Как организовать рабочее место: 12 проверенных советов | Блог

Не хочешь читать? Слушай!

Когда на рабочем месте ничто не отвлекает от, собственно, работы — это хорошо, как ни крути. Более того, чистота рабочего стола и отсутствие отвлекающих элементов — одни из самых действенных способов борьбы с прокрастинацией.

Я, пока писал эту статью, сформулировал 12 советов, которые, конечно, не превратят твоё рабочее место в сад камней, но помогут работать продуктивнее. Придётся привести в порядок стол, компьютер и рабочий процесс.

Рабочий стол

За ним ты проводишь минимум пять часов в день, на нём все твои рабочие инструменты. А значит, он должен и радовать глаз, и не мешать работе.

1. Привыкни держать его в чистоте

Речь даже не о генеральных уборках и стерильности стола. Вполне достаточно каждый день (утром перед началом рабочего дня и вечером после выключения компьютера) убирать со стола пыль, крошки, лужицы и пятна от пролитых напитков (хотя их лучше вытирать сразу, чтобы не запачкать важные бумаги). Нет, можешь драить стол после каждого чиха, если хочется — главное о работе не забывай.

Другой вопрос — на столе может лежать столько фигни, что там и тряпочкой-то негде пройтись. Поэтому…

2. Обзаведись корзиной для мусора

Понятно, что и дома, и в офисе можно выкинуть ту самую фигня в общее мусорное ведро. Но давай начистоту — вряд ли ты будешь ходить к мусорке каждый раз, когда нужно выбросить бумажку, кусочек скотча, скрепку и так далее. А если рядом будет стоять маленькая неприметная урна, на столе перестанет скапливаться мусор. Главное, не забывай периодически (в идеале — после окончания рабочего дня) выбрасывать её содержимое.

3. Убери все кабели и ненужную электронику

На столе вообще не должно быть проводов — они и мешают, и могут повредиться из-за неаккуратного движения.

Плюс любая техника, которая в процессе работы не участвует, отвлекает. Использовал наушники? Убери на место. Достал телефон и ответил на звонок? Положи обратно в карман.

Если тебе нужен смартфон для работы — или есть, куда его спрятать рядом со столом — не лишним будет организовать место для его зарядки. И для остальных твоих девайсов тоже, если надо.

4. Спрячь, перенеси всю ненужную канцелярию

В крайнем случае, можешь вообще выбросить. Если ты не пользуешься стикерами и блокнотом, а в офисе всем их раздают раз в квартал — не складируй у себя, а отдай, кому они нужнее.

Но если пользуешься — держи канцелярские принадлежности в полном порядке, чтобы не рыться в горах бумаги, клея и скрепок. Если блокнот или ежедневник помогают тебе в работе — пусть они всегда будут под рукой.

5. Периодически наводи порядок

Может, неделю назад тебе была необходима эта папка с бумагой, а сейчас уже не нужна — пусть она отправится на своё место. Или вдруг приобретёшь органайзер для канцелярских принадлежностей, чтобы они стояли в одном месте. Руководствуйся двумя главными принципами:

• — на столе должна быть чистота,
• — работать за столом должно быть удобно лично тебе.

Компьютер

На самом деле, порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, потому что там — вся твоя работа (ну, скорее всего).

6. Держи рабочий стол компьютера чистым

Ты наверняка видел рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы всё было под рукой» (может он и у тебя такой же). С виртуальным рабочим столом принцип тот же, что и с реальным:

Всё лишнее — убрать

Как минимум, можно разобрать всё по папкам. Но даже эти папки лучше перенести с рабочего стола в более подходящее место.

На Mac можно включить функцию «Собрать в стопки», и файлы сами будут группироваться, чтобы не занимать место на рабочем столе.

7. Организуй хранение файлов

Кто-то распределяет их по назначению (отдельно изображения, отдельно письма, отдельно сканы документов), кто-то по задаче и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выбери удобный тип сортировки и поддерживай порядок. Так тебе будет намного легче ориентироваться в информации.

8. Используй таск-менеджер

С его помощью можно избавиться от бесконечных записок, видеть список дел и задач, адекватно оценивать время и сроки. Круто, если у тебя в компании заведено пользоваться таким сервисом. Но если нет — вдруг все потянутся за тобой?

Почитай про инструменты для удалённой работы — там я собрал все основные сервисы и приложения, которые не только помогают работать на удалёнке, но и в целом делают работу эффективнее.

Рабочий процесс

Организовать рабочее место — важно. Но не менее важно — организовать рабочий процесс, чтобы не погрязнуть в хаосе. Возможно, что-то из этого списка ты и так уже делаешь, а о чём-то вообще не задумывался.

9. Оцифровывай всё, что можно оцифровать

Бумага — очень ненадёжное средство хранения информации. Бумаги могут потеряться, смешаться с мусором, быть залитыми кофе, в конце-концов. Отсканированные документы будут в целости и сохранности — главное отправить их в специально отведённое для этого место (например, в облако), а не просто оставить на рабочем столе.

10. Распределяй задачи на сегодня по приоритету

Даже если кажется, что они все супер-срочные, а руководитель только разводит руками — оцени сам, что сложнее, у чего горят сроки, а что может подождать до конца дня.

11. Сначала разберись с текучкой

Но если у тебя помимо большого проекта есть и ежедневная текучка на 5-10 минут — сначала заверши её. Так ты сократишь список дел на день (и причин отвлечься у тебя станет меньше) и быстро войдёшь в рабочий ритм.

12. Не пытайся сделать несколько задач одновременно

Многозадачность — миф. Делать качественно несколько дел одновременно невозможно — что-то обязательно пострадает. Будет куда продуктивнее сначала закончить одну задачу, а потом взяться за вторую.

Чтобы быстрее организовать рабочее место, начни с самого простого — уборки пыли, наведения порядка на рабочем столе, последовательного выполнения задач. Скоро ты и сам заметишь, что меньше отвлекаешься и успеваешь делать больше задач, чем раньше.

Как правильно организовать рабочее место

Держите всё необходимое под рукой

Подумайте, какими вещами вы пользуетесь чаще всего, и расположите их в зоне ближайшего доступа, например в верхних ящиках стола. Полезно завести в ящике органайзер, чтобы удобно рассортировать все мелочи. Наиболее часто используемые вещи (например, ручку, ноутбук и блокнот с рабочими записями) можно держать прямо на столе. Документы складывайте в специальный лоток с разделителями или рассортируйте по нескольким лоткам.

Как организовать маленькое рабочее место

Для рабочей зоны совсем мало места? Не беда! Наши советы вам помогут.

• Если на вашем рабочем столе мало места, но требуется дополнительное освещение, приобретите лампу с держателем, которую можно прикрепить на монитор компьютера и таким образом сэкономить пространство.
• Конечно же, с маленьким столом, требуется всегда соблюдать порядок и своевременно убирать ненужные вещи.
• Обустраивая рабочее место в небольшой по площади квартире, используйте какую-нибудь нишу. Там можно разместить подвесные полки, столешницу и компактный стеллаж.
• Если вы стеснены в пространстве, попробуйте использовать в качестве рабочего места многофункциональные предметы мебели, например кресло с откидным столиком.

Как организовать эффективное рабочее место дома

• Конечно, идеальный вариант – это отдельный кабинет, где вы сможете изолироваться от всех отвлекающих факторов. Наличие рабочего помещения сразу настраивает на деловой лад и позволяет организовать всё так, чтобы вам было максимально удобно.
• Рабочий стол лучше располагать боком или лицом к окну. А вот спиной к окну ставить стол не нужно – свет с улицы будет отражаться и бликовать на мониторе компьютера.
• Стол лучше расположить так, чтобы свет из окна падал с противоположной стороны от вашей ведущей руки: для правшей – слева, для левшей – справа.
• Расставьте мебель так, чтобы вам не было тесно и вы могли беспрепятственно вставать из-за стола и передвигаться рядом с ним.  
• Выбирая стол, помните, что столешница должна быть на уровне солнечного сплетения. Попробуйте сесть за него и убедитесь, что плечи не поднимаются выше нормального уровня, а в локтях сохраняется естественное положение.

Как организовать рабочее место в комнате

Невозможно обустроить свой кабинет? Тогда нужно отделить рабочую зону в одной из жилых комнат.

• Оцените требуемый размер рабочего места. Иногда нужна совсем небольшая столешница и пара ящиков, а кому-то требуется пространство побольше. В соответствии с этим подумайте, где можно обосноваться.
• Организация рабочего места в комнате может быть не менее функциональной, чем отдельный кабинет. Одно из основных требований – наличие удобного стула. Можно обратить внимание на мебель, которая выпускается специально для офисов.
• Стол-бюро – отличная идея для рабочего места в комнате. И интерьер украсит, и обеспечит вас местом для хранения необходимых вещиц.
• Главный критерий – вам должно быть удобно работать. Не стоит делать рабочую зону максимально аскетичной, если вам так некомфортно. Между порядком и уютом нужен баланс. Сделать работу более приятной поможет любимая фотография или комнатное растение.

