нужно будет использовать некоторые профессиональные тактики, в том числе вышеупомянутые образцы электронных писем с напоминанием о невыплаченных платежах. Мы уверены, что при правильном использовании эти электронные письма с напоминанием о просроченном платеже помогут вам обеспечить просроченный платеж.
Парас Кела — веб-разработчик, ставший писателем контента, обладающий опытом написания текстов в различных нишах. Крепкий коктейль из его англоязычного образования, страсти к писательству и обширного опыта работы в отрасли помогает ему создавать информационный и увлекательный контент. В свободное время он любит смотреть сериалы и документальные фильмы, заниматься садоводством и проводить время с близкими.
4 эффективных электронных напоминания об оплате, готовых к отправке для просроченных счетов
(обновлено в августе 2021 г.)
В идеальном мире вам бы платили вовремя, каждый раз, но если у вас нет бизнес-модели торговой точки, вы, вероятно, слишком хорошо знакомы с погоней за платежами от клиентов. Это рутинная работа, но отправка электронных писем с напоминанием об оплате клиентам — важный способ сохранить ваш денежный поток здоровым.
Если вы съеживаетесь, отправляя электронные письма и письма с напоминанием об оплате, вы не одиноки. Многим владельцам бизнеса неудобно просить оплату напрямую. Но помните, что отправлять их — это действительно профессиональная вежливость, если они красиво сформулированы и отправлены быстро. Помимо напоминания клиентам о том, что у них есть неоплаченные счета, напоминания об оплате могут помочь вам устранить любые ошибки выставления счетов или проблемы с оплатой, а также предупредить клиентов о предстоящих мерах, таких как штрафы за просрочку платежа или взыскание задолженности. Наличие системы для их отправки — первый шаг к тому, чтобы сделать это привычкой!

Своевременность ваших электронных писем имеет ключевое значение
Лучшие электронные письма с напоминанием об оплате должны быть правильно составлены и рассчитаны по времени. В идеале вы должны построить график напоминаний на основе условий оплаты в вашем контракте. Рекомендуется отправлять напоминания об оплате незадолго до даты оплаты счета, одно вскоре после этого, а затем регулярно после этого. Но то, как скоро до истечения срока вы их отправите (и как часто вы будете получать уведомления), будет зависеть от ваших условий оплаты.

Условия оплаты: краткий обзор
Условия оплаты определяют, когда и как вы и ваш клиент соглашаетесь, что вам должны платить, и что произойдет, если вы этого не сделаете. Они должны быть включены в контракт, который ваш клиент подписывает в начале вашей совместной работы, чтобы они имели силу позже. Вот несколько основных моментов, которые следует учитывать:
Как долго вы дадите окно? В вашем счете должен быть указан период времени, в течение которого клиент должен заплатить вам — такие термины, как Net 30 и Net 15, являются хорошими сокращениями, но лучше излагать их простым языком, например «Платеж должен быть произведен через 15 дней после получения этого счета». ”
Будете ли вы предлагать скидку за досрочную оплату или взимать пеню за просрочку платежа ? В любом случае, они понадобятся вам в контракте, прежде чем вы начнете работать.Скидки за досрочную оплату хороши, если вы можете себе это позволить, но плата за просрочку поможет вам возместить часть стоимости дополнительного времени, которое вы тратите на поиски неоплаченных счетов. Обязательно изучите законодательство в вашей области, так как часто существуют юридические ограничения на то, какие штрафы за просрочку вы можете налагать.
Когда вы эскалируете и каким образом? Вы можете принять решение о сотрудничестве со сторонним агентством по взысканию долгов или получить юридическую помощь, если сумма задолженности значительна, и вы давно ее ждали.Это должно быть последним средством, после того как вы исчерпали все другие варианты.
Наличие условий оплаты также поможет поддерживать профессиональный уровень общения. Когда у вас есть реальные последствия, которые вы можете применить, это не позволит вам чувствовать себя бессильным перед желанием (или нежеланием) ваших клиентов платить вам.
Совет для профессионалов:
————-
Ускорить сбор платежей на 90% с платежами vcita для владельцев бизнеса?