Организация рабочего места с позиции здоровья спины (и не только) / Хабр

После моей предыдущей статьи по поводу корректоров осанки в комментариях попросили изложить свой взгляд на оборудование рабочего места за компьютером с позиции здоровья позвоночника и минимизации влияния позы на возникновение болей в различных отделах спины.
Прежде чем самому взяться за систематизацию знаний по этому вопросу я решил посмотреть, что в интернете по этому вопросу написано. И с удивлением понял, что до конца толковых советов почти нигде нет. Есть масса статей, в них очень часто сказаны верные вещи, но вот чтоб прям все и в одном месте – с ходу не нашел. Дабы сэкономить время решил сам написать.

Итак, вот прям сразу – пара картинок, которые вроде как демонстрируют «как надо правильно сидеть за компьютером».

Так вот – так сидеть не надо. Даже так, как отмечено зеленым цветом.

Постараюсь описать как стоит организовать свое рабочее место.

Стул. Стул должен быть удобным. На сидение (2/3 его задней части) стоит сделать подкладку в несколько сантиметров толщиной, при этом следя, чтоб край кресла был также мягкий. Опять-таки общая суть, чего мы этим хотим добиться: край стула не должен давить на бедро и пережимать сосуды и нервы, угол между туловищем и бедром по передней поверхности должен быть 95 и более градусов, угол между бедром и коленом по задней поверхности должен быть так же 95 и более градусов. Лучше в обоих случаях чуть больше чем меньше – это позволит избежать сдавления сосудов в паховой и подколенной областях.

Сразу здесь же по положению стоп – они не должны висеть в воздухе, голени не стоит подгибать под кресло. Если кресло слишком высокое – лучше всего купить/сделать подставку (ну или положить 1-2 упаковки офисной бумаги или еще чего-то). То есть стопы должны полной поверхностью стоять на полу/подставке. Если кресло слишком низкое, и стопы стоят на полу только с задирающимися вверх коленями и уменьшением угла между туловищем – следует подумать, как это скорректировать.

Спинка стула должна быть высотой до середины лопаток или выше (опять-таки в литературе я встречал фразу «спинка должна на 3-5 сантиметров перекрывать лопатку»). Угол между сиденьем и спинкой стула должен быть примерно 110 градусов для работы (130 градусов для отдыха).

По положению столешницы – если вы много пишите, то она должна быть наклонная.

Под поясницу необходима подушечка или подбор. Задавали вопрос по поводу величины этого подбора, остановлюсь чуть подробнее.
В одной из наиболее общеупотребимых классификаций по Штаффелю (или Штофелю, в зависимости от перевода) выделяется 5 типов осанки:

Во всех типах осанки из этой классификации выраженность поясничного лордоза различается. Поэтому тут важно снова понять именно суть: поясница не должна «провисать» или переразгибаться. То есть сидя ровно на стуле вы должны ощущать поддержку в поясничном отделе. Не давление, не ощущение «пустоты», а именно поддержку. В случае малого подбора лордоз в пояснице будет сглаживаться, мышцы будут перенапрягаться. При чрезмерно большом подборе будет ощущаться дискомфорт и снова напряжение мышц.

Предплечья. В идеале у кресла, на котором вы сидите, должны быть подлокотники, которые меняются по высоте. В одной книге я встречал цифру «подлокотники должны быть в 23 см (9 дюймах) от поверхности сиденья» — прямая цитата. Я понимаю и уважаю опыт авторов книги, но я был бы не столь категоричен. Общая суть такова: предплечья должны свободно и спокойно лежать на подлокотниках. Если локти «проваливаются» — происходит растяжение и последующее компенсаторное напряжение надплечий (в частности – верхних порций трапециевидной мышцы). Если же предплечья и локти слишком высоко – то трапециевидная мышца постоянно напрягается. Обычно высота подбирается индивидуально, ориентироваться примерно можно на уровень пупка (в спокойном состоянии на этом уровне находятся локти у «усредненного» человека).

Из этих же рекомендаций вытекает логичное положение кистей за клавиатурой: в лучезапястных суставах не должно быть сильных сгибания и разгибания, в противном случае все будет вести к компрессионным нейропатиям («туннельным синдромам»). Точно так же предплечья не должны быть сдавлены краем стола или краем подлокотника. Поэтому удобнее всего, если высота стола подобрана под высоту подлокотника в случае расположения клавиатуры на столешнице, либо под уровень выдвижной полочки с клавиатурой, а лежащее на подлокотнике предплечье спокойно и свободно переходит на поверхность стола/полочки.

Положение головы следует корректировать только при условии соблюдения всего вышеописанного. Для того, чтобы максимально избежать смещения головы вперед (и, как следствие, переразгибания в шейном отделе) монитор компьютера следует располагать на уровне глаз. Специально проверил – практически всю высоту среднего монитора в 19 дюймов глазами можно охватить не меняя позиции головы (или изменяя в пределах градусов 5). Поэтому ориентируемся, что для людей с уже имеющимися жалобами на проблемы с шеей середина монитора располагается на уровне взгляда ровно сидящего человека. Если проблем с шеей нет и вы обустраиваете свое рабочее место исключительно с позиции профилактики – то верхний край монитора на уровне взгляда.

Второй монитор, рабочую литературу и документацию стоит ставить со стороны ведущего глаза (как определить – например читаем про пробу Розенбаха, это отнимет не больше минуты). С той же стороны желательно ставить стул для посетителей.

Так же всем своим пациентам я рекомендую каждые 30-40 минут вставать, пару минут походить (активируем венозный отток от нижних конечностей), подвигать плечами (круговые движения в плечах вперед и назад – разминаем мышцы верхнего плечевого пояса), раза 4-5 присесть (улучшаем кровоток в мышцах таза).

По поводу специальных кресел, работы стоя – пробуйте. Но я бы рекомендовал сначала попробовать правильно организовать рабочее место и режим труда/отдыха. Работать стоя не рекомендовал бы, так как плоскостопие в различных его проявлениях – практически бич современного мира (перестали мы ходить босиком или на мягкой подошве по неровным поверхностям). А нестабильность мышц стоп точно так же ведет к проблемам позвоночника. Ну и венозный отток от нижних конечностей у нас работает в том числе за счет активной работы мышц ног.

Не болейте!

UPD:
Спасибо Meklon за информацию по здоровью для глаз:

• Ограничение продолжительности работы в целом
• Перерывы каждый час-полтора, перевести фокус с близкого расстояния вдаль
• Исключить яркие точечные источники света в поле зрения
• Исключить яркие блики от таких источников в поле зрения
• Минимизировать перепады яркости в рабочем поле зрения, в том числе не работать в темноте без досветки фона (высокие перепады)

Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

• важные и срочные;
• срочные и неважные;
• важные и несрочные;
• несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Как организовать эффективное рабочее место?

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Как должно быть организовано рабочее место?

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Как организовать рабочее место дома?

Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки. Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе. Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид. Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию. У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок. Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности. Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии. Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету. Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

• Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
• Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
• Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

• Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
• Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
• Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
• Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
• Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией. Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).

---

Популярные статьи в категории:

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Как организовать рабочее место | Блог 4brain

Внушительную часть дня человек проводит за работой в офисе или дома. Однако редко кто задумывается о собственном комфорте во время работы. Мы сетуем на лень, прокрастинацию и плохое настроение, когда наша эффективность стремительно падает, и не учитываем влияние рабочего пространства.

Кстати, тому, как стать наиболее эффективным, мы учим на онлайн-программе «Тайм-менеджмент», где всего за 5 недель вы освоите лучшие техники по распределению своего времени. Поэтому, если у вас проблемы с планированием времени, организованностью и достижением своих целей, то смело записывайтесь на обучение. А сегодня мы поговорим об организации рабочего пространства, которое также влияет на продуктивность человека.

Особенно эта проблема становится актуальной в свете последних событий. На карантине многим приходится работать удаленно, но не всем удается поддерживать свой прежний рабочий темп.

Почему важно держать свое рабочее место организованным

Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду проблем с работой. К тому же, беспорядок и дискомфорт на рабочем месте увеличивают время и затрачиваемую энергию, необходимые для выполнения даже самых маленьких и простых задач.

Вот некоторые проблемы, появляющиеся в результате неправильной организации рабочего пространства:

• стресс из-за невозможности найти нужные предметы или документы;
• снижение производительности, потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ;
• ухудшение концентрации внимания: чем больше хлама в рабочем пространстве, тем выше шансы отвлечься от работы на посторонние объекты;
• повышенный риск заболеть: беспорядок может стать домом для бактерий, микробов и вирусов.

Как видите, вопрос организации рабочего пространства очень важен.

Что влияет на эффективность работы из дома

Организуя рабочее место дома, необходимо учитывать две составляющие: психологическую и техническую.

Психологически человеку поначалу сложно различать, когда начинается работа, а когда можно расслабиться и отдохнуть. И это естественно, ведь раньше у вас существовали ритуалы, которые помогали настроиться на работу, – укладка волос, выбор одежды или покупка кофе по дороге в офис. Теперь рабочие и личные границы размыты, что сбивает с толку.

Техническая составляющая также влияет на эффективность работы. Идея весь день лежать с ноутбуком на кровати сначала кажется вдохновляющей, но вскоре вы поймете – так работать не получится. Отсутствие рабочего стола, неудобный стул, недостаточное освещение в комнате и неправильная расстановка мебели – это лишь часть технических факторов, убивающих вашу продуктивность.