Предлагайте сметы, выставляйте счета и позволяйте клиентам оплачивать онлайн с помощью одного приложения.Создайте бесплатную учетную запись и начните собирать уже сегодня.
Общая информация для включения в электронное письмо с напоминанием об оплате
Клиентам иногда нужны платежные реквизиты для собственных записей. Если вы включите всю необходимую информацию в электронное письмо с напоминанием об оплате, вы сведете к минимуму вероятность того, что вашему клиенту придется попросить вас об этом.
В строке темы укажите название вашей компании и номер счета. Хорошим примером может быть «Напоминание об оплате: [название компании] [счет №###].” Таким образом, ваш клиент может точно видеть, какой счет-фактура является неоплаченным, только по строке темы, что особенно полезно, если вы отправляете им по электронной почте несколько счетов-фактур. Посмотрите также, какую информацию следует включить из конфигурации шаблона счета.
В теле письма укажите:
копия счета-фактуры
дата оплаты счета-фактуры и причитающаяся сумма
ссылка на платеж
отчет о дебиторской задолженности по всем неоплаченным счетам-фактурам для этого клиента, если применимо
напоминание о любых условиях оплаты, вступающих в силу, например в качестве платы за просрочку платежа
Также убедитесь, что вся ваша контактная информация указана в подписи электронной почты, чтобы они могли связаться с вами другим способом, если им это нужно.
4 образца электронной почты с напоминанием об оплате для клиентов с просроченными или просроченными счетами
Рекомендуется менять формулировку электронного письма в зависимости от того, когда вы его отправляете. Электронное письмо с напоминанием об оплате, отправленное до наступления срока оплаты счета, будет сильно отличаться от письма с напоминанием об оплате, отправленного через шесть месяцев после даты оплаты.
Помните, что независимо от того, сколько времени прошло, ключевым фактором является спокойный профессионализм. Клиенты гораздо более общительны, когда могут рассчитывать на то, что вы не будете враждебны, что важно, если им нужно обсудить план платежей или отсрочку платежа.Хотя вы должны быть осторожны с тем, насколько вы готовы пойти на компромисс, иногда это хорошая идея, чтобы сохранить ваши профессиональные отношения. Ниже приведены несколько различных сценариев, которые следует учитывать, и то, как формулировать напоминания о платежах для достижения наилучших результатов.
Дружественное электронное напоминание №1: до истечения срока оплаты счета
Отправка мягкого напоминания по электронной почте вашему клиенту об оплате за несколько дней до срока оплаты счета поможет напомнить тем клиентам, которые просто были заняты и забыли.Для клиентов, которые предпочитают обычную почту, это также может служить шаблоном для дружественного письма с напоминанием об оплате. Если вы предлагаете скидку за досрочную оплату, рассмотрите возможность включения дополнительного напоминания о том, когда истечет срок действия скидки за досрочную оплату.
Строка темы: Напоминание об оплате: [название компании] [счет №###]
Текст:
Здравствуйте [имя клиента],
Просто дружеское напоминание о том, что [счет-фактура ####] подлежит оплате [дата оплаты].Причитающийся остаток составляет [сумма задолженности]. Вы можете просмотреть свой счет здесь: [ссылка на счет].
[Необязательно: осталось X дней, чтобы воспользоваться скидкой за досрочную оплату!]
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,
[ваше имя]
Вежливое напоминание по электронной почте № 2: вскоре после оплаты счета
Это электронное письмо должно прийти через несколько дней после выставления счета, чтобы подтолкнуть клиентов, которые еще не заплатили вам.Если у вас есть штраф за просрочку платежа, вы можете отправить измененный счет-фактуру. Вы также можете сообщить им, если вы предоставляете короткий льготный период, и если да, то когда вступит в силу плата за просрочку платежа.
Строка темы: Напоминание об оплате: просрочен [счет ####] для [название компании]
Текст:
Здравствуйте [имя клиента],
Я связываюсь с вами, чтобы проверить просроченный [счет-фактура ####], который должен был быть оплачен [дата платежа]. Остаток задолженности составляет [сумма просроченной задолженности].Вы можете просмотреть свой счет здесь: [ссылка на счет].
[Необязательно: мы продлеваем вам трехдневный льготный период, после чего мы будем применять пеню за просрочку платежа в размере X%]
Пожалуйста, сообщите нам, когда мы можем ожидать оплату, или если есть какие-либо проблемы, которые мы можем решить.

С уважением,
[ваше имя]
Сильное электронное письмо с напоминанием №3 о просроченной оплате: клиент имеет несколько просроченных счетов
Вы могли столкнуться с этим сценарием, если у вас есть крупные корпоративные клиенты, которым вы часто выставляете счета.В таких ситуациях лучше всего предоставить вашему клиенту список его дебиторской задолженности и подумать, есть ли у вас возможность согласовать условия оплаты. Это особенно вероятно, если вы отправляете еженедельные счета, но у вашего клиента есть ежемесячный график выставления чеков. Вот пример напоминания с более формальным языком для этого сценария:
.
Строка темы: Напоминание об оплате: просроченный счет [номера счетов] для [название компании]
Текст:
Здравствуйте [имя клиента],
Обратите внимание, что [счета ####, ####, ####] в настоящее время просрочены. Общая сумма задолженности составляет [сумма задолженности]. Я приложил краткую информацию о вашей дебиторской задолженности для вашего обзора. Вы можете просмотреть свои счета здесь: [ссылка на счета].
Пожалуйста, переведите платеж как можно скорее. Мы ценим ваше оперативное внимание к этому вопросу.

С уважением,
[ваше имя]
Напоминание об оплате № 4: счета-фактуры просрочены
Если ваш клиент не вернул вам деньги в течение нескольких месяцев, вам необходимо решить, как обострить ситуацию.Это может зависеть от клиента, но неплохо иметь правило по умолчанию, когда и как вы будете это делать. Это может включать в себя прекращение работы с клиентами, которым вы регулярно выставляете счета, передачу их долга профессиональному агентству по сбору платежей или получение юридической консультации, если это значительная сумма.
Стоит отметить, что вы также должны попытаться связаться с вашим клиентом по телефону и почте, прежде чем принимать какие-либо радикальные меры. Письмо-напоминание об оплате с вложенным текстом, в дополнение к электронному письму, подчеркивает серьезность вашего сообщения — вы также можете использовать этот текст в качестве образца письма.Тон этого письма должен быть более твердым:
.
Строка темы: Срочно: просроченный счет [счет №### для [название компании]
Текст:
Здравствуйте [имя клиента],
Наши записи показывают, что [счет ####] теперь [количество дней просрочено]. Мы обращаемся с просьбой о срочной оплате всего непогашенного остатка [сумма просроченной задолженности]. Вы можете просмотреть свой счет здесь: [ссылка на счет].
На этом этапе нам нужно будет еще больше обострить проблему, если мы не получим от вас никаких известий в ближайшие несколько дней.Пожалуйста, свяжитесь с нами как можно скорее, чтобы организовать оплату.

С уважением,
[ваше имя]
Благодарственное письмо за оплату получено
Вы всегда должны отправлять электронное письмо с благодарностью после того, как ваш клиент оплачивает счет, независимо от того, был ли он оплачен вовремя. Это служит не только важным способом поддержания взаимопонимания с вашими клиентами, но и дополнительным свидетельством того, что вы получили от них оплату.
Строка темы: Подтверждение оплаты счета-фактуры [название компании] [счет-фактура ####]
Текст:
Здравствуйте [имя клиента],
Спасибо за оплату [название компании] [счет ####]. Мы ценим ваш бизнес и надеемся на сотрудничество в будущем!

С уважением,
[ваше имя]

Несколько дополнительных советов
Отслеживание и запись
Помните, что после получения оплаты важно обновлять записи о дебиторской задолженности.Нет ничего более неловкого, чем отправить напоминание об оплате счета, за который был оплачен ваш клиент!
Автоматизация напоминаний об оплате
Одним из решений этой проблемы является отправка автоматических напоминаний об оплате с помощью программного обеспечения, такого как vcita. Таким образом, вам нужно будет только определить расписание напоминаний, и вся работа по их отправке будет сделана за вас. Программное обеспечение для выставления счетов позволяет легко прикрепить ссылку на ваш портал онлайн-платежей прямо из электронного письма, поэтому вашему клиенту не придется искать какую-либо платежную информацию.Как только счет вашего клиента будет оплачен, программное обеспечение автоматически обновит ваши записи.
Напоминания об оплате — это не просто административная задача; они помогут вашему бизнесу остаться на плаву! Если вы потратите немного времени на их организацию, вы увидите огромную отдачу от этих инвестиций в виде улучшения денежного потока и более гладких отношений с клиентами.
Как написать электронное письмо с напоминанием о платеже
В идеальном мире все счета должны быть оплачены вовремя, и вам никогда не придется беспокоиться о просроченных платежах от клиента.К сожалению, клиенты всего лишь люди, а это значит, что иногда они забывают оплатить ваш счет. Когда часы тикают по просроченному счету, и у вас есть собственные счета, которые нужно оплатить, возникает соблазн написать гневное письмо. Стоит потратить время на то, чтобы научиться писать профессиональные электронные письма с напоминанием об оплате, а не поддерживать крепкие отношения с клиентами. Вот как начать.
Своевременное напоминание о счете по электронной почте
Время решает все, когда дело доходит до запроса платежа.Вы хотите, чтобы ваша работа была свежа в памяти клиента, поэтому часто лучше запросить оплату сразу после получения счета. Однако многие компании вместо этого используют условия оплаты Net 30 или Net 45, что дает клиенту больше времени для оплаты. В этих случаях вы можете слегка подтолкнуть клиента, отправив электронное письмо за неделю до даты оплаты счета.
Если это первое электронное письмо не получило ответа, отправьте второе электронное письмо с напоминанием об оплате на следующий день после просроченного счета. Затем вам нужно будет отправлять регулярные последующие электронные письма еженедельно, пока платеж не будет отправлен.
Что включить в электронное письмо с напоминанием об оплате
Ключевым фактором является простота. Вам не нужно включать каждую деталь платежа в электронное письмо с напоминанием об оплате для клиентов; для этого счет-фактура. Тем не менее, рекомендуется указать номер счета-фактуры и дату платежа для справки. Вы также должны адресовать электронное письмо физическому лицу, а не «которого оно может касаться» или общей «кредиторской задолженности».
После того, как платеж будет официально просрочен, вы также можете приложить копию счета с вашими платежными реквизитами на случай, если оригинал был утерян.
Пример электронного письма с напоминанием об оплате
Вот пример электронного письма, которое нужно отправить за неделю до наступления срока платежа:
Тема электронного письма: Напоминание об оплате счета № 523
Сообщение:
Привет (имя клиента),
Надеюсь, вы дела идут хорошо. Это письмо является напоминанием о том, что оплата по счету № 523 должна быть произведена на следующей неделе, 15 апреля. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы!
С наилучшими пожеланиями,
(Ваше имя)
Этот пример электронного письма с напоминанием о счете является коротким и точным.Счет-фактура наверняка уже есть у клиента на руках, поэтому лишняя информация ему не нужна. Это также дает ему возможность задать любые вопросы о способах оплаты или запросить дополнительное время, если это необходимо.
Вот второй пример, на этот раз для электронного письма с напоминанием о просроченном платеже.
Тема письма: Счет № 532 просрочен.
Сообщение:
Привет (имя клиента),
Наши записи показывают, что платеж по счету № 532, который в настоящее время просрочен на сумму 2000 долларов США, еще не получен.Если вы уже отправили платеж, проигнорируйте это письмо. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы потеряли счет-фактуру, сообщите мне, и я буду рад помочь вам.
С наилучшими пожеланиями,
(Ваше имя)
Теперь, когда платеж официально просрочен, тон этого письма немного тверже, но оно по-прежнему дружелюбно и дает клиенту презумпцию невиновности. Помимо номера счета-фактуры, в нем также содержится дополнительная информация о сумме задолженности. Это электронное письмо с напоминанием о просроченном платеже показывает клиенту, что вы знаете, что платеж просрочен, и вы ожидаете получить деньги.
Что делать, если электронные письма с напоминанием об оплате не работают?
Хотя вы можете отправлять последующие электронные письма в течение нескольких недель после просроченного платежа, по прошествии целого месяца пришло время быть более прямым. Вам нужно будет позвонить клиенту напрямую, чтобы убедиться, что вы разговариваете с нужным человеком, и узнать, когда они ожидают заплатить вам. Кредиторам сложнее проигнорировать телефонный звонок, чем отложить ответ на письмо. Если и этот подход не дает результатов, вам, возможно, придется получить юридическую консультацию и в конечном итоге передать счет в суд мелких тяжб.
Советы по предотвращению просроченных платежей
Конечно, лучший способ избежать отправки электронных писем с напоминанием о просроченных платежах — это в первую очередь предотвратить просроченные платежи. Вот несколько советов:
Перед началом работы заранее сообщите условия оплаты.
Отправьте счет сразу после завершения работы.
Четко укажите в счете сроки оплаты.
Предложение скидок при досрочной оплате.
Начисление процентов за просроченные платежи.
Наконец, помните, что вы можете автоматизировать процесс выставления счетов с помощью бухгалтерского программного обеспечения, чтобы исключить личный элемент из уравнения. Если вам трудно писать электронные письма с напоминанием о просроченной оплате, заставьте программное обеспечение сделать это за вас.
Мы можем помочь
GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при получении счетов.Узнайте, как GoCardless может помочь вам со спонтанными или регулярными платежами.
5 шаблонов напоминаний о просроченных платежах
Как предотвратить просроченные платежи?
Говорят, что «предотвратить лучше, чем лечить», и это как нельзя более уместно, когда речь идет о платежах, связанных с бизнесом. Вашим приоритетом всегда должно быть предотвращение просроченных платежей, а не преследование ваших клиентов за платежи.
Даже если у вас есть шаблоны неоплаченных счетов-фактур, вам не следует использовать их без необходимости.Кроме того, большинство компаний считают, что отправка напоминаний друг за другом вызывает дискомфорт. Это верно не только для отправителя, но и для получателя.
Вы должны попытаться найти способы, с помощью которых вы можете побудить своих клиентов совершать платежи до установленного срока. Некоторые из тактик, которые вы можете использовать для поощрения досрочных платежей, включают вознаграждение за досрочные платежи скидками и взимание штрафа за просроченные платежи
.