Побороть оба фактора можно, приложив немного усилий. Для этого давайте разберемся как организовать рабочее место правильно.

Установление границ в квартире

И с психологической, и с технической составляющей справится установка рабочих границ в квартире. Если вы будете переходить из комнаты в комнату с ноутбуком на руках, настроиться на работу будет сложно. Неэффективно также работать и за обеденным столом, ведь он вызывает совсем другие ассоциации. Поэтому:

Найдите идеальное рабочее место

Организовать рабочее пространство проще, выделив для него определенную комнату. При этом нужно учитывать, какая среда вам подходит. Поэтому задайте себе следующие вопросы:

• Где я буду хорошо работать?
• Мне нужно уединенное место?
• Фоновая музыка поможет мне настроиться на работу?
• Что меня может отвлечь?

Понимание того, что делает рабочий процесс легче и что отвлекает вас, поможет найти идеальное место для работы.

Создайте комфорт

Чтобы с удобством работать долгие часы, не выходя из дома, подумайте о приобретении подставки для ног и хорошего стула. Стул, от которого болит спина, или стол, на котором недостаточно места, снижают уровень комфорта.

Эффективная эргономика на рабочем месте помогает защитить здоровье и повышает уровень производительности, избавляя вас от стресса, телесных зажимов, головной боли, отекших ног и болей в спине.

Создавая себе комфорт, вы сможете оставаться сосредоточенными на работе в течение длительного времени.

Хорошее освещение

Любое рабочее место нуждается в хорошем освещении, чтобы вы могли хорошо видеть в любое время дня, важно заботиться о своем зрении. Воздействие резкого и чересчур яркого освещения в течение длительного периода может вызвать мигрень. Тусклое освещение может также вызвать головную боль и перенапряжение глаз.

Позаботьтесь о хорошем освещении без контрастов.

Вдохновение

Вы всегда можете спроектировать рабочее место так, как захотите. Это одно из преимуществ работы из дома.

Чтобы оставаться энергичным и мотивированным на работу, установите приятные и вдохновляющие напоминания на своем рабочем месте. Цитата из любимой книги или фильма, которая мотивирует и оживляет ваш дух, фотография любимого человека, приятные картины или постеры, свежие цветы – все это вдохновляющие вещи, которые можно поставить на рабочем месте.

Рабочая среда должна быть тщательно организована, чтобы оказывать положительное влияние на ваше желание работать, настроение, эффективность и производительность. Отвечая на вопрос «как организовать рабочее место?», мы перейдем к важной его части – рабочему столу.

Организация рабочего стола

Наведение порядка на рабочем столе не должно занимать целый день, это может быть сделано постепенно. На самом деле, поддержание организованного рабочего места гораздо эффективнее, если рассматривать его как постоянный проект, а не как одноразовое дело.

Итак, если вы готовы начать работу, следующие советы по организации помогут вам превратить ваш стол в эффективное рабочее пространство.

Наведите порядок

Беспорядок на рабочем столе и в папках с документами, куча хлама, запутанные провода зарядных устройств, наушников и т.д. Если вы постоянно складываете разные предметы в кучу с мыслью «потом как-нибудь разберу», вы начнете просто закрывать глаза на царящий на столе хаос. Создайте систему, которая не позволит превратить рабочее место в склад, тогда вам не придется разбираться с огромным беспорядком из раза в раз.

У каждой вещи должно быть свое место

Предметы намного проще убирать, когда у них есть определенные места. Это касается и вещей, с которыми вы не знаете, что делать, или к которым нужно вернуться позже. Выделите для подобного свое место и раз в день принимайтесь за разбор.

Не думайте, что лучший стол – это пустой стол

Хотя минимализм в стиле Мари Кондо может быть эффективным для некоторых людей, это не единственный способ организовать опрятное рабочее пространство. Люди, которые лучше воспринимают визуальную информацию, не преуспеют в работе, убрав все предметы из виду. Если это про вас, используйте систему хранения предметов с цветовой кодировкой, чтобы наладить рабочий процесс.

Хитрость в борьбе с файлами: разделяй и властвуй

Хитрость в создании действительно полезной системы хранения документов заключается в организации широких категорий, а затем их разделении на конкретные подкатегории. Разложите папки по алфавиту или по любой другой удобной системе, держите названия файлов выровненными по одному и тому же краю.

Освободите больше пространства

Популярность в эффективной организации рабочего пространства приобретает вертикальное хранение документов. И совсем не зря, ведь это позволяет выиграть больше свободного места на рабочем столе и на полках. Тогда как горизонтальные скопления документов сползают по поверхностям, тем самым захватывая большие области стола.

На карантине, например, когда вся работа переносится в небольшую квартиру, такая организация пространства важна как никогда.

Прикрепите на документы стикеры с датой истечения срока

Порядок на рабочем столе можно поддерживать, если вовремя выбрасывать ненужное. Это правило касается и документов. Если с пустыми шариковыми ручками и исписанными черновиками все ясно – их можно выбросить сразу, то с важными документами сложнее. Некоторые договоры или квитанции нужно хранить определенное время, ведь они могут понадобиться. Поэтому и возникает беспорядок в файлах и папках – что-то еще актуально, а от чего-то уже можно смело избавляться, но устраивать генеральную уборку и каждый раз вчитываться в документы слишком накладно по времени.

Проблема решается просто: как только у вас появляется новый документ, прикрепите на него стикер с датой истечения срока его актуальности. Кстати, совет применим и к цифровым файлам – в названии файла дополнительно запишите нужную дату. Держать организованным рабочее место дома или в офисе станет гораздо легче.

Правильные инструменты для работы

Специалисты рекомендуют использовать организационные инструменты и материалы для более эффективной работы:

• Если у вас не полностью цифровая работа, файловые разделители необходимы для сортировки задач. Распределите срочные задачи, большие проекты и рутинные документы по разным секциям.
• Инвестируйте в организатор для ящика. Он поможет сортировать предметы по категориям, так что вы не будете тратить время на поиск нужного в одной большой куче.
• Если вы используете бумажный планировщик или календарь, лучшим вариантом будет его настольная версия.
• Даже заменив бумагу электронными файлами, не отказывайтесь от всех физических предметов, они имеют свои достоинства. Так, например, аналоговые часы помогают в управлении временем, потому что вы будете видеть, как быстро идет время.
• Небольшие расходные материалы помогут вам в поддержании порядка в рабочем пространстве: скотч, скрепки, клеящиеся стикеры и цветные маркеры.

Используйте один совет или попробуйте все. Вместо того, чтобы тратить время на поиск вещей и перетасовку нагромождений, вы сможете нормально работать. Мы уверены, вам понравится быть свободным от беспорядка.

На первый взгляд может показаться, что наведение порядка в рабочем пространстве – это очень сложно и не стоит потраченного времени. Но ваши силы и время окупятся с лихвой и проявятся в положительных результатах вашей работы, а также в вашем самочувствии. Ведь мы часто чувствуем себя подавленными даже в офисе среди коллег, а работать, не выходя из дома, может быть сложнее вдвойне.

И напоследок, хотим еще раз пригласить вас на нашу онлайн-программу «Тайм-менеджмент», где вы научитесь быть продуктивным, несмотря на любые проблемы.

Желаем вам эффективной работы!

Как организовать рабочее место: 12 проверенных советов | Блог

Когда ничто не отвлекает от работы на рабочем месте, это хорошо, как ни крути. Более того, чистота рабочего стола и отсутствие отвлекающих элементов — один из самых эффективных способов борьбы с прокрастинацией.

Пока я писал эту статью, я сформулировал 12 советов, которые, конечно же, не превратят ваше рабочее место в сад камней, но помогут вам работать более продуктивно.Вам нужно будет привести в порядок свой рабочий стол, компьютер и рабочий процесс.

Настольный компьютер

Вы тратите на это не менее пяти часов в день, и все ваши рабочие инструменты на нем. А это значит, что он должен одновременно радовать глаз и не мешать работе.

1. Привыкайте к чистоте

Дело даже не в генеральной уборке и стерильности стола. Стол достаточно убирать каждый день (утром перед началом рабочего дня и вечером после выключения компьютера) для удаления пыли, крошек, луж и пятен от пролитых напитков (хотя лучше их протереть сразу, чтобы не испачкать важные бумаги).Нет, вы можете убирать стол после каждого чихания, если хотите — в работе главное не забывать.

Другой вопрос, что на столе может быть столько мусора, что с тряпкой некуда деваться. Поэтому …

2. Достать мусорное ведро

Понятно, что и дома, и в офисе можно выкинуть один и тот же мусор в общую помойку. Но будем откровенны — вряд ли вы будете идти в помойку каждый раз, когда вам нужно выбросить лист бумаги, скотч, скрепку и так далее.А если рядом будет небольшая неприметная урна, мусор больше не будет скапливаться на столе. Самое главное, не забывайте периодически (в идеале — после окончания рабочего дня) выкидывать его содержимое.

3. Удалите все кабели и ненужную электронику.

На столе вообще не должно быть проводов — они мешают и могут быть повреждены из-за неосторожного движения.

Плюс любая техника, не задействованная в рабочем процессе, отвлекает. Вы использовали наушники? Убери это.Вынул телефон и ответил на него? Положи обратно в карман.

Если вам нужен смартфон для работы — или есть место, где его можно спрятать рядом со столом — неплохо организовать место для его зарядки. И для остальных ваших устройств при необходимости.

4. Спрячьте и переместите все ненужное офисное пространство

В крайнем случае можно вообще выбросить. Если вы не пользуетесь наклейками и блокнотом, а офис раздает их всем раз в квартал — не храните их у себя, а отдайте тем, кому они нужны больше.

Но если вы им пользуетесь, держите свои канцелярские принадлежности в идеальном порядке, чтобы вам не пришлось копаться в горах бумаги, клея и скрепок. Если в работе вам помогает блокнот или дневник, пусть они всегда будут под рукой.

5. Периодически наводить порядок

Может неделю назад вам понадобилась эта папка с бумагой, а теперь она вам не нужна — пусть идет на свое место. Или вдруг вам достанется органайзер для канцелярских товаров, чтобы они стояли на одном месте. Следуйте двум основным принципам:

• — стол должен быть чистым,
• — работа за столом должна быть удобна лично вам.

Компьютер

На самом деле порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, ведь там — вся ваша работа (ну, скорее всего).

6. Держите рабочий стол в чистоте

Вы наверняка видели рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы все было под рукой» (может, у вас такой же).

С виртуальным рабочим столом принцип такой же, как с реальным:

Убрать все лишнее

Как минимум можно все отсортировать по папкам.Но даже эти папки следует переместить с рабочего стола в более подходящее место.

На Mac вы можете включить функцию «Стек», и сами файлы будут сгруппированы так, чтобы не занимать место на рабочем столе.

7. Организовать хранение файлов

Кто-то распределяет их по назначению (отдельные изображения, отдельные письма, отдельные сканы документов), кто-то по задачам и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выбирайте удобный вид сортировки и поддерживайте порядок. Это упростит вам навигацию по информации.

8. Используйте диспетчер задач

С его помощью вы можете избавиться от бесконечных заметок, увидеть список дел и задач, а также адекватно оценить время и сроки. Здорово, если у вашей компании есть привычка пользоваться такой услугой. Но если вы этого не сделаете, что, если все последуют за вами?

Прочтите про инструменты для удаленной работы — там я собрал все основные сервисы и приложения, которые не только помогают вам работать удаленно, но и в целом делают вашу работу более эффективной.

Рабочий процесс

Важно организовать рабочее место.Но не менее важно организовать рабочий процесс, чтобы не увязнуть в хаосе. Возможно, вы уже делаете некоторые из этих вещей, но совсем не думали ни о чем из них.

9. Оцифруйте все, что можно оцифровать.

Бумага — очень ненадежное средство хранения информации. Бумаги могут потеряться, спутаться с мусором, со временем залиться кофе. Отсканированные документы будут в целости и сохранности — главное отправить их в специально отведенное место (например, в облако), а не просто оставить на рабочем столе.

10. Распределить задачи на сегодня по приоритету

Даже если кажется, что все они сверхсрочные, а менеджер просто разводит руками — оцените сами, что сложнее, какие дедлайны горят, а что можно подождать. до конца дня.

11. Первое дело с текучестью кадров

Но если у вас есть ежедневная текучесть кадров в 5-10 минут в дополнение к большому проекту, сначала завершите его. Таким образом вы сократите свой список дел на день (и у вас будет меньше причин отвлекаться) и быстро войдете в рабочий ритм.

12. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно.

Многозадачность — это миф. Невозможно одновременно эффективно делать несколько дел — однозначно что-то пострадает. Гораздо продуктивнее будет сначала закончить одну задачу, а потом взяться за вторую.

Чтобы быстро организовать рабочее место, начните с самого простого — уборки пыли, наведения порядка на рабочем столе и последовательного выполнения задач. Вскоре вы заметите, что стали меньше отвлекаться и у вас есть время для выполнения большего количества задач, чем раньше.

Полное руководство по организации офисной файловой системы 2020 г.

Последнее обновление

19 октября 2020 г.

Поздравляем с новым десятилетием и прощаемся с путаницей старых и устаревших офисных систем хранения. Поскольку стало проще найти лучший способ систематизировать бумажные файлы и использовать новые технологии хранения в работе, сейчас самое время для организации!

Мы изложили ряд важных шагов для бизнеса любого размера, пытающегося внедрить офисную файловую систему. От управления файлами на компьютере до простых в использовании служебных программ — добро пожаловать в руководство по офисному обслуживанию.

Перспектива запуска, организации или наведения порядка в офисной файловой системе может заставить даже самых смелых из нас спрятаться за списком других, более важных «дел». Вам больше не нужно прятаться! Эти проверенные на практике советы помогут вам привести и поддерживать вашу офисную файловую систему в рабочем состоянии.

Многие из этих советов пришли прямо из нашей группы офисных менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь.

Советы по подаче документов в офис Быстрый поиск:

Цветовой код

Люди используют цветовое кодирование с тех пор, как офисные документы — и офисные файловые системы для их организации — стали реальностью несколько десятилетий назад. Проверенная временем техника цветового кодирования никогда не подведет, и ее относительно быстро и легко осуществить, даже если у вас особенно сложная система хранения документов. Цветовое кодирование вдохновит вас на сортировку файлов по разумным категориям, быстрый поиск файлов и добавление удовольствия в процесс хранения.

Этот организационный метод — идеальный способ превратить груды бумаги в упорядоченные пакеты, которые можно предсказать наилучшим образом. Лучше всего то, что цветовое кодирование работает как с физическими, так и с цифровыми файлами, и если вам нужно организовать оба типа файлов, вы можете легко использовать одну и ту же систему цветового кодирования для каждого.

Как:

• Просмотрите все файлы, необходимые для организации и определения нескольких организационных категорий. (Может потребоваться несколько проходов, чтобы действительно распознать закономерности и обозначить категории.)
• Присвойте каждой категории цвет. (Некоторые категории включают финансовые, человеческие ресурсы, контракты и оборудование.)

Просмотрите категории вместе со своими командами и руководителями. Цветовая координация не будет работать, если никто не понимает выбранные вами категории.

• Соберите материалы для цветовой кодировки. (Это могут быть цветные папки, которые можно разместить на книжной полке, или просто кусочки цветной ленты для васи, которые можно наклеить на ящики картотеки.)

• • Swag.com предлагает множество продуктов для организаций в ярких цветах, которые идеально подходят для цветного кодирования. Эти варианты имеют преимущество перед другими вариантами, потому что вы можете напечатать на них логотип вашей компании или другой дизайн.
  • Оцените эти настраиваемые преимущества организации офиса:

• Сделайте цветовую кодировку! Отсортируйте файлы по категориям с цветовой кодировкой и почувствуйте организационный дзен с каждым файлом, который вы перетаскиваете (или перетаскиваете) в аккуратный сосуд с цветовой кодировкой.
• Создайте краткую справочную таблицу правил, чтобы упростить процесс цветового кодирования для вас (при добавлении новых файлов) и для всех, кто поможет вам организовать файловую систему офиса в будущем.

Почему это работает:

Цветовое кодирование похоже на процесс обучения, известный как «разбиение на части», который Тренер по электронному обучению определяет как «… стратегию разбиения информации на небольшие кусочки, чтобы мозг мог легче усваивать новую информацию.”

Когда вы кодируете гору бумаги цветом, вы превращаете беспорядочную массу информации в куски, которые вы и ваш мозг можете легко отсортировать, когда вам нужно найти что-то конкретное. Если вам нужно найти счет в стопке бумаги, вы можете быть ошеломлены и сдаться, но если вам нужно найти счет в вашей новой системе с цветовой кодировкой, тогда вы будете знать, что нужно искать зеленый флаг, который означает «Финансовые документы».

Оцифровать

Когда вы оцифровываете файлы, вы, по сути, создаете безбумажную файловую систему.Многим людям намного проще организовать цифровую файловую систему вместо бумажной системы хранения после того, как каждый бумажный файл был преобразован в цифровой формат. Если вы решите оцифровать файлы, вам нужно будет начать со сканирования и преобразования старых файлов, что может занять много времени и трудозатрат.

Как:

Особая благодарность Франциско из нашей группы в Facebook за выделение этих указателей!

• Решите, как организовать файлы в цифровом виде.Будете ли вы использовать готовое программное обеспечение, сетевой диск, обслуживаемый вашей собственной группой ИТ (информационных технологий), или бесплатную облачную платформу, такую ​​как Google Drive?
• Используйте надежную и эффективную сканирующую машину. (Франциско использовал машину Richo с возможностью сканировать документы и отправлять их в заранее назначенные папки в сети.)

Francisco также рекомендует:

«Определите, есть ли у вас облачное хранилище резервных копий для ваших документов. Это особенно важно, если вы работаете с документами, утеря которых может нанести огромный ущерб клиентам, клиентам или другим бизнес-операциям.”