Ниже мы объясняем некоторые рекомендации, которым вы можете следовать при выставлении счетов, которые помогут вам избежать просроченных платежей на гораздо более ранней стадии.
Будьте прямолинейны
Лучший подход к подготовке счета — быть честным и прямолинейным со своими клиентами. С другой стороны, вы все равно должны оставаться деликатными, рассказывая своим клиентам об условиях или погашении. Кроме того, вы должны сделать это до или самое позднее сразу после покупки.
Время имеет решающее значение, когда дело доходит до выставления счетов, потому что вы не можете позволить себе оставить все на волю случая. Ваш клиент должен иметь возможность прочитать и понять ваши условия погашения.Это означает, что условия погашения должны быть четко указаны в первом счете, который вы отправляете клиенту.
При упоминании условий оплаты в счете следует использовать четкие и краткие формулировки, чтобы минимизировать путаницу. Вы также можете использовать метод «точка-точка», чтобы клиент не упустил ни одной важной детали в счете-фактуре.
Будьте ясны и лаконичны в отношении временных рамок
Если вы стремитесь избежать просроченных платежей, имеет смысл четко и кратко указать свои временные рамки.Таким образом, эмпирическое правило, которому вы можете следовать, — никогда не использовать такие условия погашения, как «Причитается при получении». Использование расплывчатых терминов только еще больше запутает клиента, а вы этого не хотите.
«Оплата по получении» — расплывчатый термин, есть большая вероятность того, что клиент может неправильно его интерпретировать. Это может только привести к еще большей путанице и потенциально замедлить оплату счетов. Поэтому вы всегда должны четко указывать дату платежа.
Надбавка за просроченные платежи
Одним из самых простых, но эффективных способов избежать просроченных платежей является начисление процентов за просроченные платежи.Никто не хочет платить лишние деньги за товар или услугу просто потому, что не смог вовремя произвести оплату. Поэтому взимание процентов за просроченные платежи на удивление эффективнее, чем вы думаете.
Однако вы должны поставить перед собой задачу раскрыть эту информацию покупателям до фактической покупки. Крайне важно, чтобы клиент знал все детали, которые ему необходимо знать о процентах, взимаемых с просроченных платежей.
Кроме того, в вашем счете должны быть четко указаны процентные платежи и пояснены условия начисления процентов.Таким образом, у вас есть надежное доказательство того, что клиент был проинформирован о начислении процентов в случае просрочки платежа.
Прозрачность является приоритетом для всех клиентов, независимо от того, к какой отраслевой вертикали они принадлежат, и об этом нужно всегда помнить, когда вы выставляете счет. Вы должны конкретно указать сборы и их пункты, чтобы клиент мог точно понять, за что он платит.
Определите свои штрафы за просрочку платежа
Вы должны быть особенно осторожны, когда речь идет о штрафах за просрочку платежа, потому что чрезмерные штрафы за просрочку платежа могут отпугнуть потенциальных клиентов.С другой стороны, если плата за просрочку платежа слишком мала, у клиента не будет мотивации производить своевременные платежи.
Секрет эффективного использования пени за просрочку платежа заключается в том, чтобы найти золотую середину между слишком высокой и слишком низкой суммой. После того, как вам удалось найти правильную плату за просрочку платежа, становится легче убедить клиента вносить своевременные платежи.
Лучшее, что вы можете сделать, это ознакомиться с лучшими практиками в области финансового начисления. Вы должны сосредоточить свое внимание на начислении платежей, соответствующих вашей отраслевой вертикали.Изучение счета-фактуры вашего конкурента также может помочь вам принять решение о штрафах за просрочку платежа для вашего бизнеса.
Своевременная доставка счетов и скидки за ранние платежи
Своевременная доставка счетов увеличивает разрыв во времени между датой выставления счета и крайним сроком оплаты. Таким образом, эмпирическое правило заключается в том, чтобы всегда доставлять счет, как только работа или продукт доставлены клиенту.
Ваши клиенты с большей вероятностью произведут оплату вовремя, если ваш продукт/услуга свежи в их памяти.Кроме того, вы также можете попробовать предлагать скидки для клиентов, которые готовы сделать досрочную оплату. Даже предложение очень небольшой скидки за досрочные платежи может значительно сократить просрочку платежа.
Полное руководство по напоминаниям о платежах для вашего бизнеса
Я знаю, что ты чувствуешь. Это неприятная часть, когда вам нужно напомнить клиенту о чем-то, особенно о платежах. Знаете ли вы, что по статистике просрочено более 49,6% счетов? Таким образом, предприятия и бренды должны помочь клиентам с напоминанием об оплате, чтобы убедиться, что все улажено.
Теперь я знаю, что начинаю не с хороших новостей, но оплата — это цикл. Давайте взглянем на статистику платежного цикла:
21% счетов оплачено при первом последующем напоминании
20% оплачено после второго напоминания
32% оплачено после третьего напоминания
13% оплачено при четвертом напоминании
10% выплачивается при пятом напоминании
3% выплачивается при шестом напоминании
0,5% выплачивается после письма-требования
0,5% выплачивается через профессиональных коллекторов
Вы знаете, как с недвижимостью, девиз: Местоположение , Место, Место. Ну а для платежей это должны быть Напоминания, Напоминания, Напоминания.
Помимо шуток, управление этими процессами может занять много времени и доставить массу хлопот бизнесу. Но это может быть очень легко управляемым, если вы знаете, с чем имеете дело, и настроите процесс, персонализированный для нужд вашего бизнеса.
Что такое напоминание об оплате?
Первым делом.
Напоминание об оплате — это информация в форме письма, электронного письма, документа или любого другого вида, которую компании отправляют клиентам, чтобы предложить им оплатить просроченный счет.
Напоминания помогают клиентам оплатить сумму, которую они должны компании, поскольку приведенные выше циклы показывают, что этот процесс, к сожалению, не является одноразовым.
А вот и хорошие новости. Существует программное обеспечение для выставления счетов, которое предприятия могут использовать для автоматизации этих процессов, поэтому вам не нужно беспокоиться о трате дополнительного времени.
Кроме того, самой важной особенностью напоминаний об оплате является то, что они имеют более дружелюбный тон. Таким образом, вы можете быть уверены, что не обидите и не заденете клиента.
Что такое напоминание о счете?
Предприятия используют напоминания о счетах, чтобы отправлять непогашенные остатки клиентам и получателям счетов, чтобы напомнить им об оплате.
И, самое интересное, для клиентов это мечта, ведь если вовремя не оплатить, то придется доплачивать пеню за просрочку. Любой покупатель оценит бренд, который вовремя напоминает и уберегает от переплаты. Теперь, вот кикер поверх обычного кикера — вы можете автоматизировать напоминания о счетах!
Существуют десятки приложений для напоминаний о счетах, которые предприятия и клиенты могут использовать для установки напоминаний.Просто в стикере на холодильнике есть что-то, что больше не работает. Итак, давайте посмотрим на несколько приложений:
Коллы Monitor
кошельки
Monefy Monefy
Easybills
Mobills
Mobills
Signelybills
Prism Bills
Pocket Expense
Evernote
Money Lover
Отслеживание расходов
Срок оплаты