• Определите, кто будет иметь доступ к добавлению и организации файлов в вашей системе.
• Разработайте стандартное соглашение об именах для отсканированных файлов. Это упростит поиск файлов и поиск в вашей безбумажной системе.
• Франциско рекомендует добавлять даты (или, по крайней мере, годы) к именам файлов, чтобы было легче узнать, когда их удалить или заархивировать. В библиотеках Penn есть прекрасный список лучших практик именования файлов, которые помогут вам начать работу.
• Создайте карту вашей будущей цифровой файловой системы.Сделайте этот макет как можно точнее, чтобы вы могли предвидеть любые проблемы с вашей схемой организации. По завершении проекта обновите карту, чтобы учесть все изменения, внесенные вами в процессе. Когда вы закончите, эта карта поможет вам легко находить нужные объекты при знакомстве со своей новой системой.
• Отсканируйте ваши документы:
  • Используйте штамп или наклейки, чтобы отметить физические файлы, которые уже были отсканированы в систему.
  • Если ваша цифровая файловая система позволяет, добавляйте ключевые слова в каждый документ, чтобы упростить поиск файлов.
  • Не торопитесь, чтобы избежать ошибок. Однажды даже простая ошибка может сделать невозможным найти нужный файл. Сканирование документов в вашу новую систему — это трудоемкий процесс, но помните: со временем все будет готово!

Почему это работает:

Цифровые файловые системы автоматизируют «поиск файлов» в вашей офисной файловой системе. Вместо того, чтобы листать папки и стопки, рискуя при этом порезаться на бумаге и головной боли, цифровая система позволит вам искать по нескольким ключевым словам или сортировать файлы в алфавитном списке и легко находить то, что вам нужно.

Цифровые системы

также позволяют легко добавлять новые файлы и даже разделять обязанности по хранению файлов между командами. Настройка требует много работы, но сэкономленное время и стресс того стоит.

Установить срок годности

Это может показаться обманом, но один из лучших способов организовать файловую систему офиса — уменьшить количество файлов, которые вам нужно систематизировать. Отсортировать файлы по содержанию может быть сложно, так как трудно определить, какие файлы нужно сохранить, а какие можно выбросить, но удаление файлов по возрасту представляет собой безопасный стандартизованный способ решить, что можно выбросить.

Как:

• Установите возраст «выброса» для ваших файлов — 1 год, 5 лет, 10 лет… в зависимости от того, что кажется подходящим для файлов, которые вы храните, и вида бизнеса, который вы ведете.
  • Если вы опасаетесь, что файлы могут вам снова понадобиться, просто переместите их в «архивный» ящик или папку, организованную по годам. (Это, по крайней мере, предотвратит загромождение вашей основной файловой системы устаревшими документами.)
• Создайте повторяющееся собрание в своем календаре — возможно, в первую неделю нового года — для масштабной очистки файлов.

Почему это работает:

Удаление старых файлов сохраняет вашу систему чистой, организованной и актуальной. Это также экономит ваше время, поддерживая систему в рабочем состоянии, и помогает не тратить зря времени на организацию файлов, которые больше никому не понадобятся.

Разделяй и властвуй

Если файлы, которые вам нужно систематизировать, относятся только к определенным отделам, попросите человека в каждой из этих групп организовать свои файлы, пока вы создаете общую структуру управления файлами.

Как:

• Создайте организационную структуру на основе отделов вместо использования категорий, которые группируют файлы на основе общих тем, таких как финансы или человеческие ресурсы.
• Разделите файлы соответствующим образом.
• Отнесите файлы профильному специалисту из каждого отдела, желательно тому, кого вы знаете, с удивительными организаторскими способностями. Попросите этого добровольца логически организовать файлы и создать ключ для справки.
• Соберите упорядоченные файлы по отделам и добавьте их в вашу общую систему.

Почему это работает:

Прося людей, которые будут разбираться в файлах и которым потребуется доступ, принять участие в процессе организации, вы убедитесь, что ваша система будет работать.

Организация файлов на стенах

Крепите держатели для файлов прямо на стене, а не используйте шкаф или полку.

Как:

• Определите свои организационные категории и определите, какие типы документов подпадают под каждую категорию.
• Установите вместительные настенные держатели в одной из общих зон вашего офиса. (Получите привлекательные держатели, соответствующие бренду вашей компании, чтобы сделать это усилие вдвойне и инициативой по дизайну офиса.) Обозначьте каждый держатель по основной категории, а затем укажите, какие типы файлов должны помещаться в каждый. Подумайте, как сделать этикетку понятной для занятых сотрудников за несколько секунд или меньше.

Какие файлы здесь?

• Счета
• Поступления
• Запросы на возмещение
  • Напишите всем сотрудникам компании, чтобы они объяснили ваш процесс.Вместо того, чтобы приносить файлы вам, люди могут добавлять их прямо к держателям.
• При необходимости очищайте файлы раз в неделю.

Почему это работает:

Файлы

Office являются коллективными ресурсами, поэтому логично, что их организация должна быть коллективной ответственностью. Хотя у вас могут быть амбициозные планы по поддержанию офисной файловой системы в идеальном состоянии, все может развалиться, если и когда вы будете заняты.Эта система гарантирует, что файлы будут упорядочены по категориям, а не скапливаются в беспорядочной куче.

Упорядочить по важности

Любой, кто когда-либо просматривал файлы, понимает страстное желание найти именно то, что вам нужно, вместо того, чтобы найти 100 вещей, которые вам не нужны. Например, попробуйте организовать файлы в офисе по важности, чтобы поиск документов был для всех более приятным.

Как:

• Опросите сотрудников и спросите, какие офисные файлы им нужно было найти или получить к ним доступ в течение года.(Сделайте это обследование обязательным и при необходимости обратитесь за помощью к руководству.)

Просмотрите ответы и сгруппируйте типы файлов по уровням в соответствии с требованиями доступа. (Согласно вашему опросу, верхний уровень — это пять наиболее часто используемых типов файлов.)

• Организуйте свою систему, цифровую или физическую, по этим категориям. Не забудьте также классифицировать и пометить субфайлы. Например, вы можете пометить файлы верхнего уровня как «Важнейшие файлы» и включить отдельные метки для «квитанций», «контрактов» и «результатов опроса».”

Почему это работает:

Всем нужна файловая система, которая, кажется, предвосхищает именно то, что им нужно. Организуя свою систему на основе «правила большинства», у вас больше шансов создать файловую систему, которая действительно предоставляет именно то, что нужно людям.

Планируем организовать на регулярной основе

Даже лучшая офисная файловая система не будет организована сама по себе. Лучше всего иметь это в виду и планировать еженедельно немного поработать, чтобы система была организована.Прилагать небольшие усилия на регулярной основе будет гораздо менее утомительно, чем пытаться сразу очистить годовые неправильно управляемые файлы.

Как:

Установите повторяющееся напоминание в календаре и помните, что эта задача должна быть священной. Заручитесь помощью коллег, чтобы держать себя в руках и сделать еженедельное мероприятие веселым. (Вы также можете установить вознаграждение для повышения организационной мотивации.)

Почему это работает:

Поддержание системы в порядке более реалистично и управляемо, чем создание системы с нуля один раз в год.

Отдельные текущие работы от завершенных

Этот гениальный совет от Mind Tools упрощает всю файловую систему. Вы по-прежнему можете упорядочивать файлы для завершенных проектов, но отделение их от файлов, связанных с текущей работой, сделает поиск файлов намного быстрее и эффективнее.

Как:

• Сохраните любую существующую технику категоризации, которая сработала для вас, но добавьте две всеобъемлющие категории: «Завершено» и «В процессе».”
• Добавьте отметки времени или метки для группировки файлов по дате завершения, ожидаемой или фактической.
• Добавьте ожидаемые даты завершения в свой календарь, чтобы знать, когда пора пойти и заняться организацией.

Почему это работает:

Файлы, относящиеся к незавершенной работе, логически являются теми, к которым людям будет нужен доступ больше всего, и организация файловой системы по срочности и частоте доступа — один из лучших способов убедиться, что ваша файловая система совершенно практична, а также эффективно организованный.

Дополнительный совет: Найдите способ сделать организацию вашей файловой системы увлекательной или, по крайней мере, выполнимой. Может быть, для этого нужно приобрести красивые материалы, которые сделают вашу работу приятной, или нанять сотрудника, который поможет вам, чтобы вы могли делиться качественными разговорами во время организационных сессий.

Просто придумайте, как заставить задачу организации файлов работать на вас — это лучший способ убедиться, что важная задача организации файлов не превратится в одну из ужасных.

Может быть, у вас слишком много советов по организации? Мы думаем, что нет! Поделитесь своими советами ниже, чтобы мы все могли наслаждаться суперорганизованными офисами!

П.С. Многие из этих советов пришли прямо от нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь.