Что такое счет-напоминание?
Напоминания о счетах помогают клиентам узнать, когда они пропускают оплату счета к установленному сроку. Предприятия используют счета-напоминания, когда приближается срок оплаты, и отправляют их основным контактам или любым дополнительным получателям по электронной почте или уведомлениям, защищая используемую ими систему.
Когда? Окончательный Вопрос
Время имеет существенное значение в каждом предмете. Когда речь идет о напоминаниях об оплате, время становится решающим.
Предприятиям нужен план отправки напоминаний в нужное время. Например, вы можете отправить напоминание об оплате в течение нескольких дней до того, как счет станет просроченным, чтобы дать клиентам возможность уладить свои дела и произвести оплату вовремя.
Несмотря на то, что большинство предприятий могут устанавливать свои условия платежей и требовать предоплату. Это может быть не с каждым бизнесом. Некоторые варианты условий могут включать:
Запрос на оплату в течение 30 дней после получения счета.
Запрос на оплату сразу после отправки счета.
Использование Net 30 или Net 45 дает клиентам больше времени для осуществления платежей.
Если платеж подлежит оплате после первого напоминания, рассмотрите возможность отправки второго или третьего напоминания, прежде чем переходить к посредничеству или установленному законом требованию.Это связано с упомянутой выше статистикой платежей.
Каналы для отправки напоминаний об оплате
К счастью, существует много каналов, по которым предприятия могут отправлять напоминания об оплате.
Самый распространенный способ — по электронной почте, но вы также можете отправить короткое дружеское текстовое сообщение. В основном это вопрос контента, а не канала.
Поскольку клиент уже совершил процесс и приобрел ваши услуги, то у вас уже есть достаточно информации, чтобы определить, по какому каналу хочет связаться конкретный клиент.Таким образом, определить, через электронную почту или SMS, должно быть уже легко на этом этапе.
Первый цикл напоминания — это нежный и дружелюбный толчок клиенту к оплате. Так должно быть и с другими циклами. Лучше всего просмотреть контрольный список того, что должно включать в себя содержание напоминания об оплате.
Причина
Сообщите покупателю, почему вы связались с ним, и четко сформулируйте свое сообщение о своевременной оплате. Четко укажите, что это напоминание об оплате и что счета-фактуры не оплачены.
Счет-фактура
Четко укажите, о каком счете идет речь. Включите CTA, если это так, и обязательно укажите сумму и срок оплаты. Повторение и последовательность являются ключевыми.
Условия оплаты
Помните, когда мы обсуждали, что каждый бизнес имеет разные условия оплаты. Итак, сообщите клиентам о вашем и включите определенные термины в свое сообщение.
Просроченные проблемы
Сообщите клиенту, какие последствия могут возникнуть, если платеж не будет оплачен.Таким образом, клиент будет более склонен вовремя выставлять счет.
Дружелюбное отношение
Как бы ни было неудобно для бизнеса, вы все равно должны сохранять позитивную и дружелюбную ноту во всех сообщениях-напоминаниях. Убедитесь, что вы не рассылаете предупреждения, а просто дружески подталкиваете и смайликом напоминаете о причитающемся платеже. Это иногда случается с самыми ответственными клиентами, так что будьте веселы и просто улыбайтесь.
Соблюдайте правила
Существуют определенные юридические правила для содержания напоминаний, которые предприятия должны соблюдать.Эти правила зависят от страны, в которой работают компании, поэтому изучите информацию, прежде чем писать содержание для напоминания.
Язык
Персонализируйте каждый контент для каждого клиента, включая язык. Используйте тот же язык, на котором клиент изначально связался с вами, чтобы повысить свои шансы на то, что он быстрее прочитает и поймет электронное письмо.
Электронные письма с напоминанием об оплате
Теперь давайте посмотрим на электронные письма с напоминанием о просроченном платеже.Важным моментом, о котором следует помнить, является отправка дружеских и вежливых напоминаний, вроде приятного подталкивания. Вы можете просмотреть приведенный выше контрольный список, чтобы убедиться, что ничего не упущено, прежде чем отправлять электронное письмо с напоминанием о просроченном платеже своим клиентам.
Однако, если по прошествии месяца вы так и не получили платеж, вам нужно будет заменить электронные письма телефонными звонками.
Лучше всего приложить все возможные усилия с вашей стороны, чтобы в первую очередь избежать просроченных платежей.
Один из вариантов — уведомить об условиях оплаты с самого начала.
Некоторые предприятия предлагают скидки при досрочном погашении.
Напоминания об оплате
Начнем с хороших новостей.
90% всех текстовых сообщений прочитываются в течение 3 минут, а средний показатель открываемости электронной почты составляет 24%. Если вы находитесь в положении, когда вам нужно выбрать, связываться ли с клиентами по электронной почте или по SMS для напоминаний о просроченных платежах, я бы выбрал текстовое сообщение.
Кроме того, статистика показывает, что половина всех потребителей предпочитает текстовые сообщения как способ общения с бизнесом.
Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что вы соблюдаете требования и правила. Тот факт, что потребитель является вашим клиентом и совершил у вас покупку, не означает, что вы можете безжалостно бомбардировать его сообщениями. Как ваши клиенты, они уже подписались, но спамить их — неправильный шаг. Постановление Закона о защите потребителей телефонных услуг (TCPA) защищает клиентов, а также гласит, что предприятия должны отправлять контент, который должен быть кратким, понятным и простым.
Примеры сообщений с напоминанием об оплате
Содержание, информация и тон голоса различаются в каждом цикле.
Давайте взглянем на несколько примеров напоминаний об оплате:
Отправляйте текстовые сообщения с напоминанием о запланированных платежах, чтобы повысить вероятность своевременного платежа. Это отличная идея, чтобы дать клиентам несколько дней, чтобы они отправили свои дела прямо и вовремя произвели оплату.
«Здравствуйте, Джейн Доу,
. Напоминаем, что платеж в размере X долларов за XX должен быть произведен до XX.XX.XXX.
Для получения дополнительной информации перейдите по ссылке ниже/посетите наш сайт/пожалуйста, свяжитесь с нами.“
Это та часть, где тон голоса должен быть резким, но в то же время деликатным. Вы можете информировать клиентов о предстоящих проблемах, если они не смогут произвести платеж.
«Здравствуйте, Джейн Доу,
Мы пытались связаться с вами по поводу причитающегося платежа. К сожалению, мы его не получили. Если ваш платеж не поступит, нам нужно будет подать в суд».
Не знаю, как вы, ребята, но для меня это та часть, когда все становится серьезно. Вы предприняли попытки забрать то, что по праву принадлежит вам, поскольку вы оказали для этого услугу.На этом этапе бизнес информирует клиента о том, что он подает в суд, так что это форма FYI.
«Здравствуйте, Джон Доу,
Мы еще не получили платеж после нескольких попыток. В результате мы теперь вынуждены обращаться в суд. Вы можете связаться с нами по телефону XXX для получения дополнительной информации».
Шаблон просроченного счета
Шаблоны напоминаний об оплате облегчат вашу работу. Однако они не являются обязательными структурами для предприятий. Вы можете использовать собственные шаблоны для конкретной компании или отрасли.