Ресурсы Office How To:

36 идей офисного декора, которые вдохновят вашу команду на лучшую работу

25 эпических идей для офисных вечеринок, о которых все будут рассказывать неделями

19 Отличных офисных идей для максимальной производительности

25 идей для доски объявлений Creative Office, которые действительно можно прочитать

101 Веселые офисные игры и занятия, которые делают работу потрясающей

15 креативных идей макета офиса, которые очень волнуют людей

7 забавных офисных идей на день рождения, которые так же просты, как пирог

Календарь событий на рабочем месте: офисные мероприятия на каждую часть года

Мы предоставили офисным домашним животным бесплатно поводья на рабочем месте — вот как это улучшило наш офис

Единственный шаблон руководства по офисным процедурам, который вам когда-либо понадобится

Планируете переезд в офис? Вот что вам нужно знать

Как привнести аутентичный стиль запуска в любой офис

18 идей для праздничных вечеринок, которые очень интересны для небольших компаний

Как сделать ваш следующий визит в компанию незабываемым

Единственный контрольный список для планирования корпоративных мероприятий, который вам когда-либо понадобится

Современное руководство по (ответственному) употреблению алкоголя на работе

7 творческих способов сделать запоминающиеся объявления для новых сотрудников

21 веселая офисная розыгрыш, за которую (надеюсь) вас не уволят

17 идей компании, которые действительно хотят сотрудники

Шпаргалка от А до Я для выбора лучшей услуги конференц-связи

Полное руководство по созданию успешного информационного бюллетеня компании [с шаблонами]

Как устроить отступление компании, о котором все будут в восторге

Как организовать рабочее место

Взгляните на свое рабочее место.Что ты думаешь? Чувствуете ли вы воодушевление и полны ли вы продуктивной энергии для создания превосходной технической документации, когда вы ее просматриваете? Если ответ «да», то эта статья, вероятно, не для вас; но вы все равно можете прочитать его, потому что правильный ответ (по крайней мере, мы так думаем) должен быть «да, но могло бы быть лучше». И, если вы ответили «Мех» — обязательно прочтите этот пост в блоге. Как только вы его закончите, у вас будет реальный план того, как улучшить свое рабочее место.

Пусть ваше рабочее пространство расцветает

Буквально! Купите себе красивые растения.Декорации могут сделать стол аккуратным и красивым, но они также могут отвлечь внимание. Кроме того, слишком много украшений просто загромождают стол, и мы все знаем, что беспорядок — плохая новость для сосредоточения. А техническим писателям нужно постоянно сосредотачиваться. В своем понимании растение — хороший способ украсить. Он натуральный, зеленый и красивый. Вы можете найти огромное количество разнообразных горшков для настольных растений, в том числе и много интересных. Таким образом, он может быть экологически чистым с забавным поворотом, демонстрирующим вашу индивидуальность.

Уберите стол перед тем, как идти домой

Мы не имеем в виду чистку щеткой.Просто постарайтесь сделать привычкой наводить порядок в конце рабочего дня. В идеале это не должно занять у вас больше пары минут, но эти минимальные усилия окупятся утром. Когда вы приходите на работу и у вас хороший и чистый стол, можно сразу переходить к делу. Видеть грязное беспорядочное рабочее место с утра — плохо для вашего морального духа 🙂

Не откладывайте на потом, организовывайтесь!

Существует очень тонкая грань между откладыванием дела на потом и наведением порядка на рабочем месте.Но на самом деле разница довольно очевидна — вам нужно организовать это только один раз, остальное — это в значительной степени промедление. Если вы серьезно отнесетесь к нашим предыдущим советам и начнете убирать свое рабочее место перед тем, как идти домой, вам не нужно будет делать что-то особенное в рабочее время, чтобы содержать место в чистоте. Если вернуть вещи на свои места, то это будет хорошо.

Парадокс мусора

Парадокс мусора в том, что даже если вы следуете всем предыдущим советам, вы все равно столкнетесь с мусором на своем столе.Это одна из универсальных загадок, которую не может разгадать ни один человек. Сломанные карандаши, скрепки, скомканные листы бумаги, бесполезные документы … Конечно, идеально иметь мусорное ведро рядом с вашим столом. Даже очень маленький может помочь вам вовремя избавиться от беспорядка, вместо того, чтобы забыть взять его с собой в следующий раз, когда вам нужно будет встать и куда-то пойти.

Бонус: сделайте свое рабочее место более здоровым

Когда наши мышцы находятся в одном и том же положении долгое время, они становятся действительно жесткими.К счастью, есть много устройств, которые могут вам в этом помочь:

• Эргономичные подножки. Это отличное решение для уставших ног. На выбор множество моделей: гамакообразные, регулируемые, с автоматическим массажем.
• Эргономичные клавиатуры. Это устройство убережет от боли в пальцах. Создание справки требует большого объема набора текста, поэтому выбор клавиатуры — серьезный вопрос для любого технического писателя.
• Подушечки массажные для офисных кресел. Это подойдет людям, склонным к болям в спине.Такие прокладки бывают разных размеров и форм — некоторые из них могут превратить ваше офисное кресло в настоящее массажное кресло, а другие намного меньше и легко переносятся.

Заключение

Есть ли другие уловки и советы по организации рабочего места, которыми вы хотели бы поделиться? Будем рады видеть ваши советы в комментариях ниже. На самом деле существует так много вещей, которые косвенно влияют на наше настроение и производительность. Если вы чувствуете, что могли бы использовать еще пару идей, ознакомьтесь с этим постом под названием «Лайфхаки для технических писателей».Мы стараемся предоставить информацию, которая может быть полезна специально для технических писателей, и, надеюсь, нам удалось изменить ситуацию к лучшему для некоторых из вас.

Удачи в написании технической документации!
Команда ClickHelp
Создание, размещение и доставка документации на разных платформах и устройствах

Как организовать рабочее место дома: 5 советов

Как мысленно настроить себя на работу дома? Какой стол и стул выбрать для комфорта, какие цвета и текстуры стимулируют наш мозг? Советы по обустройству домашнего мини-офиса — в нашей статье Иногда нам нужно работать дома, а иногда просто приятно завершить все дела, сидя в своей уютной комнате.Практически в каждой квартире сегодня есть компьютер и письменный стол, на котором он стоит, но это не всегда можно назвать рабочим местом. Наталья Преображенская, руководитель студии дизайна интерьеров «Уютная квартира», поделилась с нами советами по обустройству рабочего места в доме. Наталья Преображенская В 1997 году получила степень бакалавра, окончив юридический факультет Международного университета в Москве (МУМ). В 2003 году окончила Институт дизайна Московского государственного университета дизайна и технологий.В 2003 году она основала Студию дизайна интерьеров «Уютная квартира» в Москве и в настоящее время занимает должности генерального директора и руководителя студии. Под руководством Натальи работают 30 профессиональных дизайнеров, за 12 лет деятельности реализовано более 600 дизайн-проектов в России и за рубежом. ukvartira.ru Порядок на столе — порядок в голове — Психологи говорят, что захламленный стол ведет к деструктивному отношению, поэтому соблюдайте порядок за рабочим местом. В идеале, если рядом с вами только те вещи, которые необходимы: компьютер, блокнот, ручка и карандаш.Оптимальным вариантом будет простой стол со строгими линиями, а стул следует выбрать комфортным, но не расслабляющим. Правильное освещение Дневной свет значительно влияет на продуктивность работы, так как заставляет тело просыпаться и действовать, поэтому постарайтесь, чтобы рабочее место было освещено естественным образом большую часть дня. Важно, чтобы на мониторе не было бликов от солнечных лучей. Не забывайте о правильном искусственном освещении, ведь часто к вечеру рабочая активность увеличивается.Концентрации внимания способствуют холодные белые оттенки, тогда как желтый цвет расслабляет человеческое тело. Разнообразьте интерьер Как часто вы ловили себя на мысли, что глаза устают от однородности интерьера или, наоборот, слишком яркие цвета не позволяют сосредоточиться и постоянно отвлекают внимание? У многих такие вещи происходят на подсознательном уровне, оставаясь незамеченными, но это не значит, что интерьер не влияет на продуктивность нашей работы.Для комфорта нужно искать золотую середину, добавляя рельефные текстуры или ткани: они заставляют мозг работать эффективнее, стимулируя тактильные рецепторы. Организация мыслей Считается, что мозг лучше воспринимает визуальную информацию, поэтому, разместив магнитную доску на уровне глаз, можно легко делать заметки, структурировать мысли в виде диаграммы, прикрепить пару стикеров или любимые фотографии. Уголок отдыха Для продуктивной работы необходимы перерывы, поэтому желательно оборудовать удобное место, где можно спокойно наслаждаться 30 минутами отдыха.Для этого идеально подойдет небольшое мягкое кресло с журнальным столиком. Если отдых для вас — это физическая релаксация, можно организовать небольшой фитнес-уголок.

Комментарии

Комментарии

Тактик, чтобы убрать беспорядок на рабочем месте

Мэдлин Харрелл

6 ноября 2017

Рассмотрите возможность утренних поездок на работу. Вы знаете маршрут наизусть и наверняка сможете проехать по нему во сне. Поэтому, когда возникают такие вещи, как строительство, заграждения или объездные дороги, это может расстраивать, отвлекая вас от эффективного выполнения поставленной задачи.

Работа в загроможденном пространстве очень похожа на поездку по городу в пятницу днем: неизбежно будут некоторые объездные дороги, движение транспорта и другие вещи, которые выбивают вас из игры и затрудняют выполнение работы. Когда вы тратите дополнительное время на поиск материалов или принадлежностей, ваш рабочий процесс — и ход мыслей — прерывается.

Замечательные вещи случаются, когда вы находите время, чтобы переосмыслить, как вы организуете свое рабочее пространство. Упорядочение и организация вашего рабочего пространства означает меньше времени на поиск и больше времени на продуктивность.Вам больше не придется прерывать ход мыслей / конференц-связь, чтобы найти что-то, или отвлекаться на беспорядок, который окружает вас в любой день.