Не существует универсальных шаблонов для просроченных счетов. Это больше касается ввода правильного контента и отправки его в нужное время. Вот советы, которые следует учитывать при включении в шаблон:
Последующие действия в нужное время
Включите все детали счета
Включите всю контактную информацию
Будьте прямолинейны и точны в содержании
Будьте вежливы и дружелюбны
Автоматизируйте напоминания для вашего удобства
Напоминания о просроченных счетах также можно разделить на циклы.Каждый цикл будет напоминать клиентам, что вы передадите их счет коллекторскому агентству в течение определенного периода дней (циклов), если они не произведут платеж.
Давайте пробежимся по ним:
Будьте вежливы и доброжелательны к слегка просроченным счетам, и вы даже можете упомянуть в тексте «для вашего удобства». В этом цикле вы дружелюбны, напоминая клиенту, что платеж просрочен и ему следует приступить к делу.
Всегда и всегда прикрепляйте счет, сумму к оплате и реферальные ссылки.
«Здравствуйте, Джейн Доу,
Это дружеское напоминание о том, что ваш платеж по заказу XXX просрочен. Счет повторно прилагается для справки.
Как упоминалось ранее, вот условия просроченных платежей (XXX).
Мы ценим ваше понимание в этом вопросе.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете связаться с нами».
Будьте вежливы и дружелюбны, но добавляйте солидный и твердый тон к содержанию, чтобы повысить срочность платежа. Вы можете включить такие слова, как «Срочно», «Требуется срочное действие», «Немедленное внимание» не только в тексте контента, но и в строке темы.
«Здравствуйте, Джон Доу,
. Мы хотели бы обратить ваше внимание на ваш счет № XXX по заказу XXX, который просрочен более чем на 30 дней/60 дней.
Мы отправили вам просроченное уведомление XX.XX.XXXX и не получили ответа.
Пожалуйста, произведите оплату как можно скорее. Мы повторно прикрепляем просроченный счет».
Если клиент не произвел платеж уже более 90 дней, скорее всего, он вообще не заплатит. Теперь вы можете сдать счет в коллекторское агентство.
«Здравствуйте, Джон Доу,
. Мы требуем вашего срочного внимания к данному вопросу. Мы несколько раз связывались с вами на XX.XX.XXX по поводу вашего просроченного счета и условий, но до сих пор не получили ответа или платежа с вашей стороны.
Пожалуйста, произведите оплату в течение X рабочих дней. Если платеж не будет произведен, мы немедленно направим вашу учетную запись в коллекторское агентство».
Образец электронного письма с просроченными счетами
Теперь давайте рассмотрим несколько дополнительных образцов электронных писем с просроченными счетами, которые вы можете использовать. В приведенных выше примерах также указаны циклы.
Вот несколько общих образцов, которые вы можете просмотреть и определить, как лучше поступить в вашем случае.
Мы надеемся, что у вас все хорошо и вы довольны продуктом/услугой XXX.
Это электронное письмо является дружеским напоминанием о просроченном платеже в размере X долларов США, который должен был быть выплачен XX.XX.XXXX.
Мы повторно прикрепили счет для дальнейшего использования.
Мы будем признательны за ответ, подтверждающий получение счета и подтверждение оплаты.
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами.
Спасибо».
Мы надеемся, что у вас все хорошо и вы довольны продуктом/услугой XXX.
Мы еще не получили платеж с вашей стороны по счету (повторно прилагается для справки).
Это дружеское сообщение о просроченном платеже XX.XX.XXXX.
Счет просрочен на XX дней, и в соответствии с положениями и условиями к первоначальной цене будет добавлена дополнительная комиссия X%.
Вы можете просмотреть повторно прикрепленный счет для справки. Пожалуйста, произведите оплату и предоставьте нам подтверждение.
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами.
Спасибо».
Мы хотели бы сообщить вам о счете за продукты/услуги XXX, приобретенные XX.XX.XXXX.
Напоминаем, что срок оплаты XX.XX.XXXX. Счет прилагается для ознакомления.
Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
Спасибо“
Образцов электронных писем с напоминанием об оплате много, и хорошо, что вы можете написать их в любой форме. Найдите минутку, чтобы подумать, как написать это для вашего бизнеса и вашей клиентуры.
Примеры текстовых сообщений с напоминанием об оплате
Образец дружественного SMS-напоминания об оплате зависит от нескольких важных факторов, включая канал связи. Некоторые варианты, которые следует рассмотреть, включают:
Образец текстового сообщения № 1
«Эй, Джейн,
Ваш запланированный платеж должен быть произведен XX. XX.XXXX. Вот ссылка ниже, где вы можете найти свой счет.
XXX“
Образец текстового сообщения № 2
«Привет, Джейн,
Это дополнительное напоминание о просроченной оплате счета XXX.Вы можете найти счет по ссылке ниже.
XXX“
Образец текстового сообщения №3
«Привет, Джон,
Дружеское напоминание о том, что вы просрочили счет на XX дней. Пожалуйста, перейдите по ссылке ниже, чтобы получить счет. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам».
Как отправить дружеское напоминание об оплате?
Поначалу может быть немного сложно написать дружеское напоминание об оплате, особенно если вы пишете его не в первый раз.Вы можете чувствовать злость и разочарование внутри, и это более чем нормально. Но не переходите на контент.
Дружеское напоминание о сроке платежа — это уведомление клиента о необходимости произвести платеж, которое необходимо повторить в нескольких случаях для некоторых клиентов. Следуйте приведенному ниже контрольному списку, который поможет вам написать дружественное напоминание об оплате.
Вы не одиноки в этом, так как, к сожалению, обычное дело отставать и забывать о платежах. Так что, как бы неудобно это ни было, вам все равно придется пройти через этот процесс, так что переведите дух.
С легкостью представьтесь и убедитесь, что вы выглядите дружелюбно и вежливо. Персонализируйте свое сообщение, чтобы обеспечить индивидуальный подход к клиенту.
Лучше всего отправить напоминание об оплате за несколько рабочих дней до установленного срока, что поможет вам проявить больше вежливости и дружелюбия.
Слово «спасибо» может быть мощным. Не переусердствуйте, чтобы не показаться фальшивым. Но искренне поблагодарите клиента, чтобы он принял все во внимание.
Отправьте более двух напоминаний, прежде чем принимать решительные меры, и заранее сообщите клиенту, что у вас нет другого выбора, кроме как принять решительные меры, если уже просроченный платеж остается неоплаченным.
Как прикрепить счет к смс-напоминанию?
С Dexatel этот процесс может быть довольно простым. Характеристики зависят от канала текстового сообщения, по которому предприятия общаются с клиентами.
SMS, например, имеет протоколы, которые не позволяют отправлять вложения.
Итак, если вы отправляете SMS, вы можете отправить счет в виде ссылки и добавить автоматическое SMS-напоминание для отправки непосредственно клиенту.
Автоматическая настройка — это простой шаг, чтобы каждый бизнес мог это сделать, даже для группы клиентов или выбирая их по одному.
Например, RCS может включать вложение, чтобы предприятия могли отправлять клиенту сам счет, но есть небольшие проблемы с самой RCS. Поскольку он работает только на устройствах Android и доступен только в 9 странах, он не может быть популярным каналом для бизнеса.
Другие каналы обмена текстовыми сообщениями, такие как Viber, WhatsApp, Telegram, FB Messenger и Instagram, поддерживают вложения.
No related posts.