Кроме того, ваши коллеги могут начать думать, что вы от природы аккуратный человек. Бонус. Просто не вздрагивайте, когда вы понимаете, сколько времени вы потратили на просмотр документов, чтобы найти нужную печатную версию этого запроса предложений.

Без лишних слов, давайте рассмотрим те приглашения на прошлогоднюю праздничную вечеринку, которые все еще лежат в ящике вашего стола.

Как организовать свой рабочий стол

Тактика №1: Очистите свое пространство.

Начало работы — самая сложная часть. Организация рабочего места начинается с полной чистки. Уберите все со своего стола, из своей файловой системы, из ящиков и шкафов и решите, что стоит оставить, а от чего отказаться. Вы можете в конечном итоге получить большие груды файлов и старые материалы конференций на полу, но конечный результат того стоит.

Тактика № 2: Убирайте свое пространство… и держите его в чистоте.

Теперь, когда вы очистили свое пространство от беспорядка, вы можете заметить всю пыль, которая скопилась за вашей стопкой неиспользованных канцелярских принадлежностей и записок недельной давности. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы дать своему рабочему столу новый старт … дополнительные баллы, если вы используете спиртовые салфетки или полироль для дерева, в зависимости от того.

Тактика № 3: Решите, какие сваи должны остаться, а какие можно убрать.

Мы все этим занимаемся: копим бумаги и проекты. «Но что, если мне это понадобится позже?» Поверьте мне, вы этого не сделаете. Некоторые вещи важны и выдерживают испытание временем, и, возможно, они заслуживают отдельной папки.Но временные документы следует упорядочить и датировать или выбросить в мусорное ведро.

Это может показаться трудным, но по мере сортировки станет легче. Вы, несомненно, найдете некоторые вещи, которые, возможно, захотите оставить «на всякий случай», но имейте смелость отпустить то, что вам больше не помогает. Вы, вероятно, найдете некоторые жемчужины, но вы, вероятно, сможете выбросить версию 1 этого плана проекта из первого квартала.

Тактика №4: Пометьте все (серьезно, все).

Если вы так решите, покупка хорошего производителя этикеток сэкономит вам время, которое вы тратите на поиски чего-либо.Будь то печатная копия карты продукта или степлер, у вас нет времени тратить время на поиск потерянных предметов. Легче оставаться организованным, когда знаешь, где все находится.

Утренний распорядок 15 успешных ведущих бизнес-лидеров: чему вы можете научиться?

Тактика № 5: Выделите определенные места для определенных вещей.

Помните об этом при маркировке, и вы больше никогда не будете тратить время на поиск предметов. Когда придет время вернуть свои достойные вещи на стол и в ящики, вы будете точно знать, куда их все складывать.Канцелярские товары в этом ящике, старые файлы в этом ящике, файлы встреч в этом лотке, чашка для ручки в углу и т. Д.

Тактика № 6: Решите, что помещается в ящики, а какие скобы остаются над декой

Пополняя свой стол тщательно проверенными предметами, решите, какие предметы можно убрать, а какие использовать ежедневно. Я советую убрать большинство предметов на минимальный чистый стол, но каждому свое. Справедливое предупреждение: будет утомительно смотреть на те предметы, которые вы всегда надеетесь использовать, но никогда не получите шанса.

Тактика № 7: Возьмите любой настольный органайзер, на котором держится ваша лодка.

Нет конца огромному изобилию настольных органайзеров, доступных в любом магазине или суперцентре. Независимо от того, используете ли вы матовый, золотой или нержавеющий стол, органайзер для стола может быть бесконечно ценным при хранении разумного количества офисных принадлежностей на вашем столе. К некоторым даже прикреплен файловый держатель. Отлично.

Тактика № 8: Пересмотрите свою файловую систему.

Вместо того, чтобы безрассудно бросать файлы в шкаф, организуйте файлы так, как вам удобнее.Он может быть в алфавитном порядке, или это может быть приоритет ваших проектов по важности. Каким бы способом вы это ни делали, это должно иметь смысл только для вас.

Тактика № 9: Создайте папки для собраний.

Создайте папку, предназначенную только для встреч, будь то сопроводительные материалы, заметки к презентации или заметки к чужой презентации. Наличие папки, предназначенной исключительно для материалов встречи, означает, что у вас будет единое окно на случай, если вы не укажете следующие шаги или вам понадобится помощь в подготовке к последующим действиям.

Тактика № 10: Создайте папки для людей / проектов.

В зависимости от динамики вашей команды создайте папки для проектов (командная среда) или людей (работа один на один). Как и в случае с папкой для собраний, вы будете точно знать, какой файл вытащить, когда члену команды нужен конкретный документ, связанный с проектом.

Тактика №11: Заведите себе аналоговый почтовый ящик.

Inboxes предназначены не только для цифрового мира. Получите лоток для входящих сообщений для своего стола, чтобы вы всегда знали, когда кто-то заходит с материалами, даже когда вы находитесь далеко от своего стола.Это также убережет сообщения / сообщения от других от ваших тщательно организованных встреч и документов по проекту.

Тактика № 12: Отделите бумагу от оборудования.

Это может показаться легкой задачей, но эти надоедливые бумаги всегда возвращаются в стопки на вашем рабочем столе. После настройки файловой системы выделите место подальше от компьютера, чтобы вы могли полностью подключиться к Интернету, а не читать заметки с той встречи на прошлой неделе, на которой вам вообще не нужно было присутствовать.

Тактика № 13: Используйте маловероятное пространство.

От окна до стены всегда больше места для хранения вещей, чем кажется на первый взгляд. У вашего стола есть неиспользуемый подоконник? Бросьте туда подставку для карандашей или лоток для входящих сообщений и сэкономьте ценное рабочее пространство. Есть немного пустого места на стене? Существует около миллиона способов сделать пробковую доску для заметок или личных вещей, которые вам бы не хотелось загромождать стол.

Задача № 14: Выразить себя.

Всем комфортнее работать в таком месте, где они себя чувствуют.Независимо от того, означает ли это привезти определенное количество личных вещей (будьте осторожны) или оживите обстановку в офисе, чтобы отразить вашу уникальную личность, всегда нормально чувствовать себя как дома в своем пространстве. Нужны ли вам фотографии вашей собаки или просто какие-то выразительные канцелярские принадлежности … вы это сделаете.

Нужно вдохновение? У Марты Стюарт есть несколько очень забавных идей.

Тактика № 15: Сделайте это частью еженедельного распорядка.

Конечно, легко наклеить наклейку на документ и сказать, что вы избавитесь от него в следующий вторник.Без расписания ваши благонамеренные даты истечения срока будут приходить и уходить без календарного напоминания. Продолжайте сортировать и выбрасывать документы после того, как они выполнили свою задачу. Все эти предложения бесполезны без установленного режима.

Тактика №16: Создайте свое собственное место для хранения вещей.

Итак, вы упорядочили все свои папки и файлы и спрятали все свои лишние вещи вне поля зрения. Куда ставите новые дополнения? Всегда кошерно добавлять на рабочий стол дополнительный ящик стола.Некоторые настольные органайзеры включают дополнительный лоток или ящик под держателем для файлов, поэтому он не занимает лишнего места. Как по волшебству.

Тактика № 17: Создайте свое личное пространство.

Как бы вы ни старались, легко позволить элементам накапливаться в течение дня, когда вы много работаете. Даже когда случаются эти временные неудачи, убедитесь, что есть одна вещь, в которой вы не идете на компромисс: пустое пространство. Держите одну секцию стола свободной, желательно сбоку от руки с мышью. Таким образом, когда станет казаться, что беспорядок приближается, у вас всегда будет немного места для работы.

Тактика № 18: Выпрямите перед уходом.

Используйте последние пять минут своего дня, чтобы убрать со своего стола беспорядок, который мог скопиться в течение дня. Вам не нужно каждую ночь атаковать монитор тряпкой, но простая очистка использованных кофейных чашек, контейнера для обеда и любых неорганизованных документов поможет вам спокойно покинуть рабочее место. Это дзен-способ расстаться с работой, а утром всегда приятно прийти к чистому столу.

На вынос

Возможно, вы заметили некоторые темы в этих предложениях. Итак, что мы узнали в целом?

Вывод №1: Все дело в бумаге.

Если вы не заметили, мы много говорили об управлении документами и защите вашей файловой системы от ошибок. Несмотря на рост цифровых коммуникаций, на вашем рабочем столе неизбежно будут скапливаться посторонние бумаги и документы. Они являются виновниками большинства настольных туалетов и могут затруднить поддержание порядка.

Организация ваших документов в систему хранения, которая находит отклик у вас, поможет вам точно знать, где находятся знания, в любое время, когда они вам понадобятся. Больше не нужно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное над проектом или паниковать перед важной встречей, потому что вы не можете найти свои заметки.

Вывод № 2: Будьте жестокими при очистке и сортировке.

Выбирать фаворитов — это нормально. Всегда соблюдайте осторожность, чтобы сохранить все, что может вам понадобиться, но будьте уверены, что это вам нужно. И если вам это нужно, убедитесь, что у вас есть для этого место.Даже если при создании папок проекта или людей вы попадете в затруднительное положение, это принесет гораздо больше спокойствия, чем окружение беспорядка и пыли.

Плюс, проектируя новое пространство, вы сможете выразить себя больше в чистой окружающей среде. Неважно, тратитесь ли вы на модный настольный органайзер или просто счастливы избавиться от кучи лишней разной работы, вы всегда будете настроены на успех в своем рабочем процессе. Меньше отвлекающих факторов, больше места, чтобы быть собой без всех старых вещей, которые вас сдерживают.

Вывод № 3: Расскажите сами.

С ума сойти с этим этикетщиком. Промаркируйте каждый ящик и полку, которые у вас есть. Нет предела тому, насколько вы организованы в своем личном пространстве. Это включает вышеупомянутую чрезмерно детализированную категоризацию документов. Это нормально, если в вашем новом держателе файлов будет десять папок, потому что вы будете точно знать, где все находится, когда вам это нужно. Больше нет проблем с производительностью.

Вывод № 4: Это не может произойти сразу.

Некоторые люди связывают очистку и реорганизацию вашего пространства с разрывом плохих отношений. Я не согласен. В отличие от плохих отношений, когда вы определенно ДОЛЖНЫ разорвать их как можно скорее, становление более организованным человеком с более организованным пространством иногда может быть длительным процессом.

Если у вас поначалу возникнут проблемы с выработкой некоторых из этих новых привычек, не переживайте. Поддерживать чистоту в помещении может быть очень сложно, особенно когда вы уложились в срок, много путешествуете по работе или у вас много проектов, которыми нужно управлять.Для людей, работающих удаленно, я уверен, что поддержание чистоты на рабочем месте — это то же самое, что и поддержание чистоты в доме, а это всегда нелегкая битва. Но если ежедневно уделять пару минут хотя бы одному из этих скромных предложений, в конечном итоге вы получите большие результаты и рабочий стол, которым вы можете гордиться.

Как не отвлекаться от задачи и организовать работу на рабочем месте

Взрослые с синдромом дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ) сталкиваются со многими проблемами на рабочем месте.Следование указаниям, выполнение задачи, завершение проектов и организация задач — это всего лишь несколько проблем, которые могут возникнуть на работе, но выполнение длительных деловых встреч может быть особенно сложной задачей.

СДВГ часто диагностируется в младшем школьном возрасте, но исследования показывают, что 60% детей с диагнозом СДВГ все еще проявляют симптомы во взрослом возрасте, и около 2,5% взрослых имеют диагноз СДВГ.

СДВГ трудно диагностировать во взрослом возрасте. Фактически, требование наличия нескольких симптомов до 12 лет говорит о важности клинических проявлений в детстве.В то время как воспоминания взрослых о детских симптомах часто считаются ненадежными в клинических условиях (требующих дополнительной информации, например, старых табелей успеваемости или семейных отчетов), текущие исследования действительно предполагают, что СДВГ может проявляться во взрослом возрасте с или без предыдущего детского диагноза.

У большинства людей симптомы СДВГ меняют свое течение в подростковом и взрослом возрасте. С этой целью полезно понять, как СДВГ проявляется во взрослом возрасте.

Продолжение статьи ниже

Обеспокоены СДВГ?

Пройдите нашу 2-минутную викторину по поводу синдрома дефицита внимания и гиперактивности, чтобы узнать, могут ли вы получить пользу от дальнейшей диагностики и лечения.

Пройдите тест на СДВГ

Симптомы СДВГ у взрослых

Определяющим признаком СДВГ является постоянный паттерн или невнимательность и / или гиперактивность-импульсивность, которые мешают функционированию (более чем в одной области) в течение как минимум шести месяцев. Для взрослых симптомы СДВГ могут включать:
• Неспособность уделять пристальное внимание деталям
• Трудности с запоминанием информации
• Трудности с выполнением указаний
• Трудности с концентрацией внимания или удержанием на задании
• Проблемы с организацией заданий
• Трудности с выполнением работы вовремя
• Хроническое опоздание и забывчивость
• Социальная навязчивость — частые перерывы или принятие важных решений без консультации с другими
• Гиперфокусировка: интенсивное внимание к интересующим вещам (т.е. покупки в Интернете, видеоигры) или задачи, которые вознаграждают / стимулируют
• Безрассудное поведение
• Плохое планирование
• Легко выводить стресс
• Взрывной характер
• Трудно сидеть на месте
• Чрезмерно болтать
• Быстро скучать

Риски, связанные с СДВГ у взрослых

Взрослые с диагнозом СДВГ имеют более низкий уровень занятости и страдают от низкой производительности труда из-за своих симптомов. Взрослый СДВГ также подвергает людей риску увеличения количества дорожно-транспортных происшествий, потери работы и злоупотребления психоактивными веществами.

Стратегии, позволяющие не отвлекаться от задачи во время деловых встреч

Деловые встречи — это лишь один пример ситуации на работе, которая может быть сложной, если у вас СДВГ. Длительная встреча — это рецепт отвлечения внимания, но есть способы смягчить симптомы СДВГ, которые могут возникать в этих условиях, и помочь взрослым с СДВГ продолжать выполнять задачи.

Тщательно выбирайте место.
Очень важно приходить на собрания пораньше, чтобы занять место вдали от отвлекающих факторов.Постарайтесь выбрать место поближе к выступающему (или к человеку, ведущему собрание), чтобы ваше внимание и внимание оставались на теме собрания. Держитесь спиной к окнам, чтобы избежать блуждающих мыслей, и не сидите возле дверей, если вас отвлекут.

Подготовьтесь заранее.
Если материалы предоставляются до собрания, обязательно прочтите их внимательно и запишите любые вопросы, которые могут у вас возникнуть, или идеи, которыми вы хотите поделиться. При предварительной подготовке вы можете избежать риска импульсивных комментариев или прерываний.

Если материалы не доступны заранее, поговорите с коллегами, чтобы обсудить тему встречи и обсудить несколько идей, чтобы систематизировать свои мысли.

Сделайте зарядку перед встречей.
Физическая активность возбуждает мозг и улучшает концентрацию внимания. Вам не нужно планировать полное занятие в тренажерном зале, чтобы воспользоваться преимуществами физической активности. Быстрая прогулка вверх и вниз по ближайшей лестнице несколько раз или несколько кругов вокруг здания помогут.

Съешьте немного белка.
Белок помогает сбалансировать уровень сахара в крови и помогает сосредоточиться. Перед встречей перекусите белковой закуской, чтобы зарядить мозг энергией. Держите под рукой пакеты с сырыми орехами, чтобы их можно было есть в дороге. Нежирная курица и индейка также являются хорошим выбором. Протеиновые порошки могут работать в крайнем случае, но внимательно читайте этикетки — вам следует избегать сахара.

Держите игрушку-непоседу в кармане.
Маленький мяч для снятия стресса в кармане — отличный способ справиться с желанием двигаться и ерзать во время встречи.Попытка подавить потребность двигаться действительно может усилить чувство. Хранение игрушек-непосед под рукой позволяет удовлетворить потребности, не прерывая встречи.

Попробуйте делать заметки.
Запись заметок работает для некоторых людей с СДВГ, но не для других. С одной стороны, заметки могут помочь вам сосредоточиться. С другой стороны, вы можете слишком сосредоточиться на заметках и потерять концентрацию на встрече.

Заручитесь поддержкой.
Один отзывчивый коллега может оказать огромную помощь, когда дело доходит до сосредоточения внимания и выполнения вопросов, обсуждаемых на собрании.Разработайте секретный сигнал, который ваш коллега может использовать, чтобы привлечь ваше внимание, если вы заблуждаетесь. Назначьте время для встречи с этим коллегой после встречи, чтобы быстро подвести итоги и обсудить все оставшиеся вопросы.

Лучшее, что вы можете сделать, — это определить и отследить свои собственные симптомы. Когда вы знаете свои конкретные триггеры и то, как ваш мозг реагирует на длительные встречи, вы можете реализовать стратегии, которые лучше всего подходят для вас.

Источники статей

1. Белинда Джексон и Дэвид Фарруджа, «Диагностика и лечение взрослых с синдромом дефицита внимания и гиперактивности», Journal of Counseling and Development, 75, no.4 (1997), 4.
2. Американская психиатрическая ассоциация, Диагностическое и статистическое руководство по психическим расстройствам, пятое издание, American Psychiatric Publishing, Вашингтон, округ Колумбия, 2013: страницы 59-65.
3. Caye, A., Botter-Maio Rocha, T., Anselmi, L., и др., «Траектории синдрома дефицита внимания / гиперактивности от детства до юношеского возраста: данные когорты новорожденных, подтверждающие синдром позднего начала», JAMA Psychiatry , Volume 73 (7), 2016: Pages 705-710.
4. Центры по контролю и профилактике заболеваний, «Долгосрочные последствия СДВГ: сопутствующие заболевания, вторичные состояния и поведение, связанное с риском для здоровья», июнь (1999).Получено с: https://www.cdc.gov/ncbddd/adhd/workshops/outcomes.html

Последнее обновление: 10 января 2020 г.

.

No related posts.