alexxlab

Разное

Как часто можно делать клизму грудничку: рекомендации педиатров

Разное

Почему новорожденный не спит ночью: 11 главных причин и способы решения проблемы

Разное

Как успокоить плачущего ребенка: 10 эффективных способов

Разное

Что нужно новорожденному на первое время: полный список необходимых вещей

Разное

Пеленки для новорожденных: виды, размеры и способы использования

Разное

Наименование:	Если у клиента не было посещений 14дней (при активной клубной карте
Описание:	Если у клиента не было посещений 14дней (при активной клубной карте — менеджер должен совершить звонок и узнать причины. Предложить заморозку.
Тип объекта:	Клиент
Критерии:	DateDiffDay([LastVisitDateTime], Today()) > 14 And [ClubCardOwn.Service_ID.IsClubCard] = True And [ClubCardOwn.Status_ID] = ##Enum#DevPark.WinterQueen.Module.Objects.SaledServiceStatus,Active#
Суть задачи:	У [FullNamePersistent] не было посещений более 14 дней (при активной клубной карте) — менеджер должен совершить звонок и узнать причины.
Описание задачи:	У [FullNamePersistent] не было посещений более 14 дней (при активной клубной карте) — менеджер должен совершить звонок и узнать причины.
Тип задачи:	Исходящий звонок
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	Today()
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	3

Наименование:	Звонок-напоминание в последний день заморозки
Описание:	Звонок-напоминание в последний день заморозки
Тип объекта:	Клиент
Критерии:	[ClubCardOwn.Status_ID] = ##Enum#DevPark.WinterQueen.Module.Objects.SaledServiceStatus,Moroz# And [ClubCardOwn.AbonementPauses][[Status] = ##Enum#DevPark. WinterQueen.Module.Objects.SaledServiceStatus,Active# And DateDiffDay([DateTill], Today()) = -1]
Суть задачи:	Звонок-напоминание в последний день заморозки
Описание задачи:	Звонок-напоминание в последний день заморозки
Тип задачи:	Напоминание
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	Today()
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	1

Наименование:	Позвонить клиенту и предложить купить абонемент клуба после бесплатной пробной тренировки
Описание:	Создание автоматической задачи менеджеру, оформившему бесплатную пробную тренировку через 3 дня после бесплатной тренировки, если клиент не купил абонемента или не записался еще на одну тренировку
Тип объекта:	Услуга клиента
Критерии:	[Service_ID. ServiceItem.IsTest] = True And [Client_ID.SaledServices][[SaledServiceDetails][[Service_ID.IsTest] = False]].Count() = 0 And [Client_ID.ClientReserves][[Event_ID.StartOn] >= Today()].Count() = 0 And DateDiffDay([Date], Today()) = 3
Суть задачи:	Предложить клиенту ([Client_ID.FullNamePersistent]) купить абонемент после пробного занятия
Описание задачи:	Клиент посетил бесплатную пробную тренировку [DateActivation] [ServiceName], предложить купить карту.
Тип задачи:	Исходящий звонок
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	Today()
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	7

Наименование:	Позвонить клиенту через 45 дней после активации абонемента и узнать как дела
Описание:	Создает задачи менеджеру клиента с напоминанием позвонить клиенту и узнать как у него дела через 45 дней после активации абонемента
Тип объекта:	Услуга клиента
Свойства:	Статус услуги;Дата начала
Критерии:	[Service_ID. IsClubCard] = True And [DateActivation] Is Not Null And [Status_ID] = ##Enum#DevPark.WinterQueen.Module.Objects.SaledServiceStatus,Active#
Суть задачи:	Сервисный звонок №3. Позвонить [Client_ID.FullNamePersistent] через 45 дней после активации карты
Описание задачи:	«Довольны ли Вы своими результатами, какие тренировки посещаете, что нравится, есть ли пожелания, что хочется улучшить. Как меняются цели клиента, основные отзывы заносить в карточку Клиента»
Тип задачи:	Исходящий звонок
Персона:	[Client_ID]
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	[DateActivation]
Смещение даты начала:	45
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	3

Наименование:	Напомнить клиенту об окончании абонемента/карты
Описание:	Создает задачи с напоминанием менеджеру клиента, что у клиента заканчивается абонемент/карта
Тип объекта:	Услуга клиента
Свойства:	Статус услуги;Дата окончания
Критерии:	[Service_ID.IsAbonement] = True And [Status_ID] = ##Enum#DevPark.WinterQueen.Module.Objects.SaledServiceStatus,Active# And [CountDayForEnd] > [Service_ID.AttentionAt] And [Service_ID.AttentionAt] > 0
Суть задачи:	Напоминание [Client_ID.FullNamePersistent] об окончании [DateTill] абонемента/карты — [ServiceName]
Описание задачи:	Комментарий — [Client_ID.Description]
Тип задачи:	Задача для администратора
Персона:	[Client_ID]
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	AddDays([DateTill], [Service_ID. AttentionAt]*-1)
Смещение даты начала:	0
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	5

Наименование:	Напоминание о дне рождения клиента
Описание:	Создает задачи с напоминанием менеджеру клиента, что у клиента день рождения
Тип объекта:	Клиент
Свойства:
Критерии:	[DateOfBirth] Is Not Null
Суть задачи:	Поздравить [FullNamePersistent] с днем рождения
Описание задачи:	Текст задачи
Тип задачи:	Задача для администратора
Персона:
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	[DateOfBirth]
Смещение даты начала:	-1
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	2

Наименование:	Напоминание о дне рождения сотрудника
Описание:	Создает задачи с напоминанием поздравить с Днем Рождения сотрудника
Тип объекта:	Сотрудник
Свойства:
Критерии:	[DateOfBirth] Is Not Null
Суть задачи:	Завтра день рождения у [FullNamePersistent]
Описание задачи:	Какой-то текст )))
Тип задачи:	Задача для администратора
Персона:	[FullNamePersistent]
Исполнитель:	Перечислить сотрудников, которые будут получать уведомления
Формула для вычисления Даты начала задачи:	[DateOfBirth]
Смещение даты начала:	-1
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	2

Наименование:	Обработать нового клиента
Описание:	Задача создается на менеджера для обзвона новых клиентов
Тип объекта:	Клиент
Свойства:
Критерии:
Суть задачи:	Обработать нового клиента — [FullNamePersistent]
Описание задачи:	Дата регистрации [Date] — Комментарий — [Description]
Тип задачи:	Исходящий звонок
Персона:
Исполнитель:	[Manager]
Формула для вычисления Даты начала задачи:	Today()
Смещение даты начала:	0
Максимальный срок выолнения задачи N дней:	1